Новинки Microsoft Office system 2007 (стр. 2 из 3)

Новая функция сравнения документов дает возможность более тщательно производить сравнение двух версий, включая выполненные перемещения текста и внесенные изменения, в том числе и в таблицах. Это может быть крайне важным при поиске в документе изменений. При сравнении можно также использовать новую панель обзора, состоящую из трех областей, две из которых отображают два сравниваемых документа, а третья — конечный документ, объединяющий изменения из первых двух документов. При этом одновременная прокрутка всех трех областей облегчает систематическое отслеживание изменений.

Новая функция проверки документов (Document Inspector) помогает перед их распространением выявлять и удалять из них нежелательные комментарии, персонально идентифицируемую информацию, скрытый текст и другие конфиденциальные данные. А снабдив документ цифровой подписью, вы подтвердите, что его содержимое с момента публикации не было изменено, и позволите другим пользователям убедиться в этом.

Новая функция связывания данных в Office Word 2007 предоставляет возможность динамического отображения сведений, хранящихся в информационных системах. Использование новых форматов Word XML позволяет легко обновлять хранилище данных в формате XML, находящееся внутри файла Office Word, обеспечивая тем самым своевременное обновление содержимого документа. Интеграция XML-документов путем связывания данных с источниками деловой информации позволяет организациям создавать и развертывать структурированные шаблоны документов, помогающие пользователям обеспечить достоверность информации в своих документах, не прибегая к обширному поиску во внешних приложениях, а используя элементы управления документами и связанными данными.

Элементы управления документами позволяют структурировать процесс их составления, устанавливая как обязательные конкретные типы информационных данных или добавляя разделы, не допускающие правки или изменения форматирования. Постоянный подсчет слов в реальном времени отслеживает их количество в документе прямо в процессе набора текста, а контекстная проверка орфографии помогает избежать неправильного словоупотребления. При этом стало проще получить статистические данные о документе.

Рис. 4. Галерея тем оформления Office Word 2007

Новое средство ввода формул позволяет конструировать математические выражения с использованием реальных математических символов, готовых выражений и автоматического форматирования, что особенно удобно при написании научных статей и документов.

4. OFFICE ACCESS 2007

Microsoft Office Access 2007 позволяет с минимумом затрат сохранять, управлять, распределять и отслеживать информацию благодаря встроенным библиотекам шаблонов и интерактивным инструментам проектирования баз данных с возможностью работы с данными различных источников, включая Microsoft SQL Server.

Арсенал новых элементов интерфейса Microsoft Office Access 2007 включает в себя не только самонастраивающуюся полосу инструментов, но и новое стартовое окно, навигационную панель, вкладки с документами, строку статуса и мини-панель управления (рис. 10). Окно просмотра объектов базы данных теперь содержит вкладки, что позволяет отобразить в нем сразу все объекты, обеспечивая удобный переход от одного к другому.

Область перемещения, расположенная справа от окна просмотра, предоставляет легкий доступ ко всем типам объектов базы данных, включая таблицы, формы и отчеты.

Office Access 2007 позволяет быстрее создавать базы данных и приступать к работе с ними, даже если пользователь не имеет навыков их проектирования. При запуске программы в окне Getting Started («Приступая к работе») предлагается на выбор ряд готовых шаблонов. Их можно использовать без каких-либо модификаций или настройки, а можно адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется сохранить в соответствии с желаемым способом ее отслеживания.

Каждый шаблон представляет собой полную базу данных с заранее определенными таблицами, формами, отчетами, запросами, макросами и отношениями. Так, для создания новой таблицы следует щелкнуть мышью на кнопке Table («Таблица») панели Create («Создать») и начать набирать данные полей в открывшемся представлении Datasheet («Таблица данных»). Office Access 2007 автоматически определит тип данных во время их ввода. Столбец Add New Field («Добавление нового поля») этого представления позволяет добавить в таблицу новое поле, которому можно задать требуемый тип данных или форматирование с помощью самонастраивающейся полосы инструментов (ribbon). Можно также создать новую таблицу путем вставки таблицы Excel из буфера обмена, причем программа автоматически настроит все нужные поля и определит их тип данных.

В представлении Datasheet («Таблица данных») добавлена строка Totals («Итоги»), в которой можно вычислить нужную агрегатную функцию: сумму, среднее, минимум или максимум, а также количество, девиацию или отклонение, выбирая их из списка. Для создания нового поля таблицы служит специальная панель Field Templates («Шаблон поля»), показанная на рис. 11. На ней перечислены названия полей с заранее определенными типами и свойствами, достаточно всего лишь перетащить нужные из них в таблицу. Шаблоны полей основаны на схемах XSD, что позволяет создать стандартные определения полей при работе в группе или подразделении.

Другая панель — Field List («Список полей») позволяет добавить к таблице поля из уже существующих в базе данных связанных или несвязанных таблиц. В случае необходимости установления связи между таблицами Office Access 2007 автоматически создаст их либо предложит пользователю самому это сделать.

В Office Access 2007 можно определять поля для хранения многозначных данных. Особенно это удобно при работе с Windows SharePoint Services, использующих тип поля multivalued (многозначное). Для образования такого поля в представлении Design («Конструктор») создаем новое поле и запускаем Lookup Wizard («Мастер просмотра») — он позволяет задать поле, разрешающее выбирать из списка значений. Если вам требуется, чтобы поле имело тип multivalued, следует убедиться, что в одном из окон Lookup Wizard включен флажок Allow Multiple Values («Разрешить несколько значений»).

Новый тип данных — Attachment(«Вложение») позволяет легко сохранять все типы документов или двоичных файлов в базе данных, автоматически сжимая их при этом. Причем одна запись может содержать несколько прикрепленных файлов. Импорт и экспорт информации стали проще и разрешают сохранять часто используемые операции импорта и экспорта для быстрого повторного применения. Причем для сбора или обновления данных в таблице Office Access 2007 можно использовать электронную почту, что обеспечивается интеграцией с Office Outlook 2007. Автоматический или ручной импорт данных позволяет усовершенствовать сбор данных для отслеживания.

Интерактивное проектирование форм дает возможность изменять макет и сразу наблюдать результаты изменений. При этом допустима автоматическая генерация форм Office InfoPath 2007 или HTML по полям таблицы Office Access 2007. Поддержка визуализации графических элементов позволяет помещать надписи и графику непосредственно на макет шаблона и видеть результат в режиме реального времени. Поддержка динамических представлений сводных таблиц и графиков обеспечивает возможность осуществлять анализ по нескольким совокупностям данных.

Создание отчетов и их редактирование также поддерживает принцип WYSIWYG, обеспечивая при этом:

· упрощенную фильтрацию и сортировку информации;

· возможности группировки, позволяющие располагать информацию в одном или нескольких слоях и добавлять промежуточные итоги;

· быстрое и легкое включение итогов и сумм в любой отчет;

· добавление в отчет новых полей путем простого их перетаскивания в нужную позицию из области списка полей.

Тесная интеграция с Windows SharePoint Services позволяет переместить приложение в список SharePoint, в котором члены рабочей группы смогут просматривать, редактировать или добавлять информацию, а также просматривать отчеты. При этом перемещение на веб-узел SharePoint выполняется одним щелчком мыши. Как в списках SharePoint, так и в Office Access 2007 сохраняется история версий.

При удалении данных они сохраняются теперь в промежуточной корзине для удаленных данных, что позволяет восстановить те из них, которые были удалены по ошибке, а резервное копирование данных на сервере позволяет поддерживать целостность приложений для их мониторинга.

5. OFFICE EXCEL 2007

В новом Office Excel, как и десять лет тому назад, возросло количество ячеек на рабочем листе. Теперь максимальное число строк превышает миллион, а столбцов стало больше 16 тыс., что позволяет импортировать и обрабатывать огромные объемы данных в одной таблице. В результате для обозначения столбцов пришлось использовать три буквы (список столбцов заканчивается на символьной комбинации XFD). Для обработки возросших массивов данных потребуется повышенная производительность компьютера, что и обеспечивается за счет поддержки новых двухъядерных процессоров и многопоточных чипсетов.

Кроме того, поддержка объема оперативной памяти увеличена вплоть до 2 Гбайт. Новые возможности в создании формул в ячейке рабочего листа включают в себя панель формул изменяемого размера и функцию контекстно-зависимого автозавершения текста формулы, обеспечивающую ускоренный ввод однажды набранной на листе формулы. Кроме того, как и прежде, формулы и функции могут ссылаться на именованные диапазоны и таблицы. Количество ссылок на другие ячейки теперь ограничено только объемом доступной памяти компьютера.