Система автоматизированной обработки информации для нужд регионального управления, как правило, осуществлялась в пакетном режиме РИВЦ Госкомстата, где формировались и поддерживались в рабочем состоянии базы данных для решения задач по наиболее важным для целей управления функциональным подсистемам «Население», «Регионально-обслуживающие отрасли», «Регионально-образующие отрасли» и «Окружающая среда». Подавляющее большинство необходимой для управления территорией информации диpeктивныe органы получали в диалоговом режиме с помощью терминальных устройств из регионального банка данных, а также от региональных уровней АСПР, информационно-вычислительной сети статорганов в пакетном режиме в виде выходных таблиц, оформленныx для непосредственного использования управленческим персоналом. Поэтому не возникала необходимость в параллельной обработке и хранении этих данных автоматизированной системой директивных органов территорий.
Информатизация управленческих процессов, заложенная в теоретических и методических основах ОГАС и ГСВЦ, предусматривала создание всех информационных систем на единой методической базе, обеспечение их информационной, технической, программной совместимости, соединение функционирующих на разных уровнях управления и различного функционального назначения ВЦ с потребителями информации и между собой каналами связи, обработку и обмен информацией по каналам связи с вышестоящими по уровню управления ВЦ, а также снабжение информацией организаций и руководителей различного ранга. Накопление опыта и развитие информатизации управленческих процессов существенно изменили отношение работников управленческой сферы, подготовили их к работе в автоматизированной среде получения, обработки, использования своевременной, в необходимом объеме и требуемой достоверности информации для подготовки и принятия решений.
Переход к рыночным отношениям привел к радикальным изменениям хозяйственных механизмов и потребовал внедрения новых методов в государственном, региональном и местном управлении. В новых экономических условиях федеральный, региональный и муниципальный менеджмент на первый план поставил необходимость повседневного анализа экономических процессов на конкретной территории, использование научных методов изучения причин возможных отклонений и потерь экономического эффекта в различных сферах регионального и местного самоуправления. Решение столь сложных проблем требует научной организации обработки информации для целей управления.
Этому в значительной степени способствуют рыночные отношения, при которых информация становится продуктом производства. роста потребительской стоимости и цены. Возрастает спрос на такие качества информации, как возможность одновременного использования многими потребителями, легкая и быстрая транспортировка на значительные расстояния, производство разнообразных сведений с помощью универсальных средств, отсутствие пределов в росте потребностей в информации, возможности накопления и долговременного хранения данных для последующего анализа и изучения, приобретения дополнительных знаний и обоснованного принятия решений.
Рыночные формы хозяйствования, насыщения управленческой деятельности компьютерными и телекоммуникационными средствами создали реальные условия для внедрения в региональное управление распределенной обработки данных на основе модели коллектива вычислителей. Такая модель была разработана и предложена в начале 1960-х годов в нашей стране и получила развитие за рубежом в 1980-е годы на основе вычислительных средств новых поколений.
Концепция информатизации при использовании структурного моделирования объектов региона с отображением на модель коллектива вычислителей в виде единой распределенной системы автоматизиpoванныx рабочих мест (АРМ) исполнителей позволяет решать все типы простых и сложных задач регионального и муниципального управления при минимальных затратах на разработку методов решения задач, алгоритмов и программных средств. Создаваемые при этом информационная, техническая, программная и технологическая базы информатизации способны обеспечить потребности региона (города) в решении необходимых задач управления.
3.2 Понятие электронного офиса
Административная деятельность имеет следующее характеристики:
1. содержание административной деятельности определяется задачами, решение которых обеспечивает управляемость социальными процессами;
2. административная деятельность осуществляется людьми, для которых она - основной вид деятельности;
3. административная деятельность осуществляется в конкретных пределах, обычно устанавливаемых местом нахождения управляющей системы;
4. административная деятельность осуществляется в конкретном временном интервале.
Весьма часто проблемы организации административной деятельности ограничиваются вопросами разработки и осуществления управленческих решений.
Однако, ввиду сложности управляющей системы, ее относительно независимого существования, а также имманентно присущих любой системе специфических законов развития, сама управляющая система требует управления.
Административная деятельность, как было указано выше, протекает в определенных пространственных и временных топосах. Поэтому, естественно, что в разные периоды и в разных социумах она наполняется конкретно-историческим содержанием.
Например, к числу субъектов административной деятельности относятся такие разные структуры, как приказы в Древней Руси, коллегии в Петровской России, ведомства и министерства в нашем обществе, а также деканаты на факультетах высших учебных заведений, заводоуправления на промышленных предприятиях, и т. д.
В настоящее все эти организации обобщенно называются офисами.
Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса. В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).
3.3 Понятие и состав интегрированного программного пакета
Интегрированные пакеты программ - по количеству наименований продуктов немногочисленная, но в вычислительном плане мощная и активно развивающаяся часть ПО.
Традиционные, или полносвязанные, интегрированные программные комплексы представляют собой многофункциональный автономный пакет, в котором в одно целое соединены функции и возможности различных специализированных (проблемно-ориентированных) пакетов, родственных в смысле технологии обработки данных на отдельном рабочем месте. Представителями таких программ являются пакеты Framework, Symphony, а также пакеты нового поколения Мicrosоft Works, Lotus Works.
В рамках интегрированного пакета обеспечивается связь между данными, однако при этом сужаются возможности каждого компонента по сравнению с аналогичным специализированным пакетом.
В настоящее время активно реализуется другой подход к интеграции программных средств: объединение специализированных пакетов в рамках единой ресурсной базы, обеспечение взаимодействия приложений (программ пакета) на уровне объектов и единого упрощенного центра-переключателя между приложениями. Интеграция в этом случае носит объектно-связанный характер.
Типичные и наиболее мощные пакеты данного типа: Borland Office fоrWindows, Lotus, SmartSute fоr Windows, Microsoft Office. В профессиональной редакции этих пакетов присутствуют четыре приложения: текстовый редактор, СУБД, табличный процессор, программы демонстрационной графики.
Особенностью нового типа интеграции пакетов является использование общих ресурсов. Здесь можно выделить четыре основных вида совместного доступа к ресурсам.
1. Пользование утилит, общих для всех программ комплекса.
Так, например, утилита проверки орфографии доступна из всех программ пакета.
2. Применение объектов, которые могут находиться в совместном использовании нескольких программ.
3. Реализация простого метода перехода (или запуска) из одного приложения к другому.
4. Реализация построенных на единых принципах средств автоматизации работы с приложением (макроязыка), что позволяет организовать комплексную обработку информации при минимальных затратах на программирование и обучение программированию на языке макроопределений.
Механизм динамической компоновки объектов дает возможность пользователю помещать информацию, созданную одной прикладной программой, в документ, формируемый другой. Пользователь может редактировать информацию в новом документе средствами того продукта, с помощью которого этот объект был создан (при редактировании автоматически запускается соответствующее приложение). Запущенное приложение и программа обработки документа-контейнера выводят на экран гибридное меню для удобства работы специалиста. Кроме того, данный механизм позволяет переносить ОLЕ-объекты из окна одной прикладной программы в окно другой.