Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 3 из 4)

Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.

В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").

На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

Нажмите кнопку ОК.

Задачи

Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис.13).

Рис.13. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи

Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook. Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.

Создание разовой задачи

Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл.3) откроется на закладке Задача.

Таблица 3. Поля формы Задача

Поле	Значения поля	Значения по умолчанию
Тема	Тема задачи	Не устанавливается
Срок	Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет оставить значение этого поля пустым	Не устанавливается
Дата начала	Дата начала работы. Может быть не определена	Не устанавливается
Состояние	Пять состояний задачи на данный момент: На началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена	Не началась
Готово	Состояние задачи, в данный момент в процентном соотношении	0%
Важность	Три значения важности задачи: Высокая, Обычная, Низкая	Обычная
Оповещение	Устанавливается на определенную дату и время	Устанавливается надень завершения задачи на 8.30 утра
Описание	Содержит текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и внедренные объекты
Контакты	Указываются контакты, связанные с решением данной задачи
Категории	Указывается принадлежность к категории
Частное	Указывается характер задачи

Введите тему задачи - подготовка к презентации.

Введите срок окончания - и дату начала работы -

Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово - 0%.

Заполните поле Важность - обычная.

Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2010.

Для отображения диалогового окна Категории (рис.14) нажмите кнопку Категории.

Рис.14. Выбор категории

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты. Нажмите кнопку ОК. После заполнения всех полей формы (рис.15) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Рис.15. Форма задачи

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т.д. При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.

Создание новой повторяющейся задачи

Раскройте форму задачи описанным выше способом.

Заполните поля формы.

Нажмите кнопку Повторение. Раскроется диалоговое окно Повторение задачи (рис.16).

Выберите частоту повторения задачи.

Установите параметры выбранной частоты, время, дату начала и окончания.

Нажмите ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть. Для назначения задач другим пользователям применяются поручения (команда Создать поручение в меню Действия). Вид формы задачи при этом несколько изменится (рис.17). Если вы хотите следить за ходом работы над задачей, то установите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач.

Рис.16. Диалоговое окно Повторение задачи

Рис.17. Форма задачи в процессе создания поручения

Дневник

Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос, сообщение электронной почты и т.п.). Виды деятельности, автоматически заносимые в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (рис.18), выбрав команду Параметры в меню Сервис.

Рис.18. Окно Параметры дневника

Действия, отмеченные в поле Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можно записывать в Дневник вручную.

Создание записи в Дневнике

Т. Нажмите кнопку Создать, Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 19).

Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо).

Заполните нужные поля диалогового окна.

По окончании создания записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.

Рис. 19. Форма записи в Дневнике

Каждая запись Дневника представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например, запись о документе вносится при его создании или использовании. Можно открыть и просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как средство быстрого доступа к элементу Outlook или соответствующему документу. Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к Дневнику: это позволяет найти нужную информацию. При наличии модема можно записывать продолжительность телефонных разговоров и других действий. В Дневнике Outlook можно задать автоматическую запись ваших связей с контактами, выбранными из списка. Автоматически записываемые в Дневник Outlook документы иногда появляются не сразу, а через несколько минут.д.невник имеет шесть стандартных представлений: по типу, по контактам, по категориям, список элементов, за последние семь дней, телефонные звонки. На (рис. 20) записи в Дневнике сгруппированы по типам и распределены по временной шкале. Представления в виде временной шкалы имеют различный масштаб: в режимах День и Неделя записи в Дневнике изображаются значком соответствующего типа и текстом темы (рис. 20), в режиме Месяц - только значком.

Рис. 20. Записи в Дневнике в режиме День

Заметки

Заметки - это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете в бумажный блокнот. В заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст для вставки в другие элементы или разделы документов. Заметку легко создать, вызвав соответствующее окно программы Outlook (рис.21). Можно работать, оставив заметки открытыми на экране; можно сохранить вместе с другими заметками или экспортировать в другие документы Microsoft Office. Текст заметки набирается шрифтом, заданным в поле диалогового окна Параметры заметок, доступном при выборе команды Параметры в меню Сервис (рис.22). Объем вводимого текста неограничен; если он превышает стандартный размер заметки, текст можно прокрутить. Можно увеличить и уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью мыши.

Рис.21. Окно Outlook с раскрытой папкой Заметки

Рис.22. Диалоговое окно Параметры заметок

Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование

Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.

Просмотр папки или файла

Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.

Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы (рис.23). Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид. Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл.

Рис.23. Просмотр файлов и папок в окне Outlook

В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис. После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис.24).