Обычно такие внедрения начинаются с пилотных инсталляций в особенно непредубежденном и «продвинутом» подразделении, где ключевой бизнес корпорации не будет нарушен, если что-нибудь пойдет не так. Как только проектная группа запустит в работу систему и исправит все ошибки, она начинает тиражировать систему в другие подразделения. Недостатком такого поэтапного ввода системы является необходимость выделения большого периода времени на инсталляции при такой стратегии.
Тем не менее этот метод выглядит наиболее приемлемым методом внедрения для большинства белорусских предприятий, ибо несмотря на повышенные затраты времени на реализацию позволяет поэтапно внедрять модули системы во все сферы деятельности предприятия, предполагая при этом возможность отработать все сложности и устранить все ошибки на примере одного или нескольких подразделений, что приводит к значительной экономии финансовых средств с одной стороны и повышению эффективности работы такой системы с другой.
6.3 Способ «Точный бросок»
При этом способе, ERP-система диктует дизайн процессов, с фокусом только на нескольких ключевых процессах, подобных тем, что содержатся в финансовом модуле ERP системы. Его обычно используют небольшие компании, которым еще предстоит дорасти до полнофункциональной ERP-системы. При этом преследуется цель как можно быстро запустить один или несколько модулей ERP-системы и отказаться от причудливого реинжиниринга. Редкие компании, которые внедрили ERP таким способом, могут сразу похвастаться хорошей отдачей от новой системы. Большинство используют ее как инфраструктуру для обеспечения более безболезненной инсталляции других модулей в дальнейшем. Также иногда выясняется, что установленная таким образом ERP-система немногим лучше своей предшественницы, поскольку она не заставляет сотрудников сильно менять привычный стиль работы. Выполнение трудного процесса реинжиниринга после того, как система уже стоит в компании, становится более серьёзным испытанием, чем если бы системы не было вообще. Немногие в компании могут почувствовать на этом этапе, что новая система принесла ощутимую пользу.
Метод "точного броска" хорош своей возможностью выиграть время и оттянуть на неопределенный срок малопонятную белорусским предприятиям процедуру реинжиниринга бизнес-процессов. Однако опыт внедрения Erpв соседней России показывает, что именно отказ от реинжиниринга бизнес-процессов является основной причиной неудач при внедрении MRPII- и ERP-систем. Данный метод может быть рекомендован лишь для малых предприятий и предприятий непроизводственного сектора, для которых функциональная мощь полноценных MRPII- и ERP-систем не нужна.
7. Оценка эффективности использования КИС
7.1 Современные подходы к оценке эффективности КИС
Внедрение и использование таких дорогостоящих IT-продуктов, как корпоративные информационные системы класса MRPII/ERP, в обязательном порядке должно предполагать наличие определенных методик оценки эффективности систем как на стадии их внедрения, так и на стадии использования.
Разными авторами предлагаются различные подходы к решению этой проблемы и на сегодняшний день единства мнений по поводу эффективности той или иной методики нет. Критики существующих моделей указывают на то, что большинство подходов не позволяют оценить ход реализации проекта по внедрению ERP и корректировать возникающие отклонения от намеченных планов на разных стадиях.
Подобные оценки сопряжены для белорусских предприятий с большими трудностями. Основная проблема состоит в уникальности отдельно взятого предприятия, с другой стороны, предприятия одной отрасли и даже одного сегмента рынка устанавливают различные варианты информационных систем. Это порождает сложность, а порой и невозможность сравнения показателей внедрения ERP, а также отсутствие ориентиров для руководителей предприятия при оценке эффективности.
Между тем согласно Юлие Гравановой [10] множество различных подходов к оценке эффективности внедрения можно разделить на две большие группы: экономическая компонента, то есть система показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения; и процессная составляющая, целью использования которой является оценка соответствия результатов внедрения ERP целям и задачам предприятия, а также непосредственно контроль за ходом внедрения ERP на каждом этапе реализации проекта.
7.2 Экономическая составляющая оценки эффективности
Экономическая составляющая оценки эффективности предполагает:
- Подход на основе методов инвестиционного менеджмента.
- Экономический анализ.
Под "эффективностью внедрения информационной системы" можно понимать достижение оптимального соотношения затраты/результат, под которым, в свою очередь, понимается сопоставление экономического результата внедрения системы и затрат на приобретение, установку, доработку, эксплуатацию системы.
При оценке эффективности экономической составляющей проекта целесообразно рассматривать установку или модернизацию информационной системы предприятия в качестве инвестиционного проекта. Применение данного подхода подразумевает оценку эффективности внедрения информационной системы с помощью системы финансовых показателей, ключевыми из которых являются норма возврата инвестиций (ReturnonInvestment - ROI), совокупная стоимость владения (TotalCostofOwnership - TCO), а также анализ выгодности затрат (Cost-BenefitsAnalysis - CBA). Расчет показателя ROI предполагает сопоставление притоков денежных средств или выгод от внедрения ERP с совокупными затратами на внедрение и эксплуатацию системы.
Достоинством инвестиционных методов является сравнительная простота определения показателей, особенно в области анализа затрат.
Недостатком такого подхода является то, что методы инвестиционного менеджмента рассматривают внедрение ERP как проект, реализация которого в конечном счете должна принести доход предприятию [11], в то время как сегодня корпоративные информационные системы все чаще рассматриваются не в качестве способа получения дополнительных конкурентных преимуществ, а как необходимая составляющая успешного ведения бизнеса. При этом затраты на внедрение сравниваются не с планируемыми доходами от реализации проекта, а с возможными потерями, в случае если система не будет внедрена — так называемая катастрофическая модель. Такая ситуация обычно рассматривается в качестве одной из альтернатив при анализе выгодности затрат (CBA).
Поэтому полноценная оценка эффективности внедрения ERP невозможна без применения методов экономического анализа, некоторые элементы которого используются в методике анализа выгодности затрат. В общем случае экономический анализ позволит оценить эффективность внедрения информационной системы на основе сравнения затрат/выгод внедрения ERP и альтернативных показателей. Методы экономического анализа могут дополнить другие методики анализа эффективности внедрения ERP, в частности при использовании:
· сравнения показателей работы предприятия с установленной информационной системой и без нее,
· анализа выгодности других проектов по улучшению работы предприятия (например, с использованием более простых и привычных отечественных приложений) и сравнение полученных результатов с результатами внедрения ERP.
· сопоставления выгод от внедрения системы в денежном эквиваленте с доходом от инвестиций, к примеру, в ценные бумаги или другие активы.
Использование методов экономического анализа при оценке эффективности внедрения ERP особенно актуально для белорусских предприятий, каждое из которых уникально в силу особенностей внешней среды, организационной структуры и бизнес-процессов, так как позволяет получить приближенную к действительности картину эффективности инвестиций в информационную систему.
7.3 «Внутренняя» или «процессная» составляющая оценки эффективности
«Внутренняя» или «процессная» составляющая включает в себя:
- Подход на основе методов проектного менеджмента (C/SCSC).
- Элементы процессного менеджмента.
Анализ эффективности на стадии непосредственного внедрения уместно проводить с использованием методики C/SCSC (Cost/ScheduleControlSystemsCriteria – затратно-временные системные показатели управления), которая предполагает анализ эффективности посредством укрупненной детализации всех операций, входящих в проект внедрения.
Данный метод основан на сетевых моделях планирования стоимости и времени проекта, а также разработке различных сценариев развития проекта, что позволяет оценить эффективность внедрения информационной системы на уровне отдельных операций или групп операций уже на начальных стадиях реализации проекта.
Использование подходов проектного менеджмента предполагает такую последовательность действий: во-первых, максимально точное описание всех операций, составляющих проект. Одним из наиболее распространенных инструментов является WBS (WorkBreakdownStructure - структура декомпозиции работ). WBS позволяет определить объем работ с помощью разбивки каждой отдельной задачи на измеримые пакеты работ. Далее необходимым является точное планирование и распределение ресурсов и затрат для каждой операции или группы операций согласно намеченному плану реализации проекта.
Описанные основные процедуры проекта интегрируются в единый план, называемый План контроля затрат (или САР-план), методика планирования строится по принципу «снизу вверх». По сути, генеральный план состоит из нескольких более мелких планов, каждый из которых характеризует одно из направлений общего проекта. Для эффективного контроля реализации проекта назначаются ответственные за каждый из САР-планов, которые напрямую подчиняются руководителю проекта. Ход реализации каждого САР-плана контролируется посредством директивного графика, в котором учитывается процент выполненных работ, соответствие реальных показателей проекта запланированным, соответствие реальных затрат реализации каждого направления проекта запланированным показателям. Использование директивного графика позволяет контролировать ход проекта на разных стадиях, а также оперативно корректировать возникающие отклонения посредством активного участия ответственных за каждое направление проекта.