Корпоративна інформаційна система "Галактика" (стр. 3 из 4)

Для кожного об'єкта основних засобів вказується перелік складових його матеріальних цінностей, обираних із системного каталогу. Матеріальні цінності можна вводити до складу основних засобів, переміщати з одного об'єкта обліку в іншій, виводити зі складу об'єкта в результаті його фізичного і морального зносу. Бухгалтеру для одержання інформації про вартість, дату введення, постачальнику комплектуючих (видаткових) матеріалів, а також перегляду накладної на їхнє придбання досить відкрити інвентарну картку об'єкта. Функція "Склад об'єкта" може використовуватися і працівниками відділу АСУ. У будь-який момент вони одержать інформацію за довільний період часу про переміщення комплектуючих їхніх одних об'єктів в інші, а також про їхнє вибуття зі складу основного засобу. Добір інвентарних карток по наявності комплектуючих у складі об'єктів дозволить організувати планомірну їхню заміну.

Система дозволяє одержати всі передбачені законодавством звіти по ОЗ і НМА.

Розглянемо спрощений загальний порядок формування і використання даних про надходження основних засобів на підприємство за перший тиждень звітного періоду. Мета оперативного (і єдиного) формування цих даних - своєчасний облік і аналіз прийнятих об'єктів на склад або до структурних підрозділів, а також контроль за повнотою і достовірністю даних, що вводяться до бази даних (як обліково-постійної інформації). Цей контроль треба робити зараз же тому, що, по-перше, первинний документ, на основі якого зроблені записи в оперативний масив, ще не переданий до архіву і тут же можна відновити відсутні або поправити перекручені показники; по-друге, відсутність тих чи інших даних, що характеризують прийнятий об'єкт, відобразиться в обліку, при складанні звітності, проведенні економічного аналізу тощо на довгі проміжки часу. Прийнятий об'єкт обліку оформлюється актом приймання основних засобів (типова форма NОС-1), дані якого заносяться в оперативний масив. Ця операція виконується відповідним бухгалтером на ПЕОМ, який відповідає за цю дільницю обліку. Якщо прийнятий варіант обліку передбачає одночасне проставлення у кожному записі масиву бухгалтерської проводки, то вона здійснюється таким чином: на суму балансової вартості прийнятих основних засобів зазначається така кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: дебет - синтетичний рахунок № 01 “Основні засоби”, кредит - синтетичний рахунок № 86 “Статутний фонд” та відповідна стаття аналітичного обліку (джерело надходження і стаття фінансування); на суму зносу, що надійшов з об'єктом обліку, зазначається така кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: дебет - синтетичний рахунок № 85 “Статутний фонд” та відповідна стаття аналітичного обліку зносу на повне відновлення, кредит - синтетичний рахунок № 02 “Знос основних засобів”. В одержаній вихідній формі значаться номер документа, дата надходження об'єкта, коди постачальника, виду, групи і підгрупи основних засобів та інвентарний номер об'єкта, сума (балансова вартість) і код рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, сума зносу, яка надійшла, і код рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, група ремонтної складності, фізичні параметри об'єкта і його енергопотужність. Загальні підсумки - балансової вартості і суми зносу. В ряді випадків для розрахунків амортизаційних відрахувань використовується постійний масив річних норм амортизації від первісної (балансової) вартості об'єкта обліку. Практика свідчить, що зручніше оперувати сумами амортизації, які обчислені на місяць і виражені в карбованцях. Ці дані також заносяться в зазначений масив по кожному об'єкту обліку. Розрахунки цих сум виконуються автоматично за допомогою, масиву норм амортизації зараз же після формування оперативного масиву. Повна наявність достовірних даних, що характеризують об'єкт обліку, дозволяє їх використовувати досить тривалий час (як умовно-постійну інформацію) як в обліку і звітності, так і у режимі інформаційно-довідкової системи. Так, ці записи використовуються, наприклад, в обліку для одержання даних про надходження основних засобів по постачальникам і за джерелами надходження, про наявність засобів, розрахунків амортизаційних відрахувань, нарахування сум плати в бюджет за основні фонди, заповнення відповідної звітності товар.

Автоматизоване рішення задач з обліку основних засобів базується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, сформованої на підставі інвентарної картотеки. При веденні інвентарної картотеки на АРМ бухгалтера ручна обробка інформації відсутня.

Призначення АРМ бухгалтера з обліку основних засобів полягає у виконанні системних обліково-контрольних операцій:

автоматизації документування первинної інформації;

оперативного управління, контролю за наявністю і рухом основних засобів;

видачі на запит необхідної інформації до друку чи екран дисплея.

Для обробки інформації з обліку основних засобів доцільно використовувати трьохрівневу систему АРМ. Управління роботою кожним АРМ і вибір функції здійснюються автономно в діалоговому режимі через головний модуль. Інформаційний взаємозв'язок різних АРМ залежить від способу організації обліку основних засобів, територіального розташування АРМ, потужності технічних засобів і інформаційних потоків. Причому, на одному персональному комп'ютері може функціонувати одне АРМ.

Таким чином, правильно побудований облік основних засобів і, як наслідок, різнобічне використання наданої інформації, повинно сприяти ефективному управлінню виробничою діяльністю підприємства, а також проведення обґрунтованої зваженої інвестиційної політики щодо них [5, c.163].

Наведемо тепер спрощений загальний приклад автоматизованого вирішення задачі обліку НМА.

Задача призначена для створення й підтримки масивів інформації про нематеріальні активи підприємства, їх придбання чи розробку, обмін, списання, амортизацію та переоцінку. Мета вирішення задачі – автоматизація обліку нематеріальних активів, яка повинна підвищити точність і якість обліку, зменшити кількість помилок, прискорити виконання типових операцій обліку, автоматизувати більшість рутинних операцій, які доводиться виконувати обліковим робітникам.

Техніко-економічна суть задачі полягає у тому, що облік нематеріальних активів є досить складним процесом; поточна вартість нематеріальних активів не може бути розрахована прямо, оскільки вона залежить від ряду факторів, що лежать за межами компетенції облікових робітників та за межами самого підприємства. Наприклад, репутація підприємства впливає на вартість основних засобів та НМА, які знаходяться в обігу на фінансовому ринку. Але репутацію досить важко оцінити як постійну величину, її можна тільки відслідковувати у певні моменти часу.

Рішення даної задачі дозволить оперативно отримувати інформацію про наявність нематеріальних активів, як знаходяться у власності підприємства, про вартість активів, що були придбані у на стороні а також тих активів, що були розроблені власними силами Це повинно призвести до економії робочого часу відповідних робітників, а також підвищити швидкість видачі інформації для вищого керівництва, що повинно привести до більш виважених, своєчасних і ефективних рішень на рівні керівництва підприємством.

У вирішенні задачі приймають участь такі підрозділи підприємства:

Патентне бюро чи підрозділ у особі керівника підрозділу, що відповідає за облік нематеріальних активів, володіє інформацією про асортиментний перелік нематеріальних активів, їх можливості впливу на процес діяльності підприємства;

Бухгалтерія у особі бухгалтера, який веде облік розрахунків, пов’язаних з кошторисними показниками нематеріальних активів;

Вище керівництво у особі директора чи заступника директора по розвитку і перспективним напрямкам діяльності, який приймає рішення по доцільність чи недоцільність тієї чи іншої операції з нематеріальними активами.

Призначення й використання вихідної результатної інформації:

“Інвентарний список нематеріальних активів” призначений для обліку усіх нематеріальних активів, що знаходяться на балансі підприємства. Використовується керівництвом та відділом патентної інформації.

“Реєстр надходження нематеріальних активів за місяць” призначений для обліку надходження усіх нематеріальних активів на баланс підприємства за місяць. Використовується бухгалтерією.

“Реєстр вибуття нематеріальних активів за місяць” призначений для обліку вибуття усіх нематеріальних активів на баланс підприємства за місяць. Використовується бухгалтерією.

“Картка обліку нематеріального активу” використовується для ознайомлення з детальною інформацією про нематеріальний актив: початкова вартість, термін використання, місячна норма амортизації. Використовується керівництвом та відділом патентної інформації.

“Відомість обліку нематеріальних активів і нарахованої амортизації (зносу) за рік” призначена для аналітичного обліку руху нематеріальних активів і амортизації. Використовується керівництвом та бухгалтерією.

“Реєстр нарахованої амортизації за місяць” призначена для проведення бухгалтерських операцій по начисленню амортизації на нематеріальні активи. Використовується бухгалтерією.

Інформаційна модель

Інформаційна модель розв’язання задачі з обліку нематеріальних активів наведена на рис.4.2

Рис.4.2

Умови за яких припиняється виконання задачі:

відсутня необхідна інформація з розв’язування задачі;

у загальносистемній базі даних виявлені недостовірні дані з задач, що сумісні з дано задачею;

виявлені порушення у базі даних унаслідок несанкціонованого доступу;

вийшло з ладу енергопостачання ЕОМ;