Использование информационных технологий при решении экономических задач (стр. 2 из 6)
Профессиональные программы.
Эти компоненты включены только в "профессиональную" версию MicrosoftOffice.
MicrosoftAccess- программа для создания и редактирования баз данных.
MicrosoftPowerPoint- программа для подготовки презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы.
MicrosoftPublisher- программа верстки и дизайна текстовых публикаций.
MicrosoftFrontPage - программа для создания и дизайна страниц Интернета.
Бизнес-приложения.
В составе Office 2003 появилисьпрограммы новички - почти все они относятся к "бизнесс-классу" и будут включены лишь в состав самых дорогих и полных версий MicrosoftOffice:
OneNote 2003 - приложение для записи заметок и управления ими. Используя эту новую программу, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере.
InfoPath 2003 - программа для сбора данных и управления ими - упрощает процесс сбора сведений.
Project 2003 - бизнес-система для управления проектами.
Visio 2003 - программа для создания "деловой графики - от небольших и компактных схем, которые раньше приходилось конструировать в Word, до мощных систем из связанных друг с другом диаграмм, "деревьев" и графиков.
Возможности текстового редактора MicrosoftWord:
1. Возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов (в частности шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и других офисных документов).
2. Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.
3. Автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа.
4. Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.
5. Расширенные возможности форматирования документа. Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.
6. Использование стилей для быстрого форматирования документа.
7. Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.
8. Удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами.
9. Включение текст элементов, созданных в других программах MicrosoftOffice, - графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.
10. Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернета.
11. Возможность работы с математическими формулами.
12. Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.
13. Возможность отправки готового документа непосредственно из MicrosoftOffice на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).
14. Расширенные возможности индексации готового документа
15. Встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.
…И многое, многое другое, см. рис.1.
рис.1.
2.2 Разработка баз данных при помощи MicrosoftAccess
MSAccess представляет собой приложение MicrosoftOffice, которое позволяет создавать программные средства для получения определенных результатов. Главное отличие MSAccess от других СУБД заключается в том, что под базой данных MSAccess понимается совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных.
Основу построения MSAccess составляют реляционные БД. В силу этого необходимы определенные сведения по структуре, организации, функциям БД, а также процессу проектирования. В конечном итоге именно процесс проектирования и приводит к созданию оптимальной в некотором смысле БД, являющейся основой для создания программного средства (приложения), которое позволяет получать необходимые результаты из совокупности хранимых данных.
Одно из главнейших требований при работе с БД - разработка ее проекта. В настоящее время методология концептуального проектирования является ведущей при создании логических проектов БД и предполагает наличие определенной квалификации и опыта для анализа предметной области и построения соответствующего проекта будущей системы со всеми необходимыми требованиями.
Работа с MSAccess предполагает создание определенных объектов БД - таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей. Однако в зависимости от требований предметной области не все объекты СУБРД MSAccess могут быть использованы при создании конкретного приложения.
СУБД MSAccess 2000 предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:
ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);
автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);
автоматические - средства ускоренной разработки простейших объектов.
Соотношения между этими средствами понятны: ручные средства наиболее трудоемки, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизированные средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими.
2.2.1 Работа с таблицами
1. Создание таблиц
Основными объектами БД являются таблицы, которые связаны между собой в схему данных. Именно с этих объектов необходимо начинать работу.
В MSAccess существуют различные возможности по созданию таблиц, описанные в таблице 1.
Таблица 1 - Возможности создания таблиц в MSAccess.
| Режим | Описание |
| Режим таблицы | Необходимый макет таблицы формируется соответствующим вводом полей в заголовок таблицы, добавлением, либо удалением соответствующих столбцов (для этого удобно использовать контекстное меню выделенного столбца) и т.д.Не закрывая подготовленного макета таблицы, вводятся данные в строки таблицы. При сохранении таблицы автоматически анализируются данные и соответствующему полю присваивается необходимый тип данных; кроме того, происходит запрос о ключевом поле и об имени таблицы. |
| Конструктор | Формирование структуры таблицы происходит при заполнении соответствующего бланка, в котором указываются необходимые поля, тип данных, свойства поля и т.д. Режим конструктора предоставляет наиболее широкие возможности по созданию объектов таблицы, и его удобно использовать для внесения необходимых корректив в таблицы, созданные различными способами. |
| Мастер таблиц | Новая таблица формируется на основе существующих таблиц, имеющих различные поля. Наличие понятных рекомендаций при выборе режима мастера таблиц не вызывает сложностей при создании новой таблицы. |
| Импорт таблиц | Осуществляется импорт данных и объектов из внешнего файла в текущую БД. |
| Связь с таблицами | Создаются таблицы, связанные с таблицами внешнего файла. |
Работа по созданию таблиц и схемы данных может быть разбита на следующие этапы:
1. Создание и определение структуры таблиц:
создание новой таблицы;
определение полей, типов данных, описаний (при необходимости) и свойств полей, включая маски ввода и условие на назначение;
задание первичного ключа;
создание индексов для необходимых полей;
сохранение таблицы в базе.
2. Связывание таблиц в схему данных с учетом требований целостности данных.
3. Определение полей для удобства работы с данными.
MSAccess позволяет осуществлять следующие операции с данными, содержащимися в таблицах:
сортировка по полю;
поиск и замена данных;
фильтрация данных позволяет выбрать данные по критерию;
таблицы можно выводить на печать. См. рис.2.
рис.2.
2.2.2 Отбор и сортировка записей с помощью запросов
Средства отбора, сортировки, фильтрации, поиска и замены данных реализованы в MSAccess как автоматически создаваемые запросы. Данные операции производятся с таблицами или запросами, открытыми в режиме таблицы. Сортировку и поиск данных можно выполнить, используя соответствующие команды:
для сортировки записей следует применять команду "Сортировка" в меню "Записи" (далее необходимо выбрать вид сортировки - "По возрастанию" либо "По убыванию");
для отмены сортировки - воспользоваться командой "Удалить фильтр" в меню "Записи".
При фильтрации отбор данных происходит из таблицы или запроса с учетом некоторого критерия отбора. Различают фильтры трех видов.
Фильтр по выделенному фрагменту. Критерием отбора в данном фильтре является значение или части значения поля таблицы. Это наиболее быстрый способ отбора данных. Недостаток данного вида фильтрации - отбор записи по значению только одного поля.
Обычный фильтр - это отбор записей по значению нескольких полей. Для задания критерия отбора заполняется специальная форма (бланк).
Расширенный фильтр представляет собой отбор записей в соответствии с критерием отбора для различных полей таблицы, включающий сортировки по данным полям.
Запросы представляют собой некоторый набор данных, полученный в результате обращения к БД. Запрос может включать различные условия, вычисляемые поля, инструкции на выполнение тех или иных операций и т.д.
Запрос - это динамический (виртуальный) набор данных, которые существуют только во время выполнения запроса. В силу этого при каждом новом выполнении запроса можно получать различные результаты, учитывающие все изменения, которые произошли с данными в таблицах MSAccess.
В MSAccess предусмотрено создание запросов в двух режимах: в режиме QBE, использующем графический бланк для конструирования запроса, и SQL, позволяющий создавать инструкции на выборку данных с помощью встроенного языка SQL-запросов.
Основные виды запросов, которые достаточно часто используются в MSAccess, приведены в таблице 2.
Таблица 2. Основные виды запросов MSAccess
| Тип запроса | Описание |
| Запрос на выборку | Выводит данные, находящиеся в одной или нескольких таблицах, в соответствии с некоторыми критериями. Результаты запроса представляются в виде таблицы, в которой допускается изменение записей. При создании запросов такого типа используется стандартный бланк. |
| Групповой запрос | Предусматривает выполнение вычислений с использованием данных некоторой группы записей. При выборе этого типа запроса в стандартный бланк запроса необходимо добавить поле "Групповая операция". |
| Перекрестный запрос | Выводит результаты статистических расчетов (например, среднее значение, сумма, количество записей) для данных, которые находятся в одной или нескольких двумерных таблицах. Как правило, результаты таких запросов используются для анализа данных и создания диаграмм. Для выполнения такого запроса в бланк запроса в бланк запроса добавляются два поля: "Групповая операция" и "Перекрестная таблица". |
| Запрос на изменение (модифицирующий) | Запросы такого типа влияют на содержимое БД. Они позволяют за одну операцию внести изменения во множество записей. Используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. Различают запросы на удаление, добавление и обновление данных, а также запрос на создание таблиц. Для каждого вида запроса в бланк конструктора добавляется соответствующее поле (поля). |
| Параметрический запрос | Запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. Выполнение этих запросов сопровождается выводом одного или более диалоговых окон, предназначенных для ввода пользователем конкретных значений параметров запроса. Этот тип запроса явно не выражен, т.к параметр можно добавить к запросу любого типа. |
| SQL-запрос (включает функции соединения, передачи определенных данных, а также подзапросы) | В запросах такого типа применяются специфические средства языка SQL, например, операции и соединения, операторы определения данных и подзапросы (подзапрос представляет собой запрос, встроенный в тело другого запроса), а также передаваемые запросы в СУБД SQLServer компаний Microsoft или Sybase. SQL-запросы в MSAccess бывают трех видов: запрос на объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. |
Все запросы, перечисленные в табл.2, могут включать критерии отбора, вычисляемые выражения и группировки.