Внедрение компьютерной программы сопряжено с капитальными вложениями на приобретение, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно соответствовать экономическое обоснование его целесообразности.
Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.
Экономический эффект от использования компьютерных бухгалтерских программ подразделяют на прямой и косвенный.
Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых и денежных затрат, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. Показатели прямой эффективности могут быть выражены как в натуральных, так и в стоимостных измерителях.
Этот расчет может быть сделан как в целом, так и по отдельным участкам и операциям.
Экономическая эффективность называется косвенной, если она косвенно влияет на результаты производственной деятельности и не всегда может быть выражена в натурально-стоимостных показателях.
Оба вида экономической эффективности взаимоувязаны. Однако как правило косвенный эффект значительно превосходит прямой, именно он и является целью построения автоматизированной информационной системы.
Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда. Чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.
При определении экономической эффективности от внедрения компьютерной программы в ООО «Услуга» можно воспользоваться общепринятой методикой расчета, состоящей из следующих этапов:
1 этап - Определение общих капитальных затрат, связанных с автоматизацией задач управления (КЗа).
2 этап - Определение текущих затрат пользователя, связанных с автоматизацией задач управления (Зпосле авт ).
3 этап - Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы (З до авт..).
4 этап - Определение годовой экономии, связанной с использованием ПК и пользовательских программ (Эг). Расчет срока окупаемости общих капитальных затрат (Ток ).
1 этап. Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления рассчитываются по формуле:
КЗа = Цпо + Ктех + Крм + Кпр + Кн , (1)
где Цпо – капитальные затраты на покупку программного обеспечения (8000руб.);
Ктех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения;
Крм - капитальные затраты на создание рабочего места пользователя;
Кпр - капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы (3000 руб.);
Кн - капитальные затраты, связанные с настройкой программы (2000).
Расчет капитальных затрат на создание рабочего места пользователя осуществляется по формуле:
Крм = (Sпл* Цпл + Змеб)*Тм / Тобщ , (2)
гдеSпл – площадь, необходимая для создания рабочего места (3 кв.м.);
Цпл – цена 1 кв.м. площади (8000 руб.);
Змеб – затраты на приобретение мебели (5000 руб.)
Тм – время использования персонального компьютера для решения задачи с приобретенной программой.
Тм рассчитывается по формуле:
Тм = Вт * Др, (3)
где Вт – ежедневное время работы с программой (7 ч);
Др – количество рабочих дней, в течение которых применяется программа (260 дн.).
Время использования ПК для решения задачи с приобретенной программой Тм = 7*260 = 1820ч.
Тобщ – общее время использования компьютера в течение года.
Тобщ рассчитывается по формуле:
Тобщ = Ds * S * Др * Nм * Кис, (4)
где Ds– длительность смены (8 ч.);
S – число смен (1);
Др – среднее число дней в месяце (21 дн.);
Nм – число месяцев эксплуатации ЭВМ (12мес.);
Кис – средний коэффициент использования ЭВМ в течение смены (0,9)
Таким образом, общее время использования ПК в течение года
Тобщ = 8*1*21*12*0,9 =1814,4ч.
Находим капитальные затраты на создание рабочего места пользователя:
Крм = (3*8000+5000) *1820 / 1814,4 =29089,5 руб.
Ктех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения рассчитываются по следующей формуле:
Ктех = (Цком + Цтех) * (1+Кт) * ( 1- Киз ) * Тм / Тобщ , (5)
где Цком – рыночная цена компьютера (17000 руб.);
Цтех – рыночная цена дополнительного технического обеспечения (8000 руб.);
Кт – коэффициент транспортных затрат по доставке технического обеспечения (0,03);
Киз – коэффициент износа технического обеспечения (0,2)
Капитальные затраты на покупку технического обеспечения составят: Ктех = (17000+8000)*(1+0,03)*(1-0,2)*1820 / 1814,4 = 20663,6 руб.
Таким образом, подставляя полученные данные в формулу получим общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления:
КЗа = 8000 +20663,6 + 29089,5 + 3000 + 2000 = 62753,1 руб.
2 этап.
Расчет годовых текущих затрат предприятия, связанных с использованием ПК и компьютерной программы можно рассчитать следующим образом:
Зпосле авт = Тм * См + Цпо / Тс + Зот, (6)
где См – стоимость одного часа эксплуатации ПК (43 руб.);
См = (1+КНР)*Ом/(Др*DS), (7)
где КНР – коэффициент накладных расходов, связанных с работой ПК;
Ом – месячный оклад специалиста, работающего с программой (6000 руб.);
См = (1+0,2)*6000/21*8 =43 руб.
Тс - время эксплуатации программы (5 л.);
Зот – затраты на оплату труда пользователей ПК рассчитываются по формуле:
Зот = Р *Нм *(Ом + Осн), (8)
где Р – количество пользователей после внедрения программы (1чел.);
Нм – количество рабочих месяцев в году (12 мес.)
Осн – отчисления на социальные нужды. (1560 руб.)
Зот = 1*12*(6000+1560) = 90720 руб.
Зтех. – текущие затраты, связанные с использованием прочего технического обеспечения (30% от Цком.), Зтех = 5100 руб.
Таким образом, текущие затраты предприятия, связанные с использованием ПК и компьютерной программы составили:
Зпосле авт =1820 *43 + 5100 + 8000 / 5 +90720 = 175680 руб.
3 этап.
Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы (ранее использовалась другая менее эффективная программа) рассчитаем по формуле:
З до авт. =Тм* См + Цпо / Тс + Зот, (9)
где См – стоимость одного часа эксплуатации ПК (36 руб.);
См = (1+КНР)*Ом/(Др*DS), (10)
где КНР – коэффициент накладных расходов, связанных с работой ПК; (0,01)
См = (1+0,01)*6000/21*8 =36 руб.
Тс - время эксплуатации программы (5 л.);
Зот – затраты на оплату труда пользователей ПК рассчитываются по формуле:
Зот = Р *Нм *(Ом + Осн), (11)
где Р – количество пользователей до внедрения программы (1чел.);
Нм – количество рабочих месяцев в году (12 мес.)
Ом – месячный оклад специалиста, работающего с программой (4000 руб.);
Осн – отчисления на социальные нужды. (1040 руб.)
Зот = 1*12*(4000+1040) = 60480руб.
ЦПО – капитальные затраты на покупку программного обеспечения «1С: Зарплата и кадры» (8400)
Затраты при использовании менее эффективной компьютерной программы составили:
З до авт. = 1820 *36 + 5100 + 8400/5 + 60480 = 132780 руб.
4 этап.
Расчет годовой экономии, связанной с использованием ПК и пользовательских программ рассчитывается следующим образом:
Эг = З до авт. - Зпосле авт (12)
Эг = 175680 – 132780 = 42900 руб.
Расчет срока окупаемости общих капитальных затрат определяем по формуле:
Ток = КЗа / Эг. (13)
Ток = 62753,1 / 42900 =1,5 года [6]
Итак, в результате произведённых расчётов можно сделать вывод об экономической целесообразности и эффективности перехода системы учёта труда и заработной платы ООО «Услуга» на применение программы «1С: Зарплата и кадры». Причём, как мы видим, годовая экономия от данного перехода составит, весьма внушительную сумму – 42900 р. в год, а срок окупаемости немного превысит календарный год. А если учитывать ещё и косвенный эффект от внедрения, то переход на «1С: Зарплата и кадры» выглядит и вовсе необходимым.
В ходе написания данной работы были даны теоретические аспекты и рассчитана экономическая эффективность организации АРМ бухгалтера по учёту труда и заработной платы в ООО «Услуга» на базе программного комплекса «1С: Зарплата и кадры». Бухгалтерский учет на данном предприятии ведется автоматизировано, с использованием программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Для учета расчетов с персоналом по оплате труда в программе «1С : Бухгалтерия» используются следующие справочники условно-постоянной информации: «Сотрудники», «Виды начислений (выплат)», «Налоги и отчисления», «Ставки НДС», «Ставки налога с продаж».
Отличительной чертой данного участка учёта является многообразие форм первичных документов.
Программа «1С: Зарплата и кадры» имеет ряд преимуществ перед другими программами данного типа:
1) Широкая поддержка со стороны франчайзингово партнера фирмы «1С»;
2) Расширенные возможности расчета заработной платы и кадрового учета