Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.
Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.
В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды.
Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 – как 1417 и т.д.
Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур
Электронный документооборот
Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.
Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.
Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей:
-бумага;
-микрофиши: с точки зрения поиска мало, чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места;
-электронные носители: жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.
Хранение электронных документов в архиве.
2. Организация поиска документов.
Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа.
Маршрутизация и передача документов.
Известны следующие системы маршрутизации:
1.Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.
2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:
-контроль доставки документа;
-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);
-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).
3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.
4. Система электронной почты.
Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия
Внутримашинные структурированные информационные ресурсы – это множество бумажных управленческих документов, а также информации поступающей из вне, размещаемых в памяти компьютера в соответствии с некоторой моделью. Структуризация достигается благодаря модели, так как устанавливаются правила размещения данных и определяются возможные операции над ними.
Наиболее распространенными формами существования внутримашинных информационных вопросов являются:
Файлы, базы данных, хранилища данных, базы знаний.
Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ, либо его строку, если документ многострочный.
Главная особенность баз данных, существенно отличающая их от баз файловой системы, состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т.д.).
Широкое применение баз данных не профессионалами-программистами стало возможным благодаря специально созданному программному комплексу – системам управления базами данных (СУБД). Появление СУБД избавило пользователей от знания значительного объема тонкостей, связанных с решением экономических задач.
Дальнейшее развитие баз данных привело к появлению хранилищ данных, назначение которых отлично от баз данных. Хранилища данных необходимы для долговременного хранения данных в специально создаваемых многомерных информационных кубах. Информационные кубы предназначены исключительно для аналитической обработки данных и формирования решений. Сегодня хранилища данных становятся неотъемлемой частью средств, необходимых для принятия корпоративных и других решений.
Знания также как и данные являются информационным ресурсом и хранятся в компьютере в соответствии с разработанной моделью. В результате получают базу знаний. Работа с базами знаний – это одно из направлений искусственного интеллекта, целью которого является разработка инструментальных средств, позволяющих решать задачи, традиционно считающиеся интеллектуальными.
Существуют различные модели представления знаний, среди которых наиболее популярными являются:
продукционные модели (деревья вывода), семантические сети (ассоциативные сети), деревья целей, нечеткие множества.
Так как любая модель, и в том числе модель представления знаний, формальна, поэтому могут создаваться программные средства для их обработки.
Базы данных и их применение для решения экономических задач
База данных – это ориентированное на пользователя-непрограммиста множество взаимосвязанных данных, структурированных таким образом, что достигается их минимальная избыточность и максимальная независимость от прикладных программ.
Данные в базе находятся в памяти в соответствии с некоторой моделью.Распространенными моделями баз данных являются: реляционная, сетевая и иерархическая. Так как в процессе управления предприятиями и организациями широко используются таблицы, поэтому наиболее распространенной моделью баз данных в настоящее время является реляционная модель.
Реляционная модель основывается на понятии “отношение”, и представляется совокупностью таблиц.
Таблицы, входящие в реляционную модель, строятся в рамках ограничений, диктуемых операциями их обработки.
Базы данных должны создаваться таким образом, чтобы выполнялось два условия:
достигался минимум затрат на корректировку данных;
достигался минимум затрат на перепрограммирование, необходимое в случае изменения структуры базы данных (добавление новых или сокращение старых атрибутов).
Для удовлетворения этих условий базы данных создаются на основе двух принципов:
неизбыточность;
независимость.
Требование первого принципа означает сокращение до минимума объема дублируемых данных. Для этого над таблицами выполняют процедуру нормализации.
Реализация второго принципа, требует максимальной независимости прикладных программ от структуры базы данных. Независимость достигается за счет отделения процедурной части программы от описания структуры базы данных. Отделение происходит с помощью системы управления базами данных (СУБД). СУБД – это комплекс программ, предназначенный для создания и хранения базы данных, обеспечения логической и физической целостности данных, предоставления санкционированного доступа конечных пользователей.
Для того чтобы использовать базу данных для решения экономических задач необходимо выполнить ряд этапов, предназначенных для ее создания. Для этого предварительно всю документацию, имеющую непосредственное отношение к данной задаче следует сгруппировать следующим образом:
выделить входные оперативные документы, содержащие переменную информацию и отражающие текущие производственно-хозяйственные факты или финансовые операции;
выделить условно-постоянные документы, содержащие нормативно-справочные данные;
разработать результирующие документы, таблицы, отчеты;
определить документы, предназначенные для корректировки условно-постоянных данных.
Как правило, условно-постоянная информация, находящаяся в иных базах данных, доступна большинству пользователей и поэтому она не создается.
Централизованные и распределенные базы данных, их применение в экономической сфере
Разработаны два вида баз данных: Централизованные и распределенные.
Централизованная база данных характерна тем, что она полностью находится на центральном компьютере, к которому обращаются пользователи (клиенты) с помощью своих компьютеров за информацией. Управление базой данных (ее корректировка и прочие процедуры, поддерживающие ее целостность, безопасность и пр.) осуществляется централизованно. Один компьютер, который располагает ресурсами, называется сервером. Компьютер, который обращается к серверу за данными или требованием решения задачи, называется клиентом. Недостатки централизованной БД состоят в следующем:
требуется передача большого потока данных, низкая надежность, низкая производительность. Преимущества: минимальные затраты на корректировку централизованной БД.
Для снижения остроты перечисленных недостатков создают распределенные базы данных, то есть базы, части которой находятся в различных узлах сети.
Для решения экономических задач в средах централизованной или распределенной базы данных можно воспользоваться одним из следующих методов доступа к данным:
Доступ на основе архитектуры сети вида "файл-сервер"; Доступ на основе архитектуры сети вида "клиент-сервер". Доступ на основе архитектуры сети вида "файл-сервер".
В процессе решения задач пользователя, который использует доступ вида "файл-сервер", будет передаваться кроме необходимых данных и сопутствующая.
Таким образом, файл-серверная обработка – это обработка данных преимущественно на рабочих местах клиентов. Сетевое программное обеспечение занято лишь передачей данных на рабочую станцию. Доступ на основе архитектуры сети вида "клиент-сервер".