Важнейшие условия начала работ по созданию АСУ - заинтересованность руководящего состава предприятия, в первую очередь директора; понимание трудности или невозможности дальнейшего управления предприятием "ручными" методами, в особенности при его развитии; готовность сотрудничать с разработчиками при преодолении неизбежных трудностей в процессе создания АСУ, особенно при освоении новых комплексов задач.
Обследование проводится по специальной программе, представляющей собой перечень вопросов, ответы на которые достаточно полно характеризуют производственно-хозяйственную деятельность предприятия и позволяют определить основные параметры будущей АСУ.
Должна быть проведена оценка уровня подготовленности предприятия к созданию АСУ – соответствие используемых в основном производстве технических средств и технологии современному уровню; наличие налаженного нормативного хозяйства, четкой системы технической подготовки производства, классификаторов и шифраторов и уровня общей культуры производства.
Полученные в результате обследования данные служат основой для разработки рекомендаций по совершенствованию организационной и функциональной структуры существующей системы управления; определения состава подсистем и комплексов задач в создаваемой АСУ и очередности их разработки; составления ТЗ на создание АСУ.
Обследование функциональной структуры заключается в выявлении перечня, содержания и периодичности выполнения функций управления на уровне заводских и внутрицеховых подразделений, по каждому подразделению и отдельным должностным лицам. По каждой функции управления определяют количество работников, участвующих в ее реализации, их образование, должностные оклады, затрачиваемое ими время; наличие и содержание формальных методов решения задач, связанных с выполнением этой функции; применяемые технические средства; должностные инструкции и положения, регламентирующие ход выполнения функции управления должностными лицами.
Обследование материальных потоков позволяет выявить характер и особенности производства, оказывающие влияние на требования к созданию эффективной АСУ. При этом определяется характер производственных операций в каждом цехе и на основных его участках; какие материалы, детали и узлы и в каком количестве получает и сдает каждое подразделение; точки учета движения промежуточной и готовой продукции; средства ее транспортировки, средства и формы складирования; периодичность и сроки сдачи продукции.
Обследование информационных потоков состоит в уточнении применяемой терминологии для обеспечения взаимопонимания персонала разработчика и заказчика; выявлении используемых на предприятии внешних и внутренних документов и составлении схемы документооборота; определении информационных связей предприятия и его подразделений. Схема документооборота составляется на таком уровне детализации, чтобы она была обозримой и в то же время достаточно информативной для определения требований к ее совершенствованию и автоматизации. При необходимости составляется несколько схем документооборота - укрупненная общая для предприятия и дополнительные на уровне цехов и отделов.Количественные характеристики информационных потоков позволяют определить объемы поступающей, обрабатываемой и выдаваемой информации подразделениями и предприятием в целом, а также изменения этих объемов во времени.
Изучение производства, методов планирования и учета проводится с целью определения требований к последним в условиях функционирования АСУ. Определяется тип основного производства – массовый, крупносерийный, серийный или индивидуальный, а также режим работы по числу дней в неделю и количеству смен. Выявляется номенклатура готовых изделий, трудоемкость, себестоимость и оптовая цена каждого из них, а также количество наименований и число входящих в каждое изделие деталей и узлов. Кроме того, определяется продукция, поставляемая по кооперации и в виде запасных частей. Фиксируется производственная программа в виде плана выпуска на текущий, прошлый и планируемый годы по номенклатуре, запасным частям и поставкам по кооперации, а также на весь товарный выпуск.
Характеристика предприятия включает также описание его структуры, представляемой в виде схемы, на которой указаны все подразделения с указанием административной подчиненности. При необходимости схема структуры сопровождается пояснительной запиской. Для сборочных цехов и участков составляется схема поступления на сборку узлов, деталей и комплектующих изделий из других цехов и со складов, с указанием откуда, что и в каком количестве поступает. Определяется загрузка сборочных цехов – темп выпуска и номенклатура изделий, одновременно собираемых на каждом сборочном конвейере. В характеристику предприятия входит также состав работающих в целом по заводу и с разбивкой по цехам. По каждой категории работающих приводится их число, для рабочих – с разбивкой на основное и вспомогательное производство. Приводится состав производственного оборудования – общее количество по цехам с выделением уникального оборудования. В заключительном разделе характеристики предприятия дается перспектива его развития на ближайшие пять лет – ввод новых производственных мощностей, существенные изменения технологии производства, освоение новых изделий.
Важной частью предпроектной стадии создания АСУ является анализ предприятия, направленный на выявление общих тенденций и факторов развития производства; целей и критериев эффективности функционирования и развития производства; факторов, препятствующих и способствующих достижению целей; общих и специфических характеристик развития предприятия, его роли и места в общем комплексе деятельности отрасли и в народном хозяйстве. Наиболее важным и наименее формализуемым является определение целей функционирования предприятия и критериев эффективности управления им. Для этого целесообразно использовать уже сформулированные цели и критерии вышестоящей системы управления, т.е. для предприятия производственного объединения, а для последнего – отрасли в целом. Если такие цели и критерии ранеене были сформулированы, следует самим разработчикам сделать, по крайней мере, обоснованную прикидку. Используя экспертные методы построения дерева целей, доходят до уровня исследуемого предприятия. Экспертами, оценивающими предлагаемые разработчиками формулировки, являются обычно сотрудники руководящего состава изучаемой и вышестоящей организации. Далее выявляются факторы, способствующие достижению цели. Фактически ими являются подцели, определяемые как следующий уровень ветвления дерева цели. Для промышленного предприятия, если целью является увеличение объема и повышение качества выпускаемой продукции, такими факторами могут быть совершенствование методов планирования и оперативного управления; улучшение использования оборудования и производственных мощностей; совершенствование производственной структуры; улучшение использования материалов; повышение квалификации персонала и совершенствование баланса рабочей силы и т.д.
Перечисленные факторы не предусматривают радикальных мероприятий, требующих существенных капиталовложений, таких, как полная или частичная реконструкция производства, замена оборудования или введение принципиально новой технологии. Ясно, что такие мероприятия, как проводимые сами по себе, так и в совокупности с перечисленными выше факторами, оказывают существенное влияние на объем и качество продукции. Однако предложения подобного типа, как правило, выходят за рамки компетенции разработчиков АСУ.
Для вновь строящихся и реконструируемых предприятий в последнее время создают автоматизированные технологические комплексы. Благодаря развитию микропроцессорной техники системы управления в таких комплексах встраиваются непосредственно в технологическое оборудование, образуя единое целое. Естественно, что в разработке таких автоматизированных технологических комплексов участвуют на равных как конструторы и технологи, так и специалисты по управлению. Однако на более высоких уровнях управления разработчики АСУ исходят из уже принятой технологии.
К факторам, препятствующим повышению эффективности производства, относят несбалансированность планов производства с планируемыми финансовыми, трудовыми, материальными и энергетическими ресурсами; недостаточный уровень технологической и трудовой дисциплины на производстве; наличие физически и морально устаревшего оборудования; нарушение обязательств поставщиками; внесение неоправданно частых изменений в планы производства, финансирования и снабжения; низкую финансовую дисциплину потребителей готовой продукции; недостаточный уровень производительности вспомогательных цехов, транспортного и складского хозяйства; низкий общий уровень культуры производственно-хозяйственной деятельности и т.п.
В результате анализа выявляют пути и возможности повышения эффективности производства на основе совершенствования управления, в томчисле его автоматизации. Это позволяет наметить комплекс первоочередных задач управления, включаемых в состав АСУ. Одновременно вырабатывают общие рекомендации по улучшению управления предприятием независимо от применения вычислительной техники. Кроме того, подготавливаются обоснование очередности разработки задач и предварительные предложения по составу технических средств.
Завершающий этап предпроектной стадии – разработка технического задания; он предопределяет идеологию будущей АСУ. Определяется в основном состав и структура разрабатываемой АСУ, т.е. из каких подсистем она состоит, как они связаны между собой, какие комплексы задач и в каком порядке будут разрабатываться, их назначение. При этом не указывается, как эти задачи будут решаться, какие экономико-математические или иные методы будут использованы; не детализируются формы представления входной и выходной информации. Эти и другие аналогичные им вопросы о том, какими средствами и способами будет выполнять свои функции система, решаются на стадии проектирования. Образно говоря, ТЗ должно дать обоснованный ответ на вопрос, что должна делать разрабатываемая АСУ, а ТЭО - на вопрос, зачем она создается.