Все личные расписания сохраняются в центральной базе данных. Когда вы хотите назначить собрание, вы вводите имена приглашенных сотрудников и время.
Если все перечисленные сотрудники в указанное время свободны, программа-планировщик (scheduling software) известит вас об этом. В противном случае, она сообщит о наличии конфликта и укажет, с кем именно.
Затем, в зависимости от программы, может предложить первый же интервал времени, когда все необходимые сотрудники будут свободны. После этого, назначив время, вы можете с помощью программы-планировщика разослать всем приглашенным уведомления по электронной почте, указав дату и время совещания.
Электронная почта может принести значительно больше пользы, чем планирование совещаний. Пожалуй, в настоящее время она - самое "вездесущее" сетевое приложение.
И хотя избыточный сетевой трафик, генерируемый электронной почтой, может вызывать раздражение, она неоценима как быстрый метод принятия оперативных решений и планирования личных встреч. Электронная почта очень проста и удобна. Людям, которые слишком заняты, чтобы выкраивать время для личных встреч, программа-планировщик не нужна. Почта позволяет быстрее рассмотреть проблему и, к тому же конфиденциальна.
Если босс зайдет в вашу комнату, это заметит каждый, но если он пошлет вам сообщение по электронной почте, в котором просит зайти для оценки ваших успехов, об этом никто не узнает.
Таким образом, офисная электронная почта удобна для любых сообщений, требующих относительной конфиденциальности распространения, либо краткости.
Другое преимущество электронной почты перед телефонной связью и личными встречами заключается в том, что большинство приложений электронной почты позволяют вкладывать в сообщения бинарные файлы. Например, можно послать кому-нибудь файл для просмотра со своими комментариями, причем отдельно от самого документа.
Получатель сообщения может просто открыть файл и прочитать его, либо отредактировать содержимое файла. Такой метод рассылки бинарных файлов подобен совместному использованию файла в сети, однако имеет преимущества.
· В сообщении электронной почты вы можете указать на какие-либо неточности в данных или указать на важность передаваемой информации.
· Вы можете убедиться в приеме получателем необходимого файла и не беспокоиться, что он по ошибке откроет не тот файл.
· Вам нет нужды заботиться об установке соответствующих разрешений на доступ к файлу или назначать пароли, поскольку копия отосланного файла поступит только к получателю сообщения электронной почты.
· Вы можете отсылать файлы людям, с которыми не поддерживаете связь через локальную сеть, например тем, с кем вы можете связаться только через Internet.
Одним словом, локальная сеть - лучшее, что можно сделать для связи в офисе и совместного использования информации.
Первые персональные компьютеры представляли собой, по сути, пустые ящики, в которых находились всего лишь системная плата, память и дисковод. Даже жесткий диск считался дополнительным оборудованием. Так было десять лет назад.
Однако по мере совершенствования компьютеров все большее число устройств, до того считавшихся дорогостоящим дополнительным оборудованием, становились частью стандартного профиля аппаратных средств.
По мере того, как все большее число устройств начинало входить в стандартную комплектацию компьютера, возникала своеобразная проблема: какие же устройства следует считать периферийными, а какие - нет.
Например, принтер - безусловно, периферийное устройство, но к чему отнести привод компакт-дисков? А жесткий диск?
Периферия, или периферийное устройство - это просто любая часть оборудования, напрямую или косвенно подсоединенная к системной плате компьютера.
Отнюдь не все периферийные устройства расположены вне корпуса компьютера, и не ко всем можно обеспечить общий доступ. Однако совместное использование в сети периферийных устройств, если оно возможно, очень удобно.
Во-первых, такое оборудование становится доступным всем пользователям, а во-вторых, его использование упрощается.
Например, вместо того, чтобы занимать очередь к компьютеру с подключенным принтером, можно просто послать задание на печать так, как будто принтер подключен к вашей машине, а потом забрать готовую работу.
Совместное использование периферийных устройств помогает пользователям сети сберечь время и деньги. Действительно, даже если в офисе нет сети, необязательно покупать принтер и приводы компакт-дисков для каждого компьютера.
Если служащие готовы постоять в очереди при невысокой загрузке сети, одно-два устройства на весь офис могут прекрасно справиться с работой.
Однако если служащие, впустую затрачивая время, подолгу ожидают освобождения устройства, экономия на покупке принтеров обернется немалыми убытками.
Общие периферийные устройства, также как и общие папки, не обязательно должны быть доступны всем пользователям сети; кроме того, доступ может предоставляться на разных уровнях.
Так, например, вы можете предоставить общий доступ к цветному принтеру, в котором используются дорогостоящие картриджи, но ограничить его таким образом, что доступ смогут получить исключительно художники, но не всякий Дик, Том или Гарри, которым вздумалось напечатать свою мазню.
Таковы основные возможности локальных сетей.