Информационные технологии в экономике (стр. 2 из 3)

В Access можно создавать различные типы запросов. При работе в режиме конструктора запросов на панели инструментов в распоряжении пользователя имеется специальный список Тип запроса, позволяющий определить нужный тип запроса.

Наиболее часто используемым типом запроса является запрос на выборку, который возвращает результирующий набор записей в соответствии с определенными в макете запроса условиями отбора.

В перекрестном запросе данные отображаются в виде, аналогичном виду данных в электронной таблице.

Программа позволяет создать четыре различных типа запроса на изменение:

1) запрос на создание таблицы позволяет сохранить результирующий набор записей в качестве новой таблицы.

2) запрос на обновление записей используется для изменения данных в записях в соответствии с заданным выражением.

3) запрос на добавление добавляет записи, соответствующие заданному условию, в другую таблицу.

4) запрос на удаление удаляет записи, соответствующие заданному условию.

Для создания нового запроса Access предоставляет в распоряжение пользователя окно конструктора запросов, в котором в дальнейшем можно изменить макет существующего запроса. Выбрав Создание запроса в режиме конструктора, необходимо добавить таблицы или запросы, которые будут участвовать запросе.

Окно конструктора запросов разделено на две области:

- в верхней области отображаются списки полей добавленных таблиц или запросов. Здесь же можно объединить таблицы или запросы.

- в нижней области окна конструктора запроса – бланке запроса – определяется собственно макет запроса.

После определения базовых таблиц запроса и объединения таблиц следует указать отображаемые в запросе поля, а также порядок размещения полей. Мы можем добавить в бланк запроса каждое поле по отдельности. Добавим имя поля таблицы в нужную ячейку строки Поле в бланке запроса.

Эту задачу можно решить одним из следующих способов:

• перетащив имя поля из списка полей в бланк запроса;

• щелкнув дважды на имени нужного поля в списке полей;

• открыв список полей в соответствующей ячейке строки Поле в бланке запроса и выбрав нужное имя из списка.

Путем указания условий отбора определяются отображаемые в результирующем наборе записи. Условие отбора записей задается с помощью действительного выражения Access. Для создания выражения можно использовать построителя выражений программы. Поместим курсор ввода в бланке запроса в ячейку строки Условия отбора поля, для которого указывается условие отбора, и нажмем кнопку Построить на панели инструментов. Определение условия отбора зависит от типа данных поля, для которого задается условие. Как правило, Access автоматически «адаптирует» условие к типу данных поля. Укажем выражение условия отбора для поля. Сохраним запрос, задав имя запроса.

Запрос на выборку №1

Запрос на выборку №2

2. Создание формы

Форма используется для ввода и редактирования данных, которые отображаются на экране в определенном пользователем виде. При использовании формы программа предоставляет в распоряжение пользователя гораздо более широкие возможности и редактированию данных, чем при работе с таблицей. В основе формы лежат данные таблицы или запроса. При изменении данных в форме программа автоматически изменит данные в базовой таблице или запросе. Мастер форм значительно облегчает пользователю создание формы. При этом можно выбрать между различными видами и стилями формы. Можно также создать простую форму за один рабочий шаг. Можно изменить форму, созданную мастером, в соответствии с индивидуальными пожеланиями.

Если в основе формы лежит запрос, то при работе с формой можно использовать дополнительные функциональные возможности, предоставляемые программой. Вместе с тем при создании формы на основе запроса следует учитывать также некоторые особенности и ограничения.

• можно задать отображение данных в отсортированном виде. Сортировка будет сохранена в форме.

• после открытия формы Access автоматически выполнит базовый запрос. Тем самым в форме всегда будут отображаться только текущие данные.

• путем использования соответствующего базового запроса в форме можно отобразить поля из различных таблиц.

Для создания новой формы Access предоставляет в распоряжение пользователя мастера форм. В отдельных окнах мастера форм необходимо указать параметры, с учетом которых мастер создаст форму.

Создать форму с помощью мастера можно несколькими способами:

1. в окне БД нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. Программа выведет на экран окно диалога Новая форма с вариантами продолжения работы. Выбираем из списка соответствующий элемент. Из нижнего раскрывающегося списка выбираем нужную базовую таблицу или запрос и нажимаем Ок.

2. если зададим в окне диалога Новая форма создание автоформы, то форма будет создана автоматически.

3. при выборе элемента Мастер форм программа выведет на экран первое окно мастера, в котором нужно определить отображаемые в форме базовые поля таблицы.

4. для вызова мастера форм можно в окне БД на вкладке Формы выполнить двойной щелчок на элементе Создание формы с помощью мастера. Зададим отображение нужных полей в форме. Для этого в списке Доступные поля выделим щелчком мыши поле и нажмем кнопку >. При необходимости, выбрав соответствующую таблицу (запрос) из верхнего списка, можно задать отображение в форме полей других таблиц. Нажмем кнопку Далее.

В следующем окне мастера форм определим внешний вид формы. В левой части окна будет представлен эскиз выбранного внешнего вида формы.

Программа предоставляет следующие варианты выбора:

Из предлагаемого в следующем окне списка выберем нужный стиль. В левой части программа покажет пример применения стиля.

Нажимаем кнопку Далее. Укажем имя формы. По умолчанию Access присвоит форме имя таблицы или запроса. Под заданным именем форма будет сохранена.Нажимаем кнопку Готово. Access отобразит форму в выбранном режиме.

Форма «Поставщики»

3. Создание отчета

Отчет используется для сведения воедино, анализа и печати данных в соответствующей визуальной форме. В основе отчета всегда лежат все записи таблицы. Отображенные в отчете записи нельзя изменить; отчет используется только для вывода данных на печать. Access предоставляет в распоряжение пользователя мастера отчетов, который самостоятельно создает новый отчет. Программа предоставляет возможность выбора режима создания отчета. Записи в отчете можно отсортировать и сгруппировать по содержимому полей. Для всех записей или созданных групп записей можно задать выполнение различных вычислений. Таким образом, отчет можно использовать для статистического анализа данных. Созданные мастером отчеты можно изменять в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя.

Для разработки отчетов программа предоставляет в помощь пользователю мастера отчетов. В соответствующих окнах диалога мастер предлагает ввести данные, необходимые для создания отчета, и на основе указанных пользователем сведений создает отчет. Можно создавать отчет в одном из шести предлагаемых программой режимов:

1. конструктор: при выборе этого режима отчет разрабатывается пользователем самостоятельно.

2. мастер отчетов: отчет создается с помощью указанных пользователем сведений.

3. автоотчет: в столбец: отчет будет создан автоматически, при этом все поля всех записей будут располагаться в один столбец. При печати автоотчета можно задать разделение данных на несколько столбцов.

4. автоотчет: ленточный: отчет создается автоматически в форме таблицы. Записи будут располагаться, как и в таблице, по строкам и столбцам. Каждая запись отображается в отдельной строке, а имена полей представлены в качестве заголовков столбцов.

5. мастер диаграмм: создание отчета, содержащего диаграмму.

6. почтовые наклейки: этот режим используется для подготовки печать почтовых наклеек, макет которых определяется в окнах мастера. Пользователь должен указать размер и число смежных печатаемых наклеек. Мастер предлагает пользователю возможность выбора из множества встроенных типов наклеек.

В данной практической работе используется режим создания отчета с помощью мастера. Зададим создание нового отчета. На экране будет выведено окно диалога Новый отчет. Из предлагаемого программой списка режимов выбираем Мастер отчетов. В нижней части окна путем выбора из списка укажем таблицу или запрос, на основе которой (которого) будет создан отчет. Нажимаем кнопку Ок. На экране будет открыто первое мастера отчетов. В первом окне мастера отчетов определим поля, которые должны отображаться в отчете. Для этого выделим нужное поле в списке Доступные поля и, нажав кнопку >, включим его в список Выбранные поля. Нажимаем кнопку Далее. В следующем окне диалога определим уровень группировки. В следующем окне определим поля, по которым выполняется сортировка, а также порядок сортировки. В следующем окне диалога определим вид данных в отчете. С помощью опций поля Макет выберем один из предлагаемых макетов отчета. В поле Ориентация выбираем необходимую ориентацию: книжную или альбомную для страниц отчета. С помощью параметра Настроить ширину полей… можно задать установку значения ширины полей, при котором все поля разместятся на одной странице. Нажмем кнопку Далее. В следующем окне диалога выбираем нужный стиль для отчета. Программа предлагает выбор между стилями Деловой, Обычный, Полужирный, Сжатый, Спокойный и Строгий. Нажимаем кнопку Далее. Укажем имя отчета. По умолчанию в качестве имени отчета программа использует имя базовой таблицы или запроса. Это имя сохраняется также в качестве имени отчета в окне базы данных. Нажимаем кнопку Готово.