Информационные технологии создания и обработки баз данных с помощью MS Access XP (стр. 7 из 8)
В результате выполнения этого запроса в таблице Оценки добавится запись для нового студента по предмету Информатика. Таким же образом можно добавить для этого студента записи по всем предметам. Для этого в строке запроса Условие отбора в столбце Наименование дисциплины с помощью Построителя выражений (или с клавиатуры) ввести выражение: Информатика or Физика or Математика or Экономика. В этом случае будет добавлено 4 записи.
10.Разработка отчетов
Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.
10.1 Создание однотабличного отчета в режиме конструктора
Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. При создании отчета в режиме конструктора первоначально отображаются пустые разделы отчета: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных. Нижний колонтитул, примечание.. Наличие этих разделов, а также их удаление или включение, определяются командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок/Примечание отчета. При создании отчетов необходимо заполнить эти разделы. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В верхний и нижний колонтитул обычно помещают заголовки, номера страниц и даты. В области данных размещаются поля таблиц БД или запросов. При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. Допускаются до 10 уровней группировки.
Рассмотрим создание простого отчета для одной таблицы на примере таблицы Преподаватели. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора/Создать. В окне Новый отчет (Рис. 44) выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу Преподаватели. Нажмем Ок. В окне Создание отчетов выберем поля для включения в отчет (фамилия, имя, отчество, дата рождения и должность). В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки (определим группировку по должностям, см.Рис. 45). Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных (определим сортировку по возрастанию для поля Имя).
Далее определим вид макета (ступенчатый), ориентацию (альбомная) и поставим галочку в окне Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Рис. 46). В следующем окне определяем стиль заголовков (выберем полужирный) и далее определим заголовок отчета (зададим Преподаватели). В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на Рис. 47
10.2 Создание отчета на основе запроса
Для вывода в отчет определенных полей необходимо определить таблицы-источники данных и их взаимосвязи. Таким образом, сначала необходимо создать запрос на выборку. Предположим, нам необходимо вывести на печать оценки студентов обеих групп по предмету информатика. Для этого создаем запрос, включаем в него таблицы Студенты (добавим поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы), Дисциплины (Информатика) и Оценки (Оценки). Сохраним его с именем Ведомость с оценками и откроем его в режиме конструктора (Рис. 48).
В строке Условие отбора в столбце Наименование дисциплины – Информатика. Сохраним введенные изменения, а также можем просмотреть результат выполнения запроса. Далее в окне БД сделаем текущей строку Отчеты, далее Создание отчета в режиме конструктора/Создать.
Рис. 49
В окне Новый отчет выбираем Мастер отчетов, в качестве источника выбираем запрос Ведомость с оценками. Далее выбираем все поля для вывода, затем вид представления данных (чтобы в заголовок отчета попала дисциплина, делаем в левом окне текущей таблицу Дисциплины, см.Рис. 50).
В следующем окне определим уровень группировки по группе (Рис. 51).
В следующем окне укажем сортировку по фамилии, далее вид макета - ступенчатый, заголовок – полужирный, имя дадим Ведомость 1. После запуска на просмотр получим следующий вид (см.Рис. 52).
11.Задание к лабораторной работе
Далее представлены задания на лабораторную работу. Номер задания соответствует варианту.
1. Библиотечный каталог
Основные таблицы:
– авторы (фамилия, имя, отчество);
– книги (наименование, ключевые слова, количество страниц);
Правила:
– у книги может быть несколько авторов;
– у одного автора может быть несколько книг;
Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на добавление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.
2. Сессия
Основные таблицы:
– студенты (фамилия, имя, отчество, попадание в приказ об отчислении);
– предметы (наименование, статус (экзаменов не было, экзамены начались, экзамены закончились));
Правила:
– каждый студент может иметь оценки по нескольким предметам, каждый предмет сдают несколько студентов;
– экзаменов по предмету не было, если ни один студент не имеет по нему оценок;
– экзамены по предмету закончились, если все студенты имеют по нему оценки;
Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на обновление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.
3. Знание иностранных языков
основные таблицы:
– люди (фамилия, имя, отчество, статус полиглота);
– языки (наименование);
правила:
– каждый человек может знать несколько языков на каком-то уровне (от 1 до 5).
– статус полиглота обеспечивается средним баллом знания всех языков =4.8
Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на удаление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет.
4. Администрирование пользователей
Основные таблицы:
– пользователи (фамилия, имя, отчество, логин, пароль);
– группа пользователей (наименование);
– приложение (наименование);
Правила:
– каждый пользователь может входить в несколько групп пользователей;
– каждая группа пользователей может содержать несколько пользователей;
– каждая группа пользователей имеет права на некоторые приложения;
– на каждое приложение могут иметь права несколько групп пользователей.
Создать базу данных (по крайней мере, 4 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на обновление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.
5. Отдел кадров
Основные таблицы:
- работники (ФИО, дата рождения);
- штатное расписание (наименование отдела, должность, оклад);
Правила:
- один работник может работать в нескольких отделах, в каждом отделе на разных должностях;