РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФИЛИАЛ В Г. НАРО-ФОМИНСК
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ПО «Информатике»
Выполнил:студент 1 курса
заочного отделения __________________
специальность «социальный работник» (подпись)
Проверил:__________________
(подпись)
2005
Содержание
1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel 4
2.Структура документа Excel 5
2.1 Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок. 5
2.2Правила назначения имён. 6
2.3 Типы данных в ячейках электронной таблицы.. 7
3. Форматирование данных. 9
3.1 Режимы работы табличного процессора. 9
3.2 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки. 9
3.3 Ввод и редактирование формул. 10
4. Работа с электронной таблицей, как с базой данных. 13
5. Средства для создания печатного документа Excel 16
Основное назначение: обработка таблично организованной информации.
Главное достоинство - возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями. Возможности Excel:
1) Решает математические задачи: выполняет табличные вычисления, вычисляет значения функций, строит графики функций, решает уравнения, работает с матрицами.
2) Осуществляет математическое моделирование и численное экспериментирование.
3) Проводит статистический анализ, осуществляет прогнозирование и оптимизацию.
4) Реализовывает функции БД.
5) Вводит пароли и защиту на отдельные элементы таблицы.
6) Наглядно представляет данные в виде диаграмм и графиков.
7) Позволяет вводить и редактировать тексты и рисунки.
8) Осуществляет импорт-экспорт.
9) Осуществляет многотабличные связи.
10) Имеет встроенный режим презентаций.
Структурно основанным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки. Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой. Файл с данными Excel имеет расширение *.xls - если это таблица, и *.xlc - если это диаграмма. 1 файл -1 книга. В 1 книге - до 255 рабочих листов. Каждый рабочий лист может иметь несколько страниц. Переход между листами осуществляется выделением соответствующего ярлычка (кнопки навигации).
Лист имеет матричную структуру и содержит 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей данных в таблице Excel является ячейка (клетка). Она находится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки (столбец+строка, А1, В2). Текущая (активная) ячейка - это та, в которой находится курсор.
Адрес ячейки может быть относительным и абсолютным.
Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Ссылки используются в формулах в качестве аргумента.
Задается стиль ссылки: Сервис =>Параметры, вкладка «Основные».
Имеется 2 стиля обозначения адреса:
Стиль А1 (Буква - столбец, число - строка)
Стиль R1C1 (R цифра_строки С цифра_столбец), т.е. и строка и столбец обозначаются сочетанием буква и числа.
Относительный адрес (или просто адрес), состоит из строки и столбца.
Ссылка на блок (группу или интервал ячеек) состоит из адреса верхней правой ячейки и нижней левой ячейки, разделенных двоеточием (А1-.С12).
Относительный аргумент-адрес при копировании формул меняется. Если требуется зафиксировать аргумент-адрес в формуле, то используется абсолютная ссылка (или абсолютный адрес).
Абсолютная ссылка создается из относительной с добавлением $: $А$1 $А1 А$1. Последние 2 примера называются смешанной ссылкой. (Переход между относительной, абсолютной и смешанными ссылками можно осуществить при нажатии F4). Аналогом абсолютного адреса ячейки является собственное имя.
Использование содержательных имён вместо «слепых» адресов при работе с ячейками является элементом хорошего стиля работы и позволяет лучше ориентироваться в больших массивах информации со сложными взаимосвязями.
Правила назначения имени ячейки:
- Начинается с буквы, символа подчёркивания ( _ ) или левого слеша.( / )
- В имени нельзя использовать пробелы. Их заменяют символом подчеркивания.
- Длина имени не должна превышать более 255 символов. Правила назначения имени листа:
- Длина имени не более 31 символа
- Имя листа нельзя заключать в квадратные скобки [ ]
- В имя нельзя включать следующие символы: двоеточие (:); правый и левый слеши (\ /); знак вопроса (?); звёздочка (*).
Присвоить (или удалить) ячейке (или диапазону) собственное имя можно с помощью команды ВСТАВКА=>Имя=>Присвоить или используя поле имени, поставив в него курсор и проведя изменения.
Ячейки электронной таблицы могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую любую информацию - данные числового, логического типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые, статистические и другие функции и т. д.) Действие с ячейками выполняется по однотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:
- исходные или первичные данные - константы;
- производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.
Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.
В обычном режиме работы в ячейках с производными данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.
Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип данных подразумевает:
- допустимое множество значений, которые можно принимать константа или переменная;
- допустимое множество операций над этими данными.
1) Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.
2) Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др.
Разделители в разных странах отличаются: десятичный - в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч - в России иногда ставят пробел, в США - запятая, во многих странах -точка.
3) Дата и время. Вводятся как числа и выравниваются по правому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.
4) Формула. Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.
5) Функция. Представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значение аргументов.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.
Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий, (с ними познакомимся отдельно)
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки. Он индивидуален для каждой ячейки и от него зависит способ обработки данных и их вид. Формат ячейки не отображается на экране, устанавливается отдельно и сохраняется, даже если ячейка пустая.
Для формата ячейка существует специальная команда меню Формат=>Ячейки, либо соответствующая команда контекстного меню. Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.
Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (внизу окна, слева).
1) режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово;
2) режим ввода данных- в Строке состояния появляется индикатор Ввод;
3) режим редактирования - индикатор Правка;
4) командный режим - в Строке состояния появляются подсказки;
5) запись макроса - подключение микропрограммы на VisualBasic.
Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы. Варианты копирования, заполнения и вставки:
- копирование только значений (не формул);
- копирование только форматов
- полное копирование значений, форматов и формул. При копировании и перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются.
При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.
Копирование и заполнение ячеек используется для упрощенного ввода однотипных данных и формул. Для этого используется команда меню ПРАВКА=>Заполнить и маркер автозаполнения.
Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющееся последовательностью данных (рядами) или постоянными значениями.
Маркер заполнения - небольшой черный квадратик, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.
При выделении строки маркер заполнения выводится в левом нижнем углу. При выделении столбца маркер заполнения выводится в правом