Информационные технологии управления (стр. 4 из 27)

Вывод/Удаление сетки, разделяющей столбцы и строки, выбор режима оформления таблицы - по команде Формат/ Режим таблицы;

Выбор шрифтов по команде Формат/ Шрифт;

Сохранение таблицы по команде Файл/ Сохранить;

Добавление новой записи по команде Вставка/ Новая запись, а после ввода Записи/ Сохранить запись;

Выделение и изменение данных выполняется как обычно в Word или Excel;

Копирование и вставку данных через Буфер обмена как обычно;

Удаление строк достигается их выделением в области маркировки и клавишей Delete;

Сортировку строк в порядке возрастания или убывания данных в столбце, где установлен курсор, выполняется с помощью кнопок По возрастанию или По убыванию панели инструментов

;

Сортировку строк по нескольким полям по команде Записи/ Фильтр/ Изменить фильтр или кнопкой Изменить фильтр

панели инструментов с указанием имен полей, по которым производится фильтрация с учетом дополнительных условий, налагаемых на значения этих полей;

Предварительный просмотр таблицы перед печатью по команде Файл/ Предварительный просмотр, либо по кнопке Предварительный просмотр панели инструментов

;

Печать таблицы с помощью кнопки Печать панели инструментов или по команде Файл/ Печать.

Для ввода данных в таблицу можно также использовать формы, которые упрощают как ввод, так и вывод отдельных блоков данных. Формы позволяют выводить на экран не все поля блока данных, благодаря чему существует возможность блокирования доступа к конфиденциальной информации.

Создать форму можно одним из ниже перечисленных способов:

Создание формы с помощью Автоформы. После выбора источника записей и макета формы (в столбец, ленточная или табличная) Автоформа создает форму, которая использует все поля источника записей и все поля из подчиненных источников записей.

Создание формы с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Создание формы без помощи мастера (в режиме Конструктора).

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей. Для создания автоформы нужно перейти на вкладку Формы в окне базы данных, нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных и выбрать в диалоговом запросе Новая форма один из следующих мастеров:

Автоформа: в столбец (каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля).; Автоформа: ленточная (поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы).; Автоформа: табличная (поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю - один столбец; имена полей служат заголовками столбцов); Автоформа: сводная таблица (форма открывается в режиме сводной таблицы, имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета); Автоформа: сводная диаграмма (форма открывается в режиме сводной диаграммы, имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета).

В этом же окне выбирается таблица или запрос, для которой создается форма.

Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применяться стандартный автоформат. Можно также создать автоформу в столбец, базирующуюся на открытом источнике записей или на источнике записей, выделенном в окне базы данных. Выберите команду Автоформа в меню Вставка или щелкните стрелку рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоформа.

Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы, автоформа добавит элемент управления "Подчиненная форма", выводящий связанные таблицы в виде таблиц и подтаблиц.

Процесс создания формы с помощью мастера и создания формы без помощи мастера (в режиме конструктора) подробно описан в соответствующих разделах справки по Microsoft Access.

Этап III. Поиск информации в таблицах осуществляется с помощью команды меню Правка/ Найти. Окно Заменить, которое можно вызвать либо щелчком по соответствующей вкладке в окне Поиск, либо командой Правка/ Заменить, действует аналогично вышеупомянутому окну, с тем отличием, что оно не просто находит необходимые данные, но и меняет их на информацию, введенную в соответствующее поле.

Использование Фильтров позволяет из всего множества записей в таблице выбрать лишь те, которые удовлетворяют заданным пользователем параметрам. Более подробную информацию по работе с фильтрами можно получить в соответствующих разделах справки Access.

Поиск информации в базе данных может осуществляться также на основании условий отбора, содержащихся в запросе. Примеры составления условий отбора см. в справочной системе Access. Эти условия применяются к содержимому определенных полей таблиц. В ряде случаев Access предлагает автоматическое создание запросов и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Без использования мастеров создаются запросы: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запросы на изменение (создание таблицы, удаление, добавление и обновление записей); запрос на автоподстановку значений.

Мастера используются для создания запросов: простой запрос на выборку, перекрестный запрос, запрос на поиск повторяющихся записей, запрос на поиск записей без подчиненных записей в других таблицах.

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм, мастер отчетов. Мастера создают формы и отчеты для объектов, основанных на нескольких таблицах.

Чтобы упростить создание запросов, которые будут выполняться независимо или использоваться как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Для настройки запроса переключитесь в режим Конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или поля "Фильтр для", сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, запрос можно создать самостоятельно в режиме Конструктора.

Создание запросов для выделенной в окне базы данных или открытой таблицы выполняется с помощью кнопки Новый объект/ Запрос панели инструментов или кнопке Создать на вкладке Запросы базы данных. Создать запрос можно с помощью Мастера, либо самостоятельно (в режиме Конструктора).

Например, окно запроса на выборку дешевых товаров с ценой менее той, что введена при ответе на диалоговый запрос,

с выводом наименования поставщика, товара и цены в режиме Конструктора имеет следующий вид:

Результаты работы такого запроса, отсортированные по возрастанию цены, представлены следующей таблицей:

Этап IV. Формирование отчетов для печати в виде полноценных документов с использованием средств форматирования и дополнительной обработки данных. Существуют следующие варианты:

Создание отчета с помощью Автоотчета. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный или табличный) Автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

Создание отчета с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Создание отчета без помощи мастера - самостоятельное создание отчета в режиме Конструктора

Создание отчетов для выделенной в окне базы данных или открытой таблицы или запроса выполняется либо с помощью команды меню Вставка/ Отчет, либо кнопки Создать на вкладке Отчет базы данных. В появляющемся после этого диалоговом запросе Новый отчет можно выбрать один из предложенных вариантов создания отчета.

Простой отчет для приведенного выше запроса выглядит следующим образом: