Использование системы Search для ведения архива технической документации (стр. 1 из 3)

Московский Авиационный институт

(государственный технический университет)

Кафедра №308

«Информационные технологии»

Отчёт по производственной практике

на тему:

«Использование системы Search для ведения архива технической документации»

Москва

2008 г.

Содержание

Введение

Документы

База данных объектов

Информационная поддержка жизненного цикла объектов

Интерфейс пользователя

Редактирование спецификаций

Список литературы

Введение

Система Search предназначена для создания и ведения архива технической документации предприятия и управления его документооборотом. Важнейшей особенностью системы является то, что параллельно с архивом документов в Search ведется база данных изделий, выпускаемых и используемых на предприятии, включая информацию о составе и применяемости этих изделий. Модули управления проектами и маршрутизации документов позволяют организовать коллективную работу над проектами – календарное планирование работ по проекту, выдачу заданий и контроль их исполнения, автоматизацию процедур согласования и утверждения документов. Таким образом, Search обеспечивает возможности, предоставляемые обычно несколькими классами систем:

· собственно систем управления документами (в западной терминологии TDM - Technical Data Management);

· систем управления данными об изделиях (PDM - Product Data Management);

· систем маршрутизации документов и заданий (Workflow);

· систем управления проектами (Project Management).

Система Search построена в современной архитектуре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных может использоваться одна из СУБД промышленного класса – ORACLE, MS SQL Server или INTERBASE. Возможность выбора СУБД и, соответственно, платформы для сервера базы данных обеспечивают необходимую производительность и масштабируемость системы для заданного количества пользователей – от архива рабочей группы до архива крупного предприятия с сотнями одновременно работающих пользователей.

Документы

Основными объектами архива Search являются документы. Под этим термином понимаются любые документы - конструкторские, технологические, канцелярские и т.д. При занесении документа в архив на него заводится учетная карточка, в которую записываются основные данные о документе, а файл документа помещается в архивное хранилище файлов.

Карточка документа

Информация о документе записывается в карточку документа в виде параметров, значения которых в дальнейшем используются для идентификации и поиска документа (рисунок 1).

Рис. 1 – Окно «Карточка документа»

Набор параметров документа состоит из трех частей:

· основные параметры, которые имеют все документы во всех архивах предприятия - обозначение, наименование и др.;

· дополнительные параметры архива, в котором хранится документ, а также тематические параметры, добавленные конкретно к данному документу или изделию;

· параметры изделия, выпускаемого по конструкторскому документу. Для документов, не являющихся конструкторскими - не используются.

Основные параметры документа

Основными параметрами документа являются:

· Инвентарный номер документа - это служебный параметр, определяющий уникальный порядковый номер документа в архиве предприятия. Этот параметр заполняется системой автоматически и не может быть изменен пользователем;

· Обозначение документа до 80 символов - должно быть уникальным и непустым;

· Наименование документа - до 250 символов;

· Формат - до 7 символов;

· Владелец - пользователь Search, создавший документ или зарегистрировавший его в архиве;

· Примечания - текстовое примечание к документу до 252 символов;

· Место хранения архивной копии - имя электронного шкафа, в котором хранится архивная копия документа. Этот параметр не может быть изменен пользователем;

· Место хранения рабочей копии документа - директорий, в котором хранится копия файла документа во время его редактирования пользователем;

· Дата создания документа.

Дополнительные параметры архива

Учитывая, что различные по назначению и типу документы могут характеризоваться совершенно различными параметрами, Search обеспечивает возможность хранения в разных архивах предприятия различных наборов архивных параметров документов. Так, документы из конструкторских архивов могут иметь дополнительные параметры «Первичная применяемость», «Конструктивные признаки» и др., а документы из архива канцелярии - «Входящий номер», «Адрес для ответа», «Телефон» и т.д. Администратор, создавая дополнительные параметры, может использовать различные типы данных - строки, числа, даты, тексты, а количество необходимых параметров практически не ограничено.

Тематические параметры

Это параметры, которые не входят в архивные параметры. Они объединены в группы, которые задает администратор, и добавляются не к архиву или виду изделия, а к конкретному документу или изделию.

Архивная копия документа

Файл документа после занесения его в архив хранится в архивном хранилище файлов и называется архивной копией документа. Централизованное хранение файлов архивных документов обеспечивает возможность получения доступа к файлу архивной копии документа при помощи Search с любого компьютера в локальной сети предприятия. При этом Search защищает архивные копии документов от несанкционированного доступа, а также исключает возможность изменения архивных копий из архивов утвержденных документов без согласования произведенных изменений со сбором всех необходимых электронных подписей.

Рабочая копия документа

Файл архивной копии документа, извлеченный из архивного хранилища файлов для внесения в документ изменений, называется рабочей копией документа. Файл документа извлекается из архива в каталог диска, в котором он был создан или редактировался последний раз, или, при недоступности этого каталога, в любой каталог на локальном диске компьютера или на любом доступном сетевом диске. Во время внесения в документ изменений другие пользователи могут просматривать (но не редактировать) архивную копию документа. После внесения необходимых изменений и их согласования, если документ хранится в архиве утвержденных документов, рабочая копия документа заносится снова в архивное хранилище файлов, заменяя собой архивную копию, после чего удаляется с диска компьютера. При невозможности согласования произведенных изменений и выполнении пользователем (или администратором архива) команды «Отменить изменения» рабочая копия документа удаляется, и изменения теряются.

Примечание

После завершения сеанса работы в Search файл рабочей копии документа всегда сохраняется в базе данных Search, поэтому в следующем сеансе работы вы можете продолжить редактирование документа на другом компьютере в сети. Однако изменения, сделанные в документе, станут видны остальным пользователям Search только в том случае, если вы вернете документ в архив или сохраните документ в архиве.

База данных объектов

Одной из важнейших особенностей системы Search является ведение параллельно с архивом документов базы данных объектов, проектируемых, выпускаемых и используемых на предприятии.

Под объектами понимаются любые сущности окружающего мира, которые могут иметь физическое воплощение. Примерами объектов могут служить детали, сборочные единицы, материалы, здания и сооружения, средства технологического оснащения, технологическое оборудование и т.п. Разрабатываемые для их создания конструкторская и технологическая документация - это информационные объекты, которые в Search представлены понятием документа.

С каждым объектом в Search связано понятие типа. Каждый тип объекта определяет набор параметров и набор связей с другими типами. Параметры используются для хранения всевозможных сведений об объектах, а связи служат для определения возможности включения объекта одного типа в состав объекта другого типа.

Все типы объектов в Search образуют иерархию, которая обеспечивает наследование параметров и связей от базовых типов к производным от них. Любой производный тип обладает всеми параметрами и связями родительского типа, добавляя к ним свои собственные. Для каждого типа объекта можно указать несколько родительских типов.

Машиностроительные объекты

Машиностроительными объектами в Search называют детали, сборочные единицы, комплексы и комплекты, стандартные и прочие изделия, материалы и т.д. (рисунок 2).

Рис. 2 - Навигатор

Информация в базу данных для этих типов объектов попадает из хранящихся в архиве конструкторских спецификаций, чертежей деталей, а также моделей сборочных единиц и деталей, разработанных с помощью CAD-систем. Прочитав спецификацию, Search записывает перечень используемых в ней сборочных единиц, деталей, стандартных изделий, материалов и т.д. в свою базу данных и запоминает их применяемость. Одновременно с этим, Search производит поиск в архиве предприятия (во всех имеющихся архивах) документов на используемые в спецификации объекты и автоматически связывает найденные документы с записями спецификации и соответствующими, записанными в базу данных объектов, сборками, деталями, комплектами и т.д. Для объектов, используемых в спецификации, допускается отсутствие документов в архиве предприятия.

Автоматическое связывание документов архива с записями спецификаций и, соответствующими им, записями в базе данных объектов производится системой по обозначениям и, в некоторых случаях, по кодам ОКП и наименованиям - поэтому в Search все документы должны иметь уникальное и непустое обозначение.