Комплексная информационная автоматизированная система "Кафедра" (стр. 3 из 14)
Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.
К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.
"Эффект-офис", "1С: Архив" и предшественник "ЕВФРАТ-Документооборота", "Электронный архив ЕВФРАТ", относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены.
1.3 Выводы по сегментации рынка
Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы на автоматизацию процессов, можно порекомендовать полноценное внедрение систем на базе Lotus Domino\Notes, либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS (ценовые и функциональные различия между последними не столь уж велики). В тех случаях, когда по тем или иным причинам готовое решение трудно адаптировать под нужды заказчика, организацию корпоративного электронного документооборота можно выполнить проектным решением, в этом секторе работают все рассмотренные производители (за исключением 1С). Хотя, если дело касается автоматизации отдельных департаментов крупных предприятий, то "ЕВФРАТ-Документооборот" уже начал составлять конкуренцию признанным монстрам
Что касается предприятий с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то лучшим решением видится "ЕВФРАТ-Документооборот". Несмотря на то, что ранее торговая марка "ЕВФРАТ" относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке и лидирует по соотношению "цена-качество", лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии "ЕВФРАТ" станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности.
В госструктурах и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему "ДЕЛО", так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях. Некоторые вопросы административного делопроизводства (например, работа с гражданами) лучше решены в таких системах, как электронная канцелярия "Золушка" (которая может быть внедрена на различных платформах) и не вошедший в обзор менее распространенный продукт "ГранДОК" (производитель - "ГРАНИТ-Центр").
Если преследуется цель организовать прежде всего полноценный архив электронных документов и наличие механизмов контроля за исполнением документов менее критично, то лучшим выбором будет "Эффект-Офис" или "1С: Архив".
Отдельное рабочее место секретаря может быть автоматизировано облегченными вариантами некоторых представленных систем "ДЕЛО-СТАРТ", электронная канцелярия "Золушка" - файл-серверная версия, ЕВФРАТ-Office и другие).
1.4 Обоснование необходимости разработки
Дороговизна ПО определяет во многом какую систему кафедра может себе позволить. Так, например, LotusDomino\Notes, OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS являются наиболее дорогостоящими системами, которые зачастую не по карману даже большим предприятиям. Система "ДЕЛО" могла бы подойти, но специфика ее работы заключается в использовании документов, основанных на ГОСТах, что для кафедры не совсем приемлемо. Существует еще система электронная канцелярия "Золушка" она подходит для работы секретаря, но нашей задачей является автоматизация документооборота на всей кафедре, а не только одного рабочего места.
Так же не маловажную роль играет необходимость переобучения персонала, адаптация к новому порядку работы с документами: система LotusDomino\Notes при установке на каждое рабочее место потребует основательного переобучения сотрудников, так как ее управление сильно отличается от простой обработки документа, привычными системами.
Задачей, которую выполняет моя программа, является не только автоматизация отдельных рабочих мест, но также автоматизация документооборота в целом по кафедре. Преимуществом системы является легкое управление, не требующее переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.
Достоинства электронного документооборота:
а) легче и дешевле тиражируется, более компактен;
б) проще и дольше хранится;
в) система быстро настраивается на конкретного пользователя;
г) легко актуализируется (дополняется и расширяется). Например, с помощью Интернет;
д) широкие возможности поиска;
е) возможность распечатки информации;
ж) наглядность;
з) хорошо структурирован (гипертекстовая организация информации);
и) дружелюбность интерфейса;
к) имеет возможность доступа к другим ресурсам прямо из программы.
Недостатки электронного документооборота:
а) долго работать с компьютером не так безопасно, как с книгой;
б) компьютер не всегда доступен;
в) тексты удобнее читать на бумаге;
г) нет единого подхода к интерфейсам электронного документооборота;
1.4.1 Техническая модель
В упрощенном виде схема ЛВС изображена на рисунке 1.
 |
Рисунок 1.1 - Схема ЛВС кафедры
Рабочие места субъектов автоматизации оснащены следующей оргтехникой:
рабочие места сотрудников кафедры:
системный блок - IntelCeleron 2000MHz /RAM 256Mb/HDD 40Gb/Video 32Mb/ /Сетевой адаптер 100Mbit;
монитор - RoverScan 17
принтер - HPLaserJet 1100;
клавиатура;
манипулятор "Мышь";
операционная система - WindowsXP.
Сервер базы данных:
IntelPentium 2400MHz/RAM 512Mb/HDD 80Gb/Сетевой адаптер 100Mbit
Операционная система - Windows 2000 Server, СУБД - MSSQLServer 2000.
Все рабочие станции и сервер объединены в локально-вычислительную сеть по стандарту IEEE 802.3uFastEthernet.
1.4.2 Топологическая модель
Средства вычислительной техники, объединенные в локально-вычислительную сеть в организации, расположены в одном здании на втором этаже
1.4.3 Регламент и режим работы
Регламент работы сотрудников кафедры определяется в целом: пять дней в неделю по 10 часов в день. Режим работы: с 8.00 до 18.00.
1.4.4 Программная модель
На кафедре используется следующее программное обеспечение:
Операционные системы, офисное ПО: MSWindows 98 SE, MSWindows 2000 Server, MSWindowsXPProfessional, MSOffice 97, MSOfficeXP;
СУБД: MSSQLServer 2000;
Специальное ПО: SQL-сервер.
1.4.5 Информационная модель
Схема обработки информации изображена на рисунке 2.
Рисунок 1.2 - Схема обработки информации автоматизированной системой
Функции системы:
сбор, контроль, корректировка, хранение информации;
Входная информация:
данные, вводимые администратором
данные, вводимые методистом
данные, вводимые зав. лаб.
данные, вводимые секретарем
данные, вводимые преподавателями
Выходная информация.
2. Описание постановки задач
2.1 Характеристика задач
2.1.1 Цель и назначение системы
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Задачи, которые должна выполнять автоматизированная система: