Информационные системы и технологии в менеджменте (стр. 4 из 9)

Назначение НИТ: информационное обслуживание специалистов разных органов управления предприятия, принимающих управленческие решения.

Техническая основа НИТ– программно-аппаратные комплексы. Это различные периферийные устройства, оргтехника, стандартные наборы программ, в т.ч. пакеты прикладных программ, реализующие функциональные задачи ИС. Конфигурация аппаратных комплексов образует так называемую топологию вычислительной системы.

Информационная основа НИТ– типовые операции обработки данных.

Режимы работы НИТ:

пакетный,

интерактивный,

реальный масштаб времени.

Пакетный режим - результаты обработки выделяются пользователем после выполнения пакетов заданий. Пример: статистическая отчетность, налоговые инспекции, расчетно-кассовые центры (РКЦ), банки и т.д.

Недостаток: обособленность пользователя от процесса обработки информации, а это снижает оперативность принятия управленческих решений.

Интерактивный (диалоговый) режим – обмен сообщениями между пользователем и системой. Пользователю выдается запрос, он его обдумывает и принятые решения вводит в систему для дальнейшей обработки. Пример: многовариантные задачи использования ресурсов (трудовых, материальных, финансовых).

Режим реального времени – управление быстропротекающими процессами, например, передачей и обработкой банковской информации в глобальных международных сетях типа SWIFT и непрерывными технологическими процессами.

2. Виды обеспечения НИТ

Независимо от сферы применения НИТ включают один и тот же набор составных частей (компонентов), называемых видами обеспечения. Выделяют такие виды обеспечения:

информационное,

программное,

техническое,

правовое,

лингвистическое.

Информационное обеспечение – совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя:

системы классификации и кодирования;

унифицированные системы документации;

рационализацию оборота документов и форм документов;

методы создания внутримашинной информационной базы информационной системы.

От качества информационного обеспечения зависит достоверность и качество принимаемых управленческих решений.

Программное обеспечение – совокупность программных средств создания и эксплуатации АИТ средствами вычислительной техники. Различают базовые (общесистемные) и прикладные (специальные) программные продукты. Базовые программные продукты:

1)автоматизация взаимодействия человека и компьютера;

2)организация типовых процедур АИТ;

3)контроль и диагностика функционирования технических средств НИТ.

Прикладные программные продукты:

1)автоматизация решения функциональных задач информационных систем;

2)универсальные средства:

текстовые редакторы,

ЭТ,

СУБД;

3)специализированные средства:

бизнес-процессы (функциональные подсистемы) объектов различной природы:

экономические,

инженерные,

технические и т.п.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, применяемых для функционирования НИТ. Включает в себя устройства, реализующие типовые операции обработки данных:

вне ЭВМ – периферийные устройства сбора, регистрации, первичной обработки информации, оргтехника различного назначения, средства телекоммуникации и связи;

на ЭВМ – устройства различных классов.

Правовое обеспечение – правовые нормы, регламентирующие создание и функционирование ИС:

1)нормативные акты договорных взаимоотношений между заказчиком и разработчиком ИС;

2)правовое регулирование отклонений;

3)условия предания юридической силы документам, полученным на компьютере;

4)обязанности и ответственность персонала за своевременность и точность обработки информации;

5)правила пользования информацией;

6)порядок разрешения споров по поводу её достоверности и др.

Лингвистическое обеспечение – языковые средства, используемые на различных стадиях создания и эксплуатации НИТ для повышения эффективности разработки и обеспечения общения человека и ЭВМ.

3. Принципиальная схема НИТ и электронный документооборот

Электронные документы никогда полностью не заменят бумажные, но тем не менее являются наиболее удобным и надежным средством обмена информацией (документооборота). Технология электронных документов широко применяется в бизнесе, особенно в страховых и финансовых компаниях, а также в издательском и рекламном деле.

Способы получения электронного документа:

сканирование,

электронная почта,

дискеты и СД

подготовка документа на ПК.

Функции документооборота:

создание и ведение списка дел на рабочем месте каждого уровня оргструктуры предприятия,

формирование полнотекстовых документов,

классификация документов,

ведение, обработка и контроль исполнения документов,

поиск документов,

рассылка их в подразделения.

Документы различают оригинальные и типовые. Доля оригинальных документов в управлении не превышает 10-15%. Типовые формы документов называют шаблонами. Это письма, резюме, факсы, отчеты, записки, справки, акты, ведомости.

Для полноценного документооборота необходимы программные приложения, реализующие такие технологии, как обработка изображений, оптическое распознавание символов, просмотр документов, обслуживание электронных библиотек и поиск текста.

Сейчас существуют пакеты прикладных программ (ППП) документооборота:

Group Wise 4.1. компании Novel,

Novel Soft Solution компании Soft Integro,

Paper Wise- обработка электронных образцов бумажных документов.

Group Wise – электронный обмен предприятия. Электронная почта + календарь + групповое планирование + межсетевая передача сообщений.

Soft Solution – система управления документами. При размещении в ней документа ему присваивается уникальный номер, заполняется сводка: автор, тип документа, лица, имеющие доступ к документу. Быстрый поиск документа в сети предприятия – Internet – 2-3 сек.

Paper Wise – накопление электронных образцов документов с помощью сканеров, запрос на документ, архивирование.

Направление развития: объединение офисных систем с Internet на базе Web-технологий. Эти системы позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. В качестве клиентской части таких систем используется стандартный Web-броузер, например, Netscape Navigator или Microsoft Explorer. Системы управления документами на базе Web почти не требуют расходов на клиентское ПО (экономия значительных средств).

Преимущества электронного документооборота:

сокращение расходов на инвентаризацию форм и почтовые услуги;

2)увеличение скорости обслуживания клиентов и снижение стоимости услуг на порядок.

4. Организационные компоненты НИТ

Организационные компоненты выделяются в самостоятельное направление благодаря особой значимости человеческого фактора (персонала) в успешном функционировании ИС. Перед внедрением дорогостоящей НИТ проводится огромная работа по упорядочению и совершенствованию организационной структуры объекта. Для этого выявляется, в какой степени существующие функции управления соответствуют организационной структуре, реализующей эти функции и стратегию развития фирмы. Средствами совершенствования организационной структуры являются методы моделирования.

Организационные компоненты НИТ - совокупность методов и средств, позволяющих:

усовершенствовать организационную структуру объектов и управленческие функции структурных подразделений;

определить штатное расписание и численный состав каждого структурного подразделения;

разработать должностные инструкции персоналу управления в условиях НИТ.

Внедрение НИТ способствует совершенствованию организационных структур за счет:

1)достоверного отнесения каждого работника к соответствующему структурному подразделению (отделу, бюро и т.п.);

2)определения четких служебных обязанностей каждого работника в пределах своего подразделения, которые в целом не должны противоречить друг другу и стратегии достижения конечного результата;

3)определения нормальной загрузки работника в течение рабочего дня и на календарный период;

4)разработки должностных инструкций персонала в условиях функционирования СОД и в аварийных ситуациях.

Решения, принятые в процессе разработки организационной компоненты НИТ имеют юридическую силу и являются основой для постановки задач электронного документооборота на уровне предприятия.

Тема 6. Интеллектуализация новых информационных технологий и систем

1. Классы информационных технологий

Информационные технологии в системах различаются типом информации, которая обрабатывается, но могут также объединяться в интегрированные технологии по мере взаимодействия между собою. НИТ системах классифицированы в зависимости от реализации разными техническими средствами (дискретные и сетевые взаимодействия), а также с использованием разных концепций обработки и сохранения данных. При этом осуществляется взаимосвязь и взаимодействие таких технологий: сохранение передачи операционной и аналитической обработки (OLTP и OLА), представление результатов обработки, сохранение, сервисное обслуживание, получение экспресс информации.

В системах применяются два класса технологий: технологии, которые реализуют информационную обработку информации, и технологии, которые реализуют аналитическую обработку. Первые ориентированы на поддержку ежедневной деятельности фирм. К их функциям относится вывод данных по заказам, отслеживание их выполнения, оформление платежей за товары и услуги и др. Такие технологии называются обработкой транзакций в реальном режиме времени (On-Lіne Transactіon Processіng, или OLTP).