Операции в Excel (стр. 2 из 2)

Рисунок 15. – Автоформатирование таблиц

Щелкните по кнопке ОК для форматирования выделенной области.

Рисунок 16. – Результат автоформатирования таблицы

5. Защита листов и книги

Защита ячеек используется для закрытия доступа к выделенным ячейкам. При создании документов чаще всего защита устанавливается на заголовок, шапку документа и на ячейки с расчетными формулами.

Рисунок 17. – Выделение защищаемых ячеек

Для установки защиты на ячейке таблицы необходимо выполнить такие действия:

Выделить ячейку или диапазон ячеек рабочего листа, на которые нужно установить защиту, но которые на данный момент должны быть открытыми для записи и редактирования.

Выберите команду Формат/Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного меню. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Защита.

Снимите, если нужно, опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.

Выполните команду Сервис/Защита/Защитить лист. Появится диалоговое окно Защитить лист.

В соответствующее поле введите пароль (рис.18) и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля, в котором повторно введите свой пароль и щёлкните на кнопке ОК.

После чего выполните первые два пункта, установите опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.

Рисунок 18. – Настройка защиты

При необходимости внесения правок в защищенные ячейки нужно снять защиту с рабочего листа. Для этого выполните команду Сервис/Защита/Снять защиту листа. Появится диалоговое окно Снять защиту листа, в соответствующее поле которого введите установленный пароль и щелкните по кнопке ОК. После этого все ячейки рабочего листа будут открыты для записи и редактирования.

Рисунок 19. – Снятие защиты

6. Печать рабочих листов

Опции программы Excel позволяют управлять выведением на печать данных рабочих листов и диаграмм. Можно использовать команду Просмотр для предварительного просмотра данных перед печатью. Команда Параметры страницы позволяет установить поля, ввести верхние и нижние колонтитулы.

Печать заданной области

Можно напечатать содержимое рабочей книги, конкретного рабочего листа или выделенного интервала. По умолчанию программа Excel выделяет и печатает текущий рабочий лист. Можно задать, какую часть рабочего листа нужно напечатать.

Печать заданного диапазона

Для печатания заданного диапазона рабочего листа выполните такие действия:

Выделите диапазон, который нужно напечатать.

Выберите команду Файл/Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Появится диалоговое окно Печать.

В зоне Вывести на печать этого диалогового окна выберите опцию выделенный диапазон.

Щелкните по кнопке ОК, и программа Excel напечатает выделенный диапазон.

Задание области печати.

Если вы печатаете один и тот же диапазон рабочего листа, можно обозначить его как область печати, чтобы каждый раз при печати листа сразу его задавать.

Для задания области печати выполните такие действия:

Выполните команду Файл/Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы.

Щелкните по вкладке Лист этого листа, если он невыделенный.

Щелкните по полю Выводить на печать диапазон и обозначьте область печати, выделив нужный диапазон ячеек с помощью мыши или введя их адреса (около них появится рамка). Excel присвоит выделенному диапазону имя Область печати.

Для окончания работы щелкните по кнопке ОК.

Задать область печати можно также следующим образом:

Выделите необходимый для печати диапазон ячеек.

Выполните команду Файл / Область печати / Задать.

Рисунок 20. – Печать документа

Рисунок 21. – Параметры страницы

В зоне Масштаб установите переключатель в положение Установить, потом введите число в поле% от натуральной величины. Лист можно уменьшить до 10% или увеличить до 400% от нормального размера. (при печати листов диаграмм этот параметр доступный лишь для принтеров,

которые поддерживают изменение масштабов, рис.38).

Щелкните по кнопке ОК. При печати программа Excel разместит диапазон на одном листе.

Рисунок 22. – Параметры страницы

Установка других опций печати

В диалоговом окне Параметры страницы можно задать дополнительные опции печати. Можно спрятать или напечатать линии сетки, добавить на отдельном листе примечания к ячейкам, напечатать цветные рабочие листа черно - белым, напечатать заголовки строк и столбцов. Для этого выберите команду Параметры страницы меню Файл и щелкните по вкладке Лист. В зоне Печать диалогового окна поставьте или удалите нужные опции печати. В зоне Последовательность вывода страниц выберите одну из опций. После чего щелкните по кнопке ОК.

7. Построение диаграмм

Для представления в графическом виде данных рабочих листов (таблиц) используют диаграммы. Данные рабочего листа, которые используются при создании диаграмм, соединяются с ней и при их изменении диаграмма обновляется. Можно создавать встроенную диаграмму, которая добавлена непосредственно в рабочий лист, или выполнить ее на отдельном листе диаграммы в рабочей книге. После создания можно дополнить диаграмму названиями и линиями сетки. Для изменения формата диаграммы можно использовать автоформаты.

Создание диаграмм с помощью мастера диаграмм.

Для создания диаграммы с помощью мастера диаграммы выполните такие действия:

Выделите данные, которые вам нужно использовать в диаграмме.

Выполните команду Вставка/Диаграмма или щелкните по кнопке Мастер диаграмм.

Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4). Выберите тип диаграммы из соответствующего списка, а потом ее вид. После чего щелкните по кнопке Далее>. У вас есть возможность увидеть предыдущий вид диаграммы, нажав левой кнопкой мыши на кнопку Просмотр результата.

Рисунок 23. – Мастер диаграмм

Если адрес диапазона в текстовом поле Диапазон вкладки Диапазон данных правильный, щелкните по кнопке Далее>. В противоположном случае выделите диапазон в рабочем окне или введите адреса его ячеек и после этого щелкните по кнопке Далее>. Также можно внести некоторые изменения, выбравши вкладку Ряд. Появится новое диалоговое окно (рис.23).

В данном окне можно усовершенствовать диаграмму, используя соответствующие вкладки. Например, гистограмма может принять такой вид (рис.24, 25). Щелкните по кнопке Далее>. Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.

Укажите место расположения диаграммы.

Щелкните по кнопке Готово. Диаграмма появится на рабочем листе.

После вставки диаграммы в рабочий лист можно изменить ее размеры или переместить в другое место, перед этим выделив ее. Чтобы выделить диаграмму, поместите на ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой мыши. При этом около диаграммы появится тонкая прямоугольная рамка с маркерами в виде черных квадратиков по углам, посередине каждой из сторон (размерные маркеры).

Для изменения размеров диаграммы выполните такие действия:

Выделите диаграмму.

Смените размеры диаграммы, перемещая размерные маркеры. Для пропорционального изменения размеров перемещайте угловые размерные маркеры, для изменения ширины или высоты – соответствующие маркеры на серединах сторон.

Рисунок 24. – Параметры диаграммы

Рисунок 25. – Параметры диаграммы (шаг 3)

Рисунок 26. - Параметры диаграммы (шаг 4)

Рисунок 27. – Построение диаграммы

Рисунок 28. – Настройка вида диаграммы

Для перемещения диаграммы выполните такие действия:

Выделите диаграмму.

Установить на диаграмме курсор, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите диаграмму на новое место.

В любой момент можно сменить тип или формат диаграммы. При этом программа преобразует диаграмму соответственно с измененным типом.

Для смены типа диаграммы выполните такие действия:

Щелкните левой кнопкой мыши по диаграмме, тип которой нужно изменить.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Тип диаграммы из контекстного меню. Появится диалоговое окно Тип диаграммы.

Выберите нужный тип диаграммы.

Щелкните по кнопке ОК. Excel изменит тип диаграммы.