Понятия и возможности Windows (стр. 2 из 5)

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Все рабочие листы сохраняются в одном файле.

1.2.3. Строки, столбцы, ячейки и их адреса

Рабочая область ЭТ состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом 65536, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от A до Z, затем от AA до AZ, BA до BZ и т.д.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, Рисунок 2, B5).

рисунок 2

Ссылки используются в формулах и функциях.

Итак: Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ.

Адрес ячейки определяется названием столбца и номером строки.

Ссылка – способ указания адреса ячейки.

1.2.4. Блок ячеек

В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок на первую и последнюю его ячейки, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие.

2.3. Завершение работы MS Excel

Для завершения работы в MS Excel можно пользоваться двумя способами.

Первый способ:

На строке заголовков, в правом углу щелкнуть мышью, по кнопке закрыть -

.

Второй способ:

1. Выбрать в строке меню команду Файл. Появится меню команды Файл.

1. Щелкнуть мышью на команде Выход

2.4. Открытие документа

Рассмотрим два способа открытия ранее созданного документа:

Первый способ:

На примере открытия документа пробный документ, сохраненного ранее в папке Мои документы.

1. На рабочем столе двойным щелчком мыши открыть папку Мои документы.

1. Открыть документ с названием пробный документ двойным щелчком мыши.

Второй способ:

На примере открытия документа пробный документ1, сохраненного ранее в папке Диск 3,5 (А:).

1. Открыть MS Excel.

1. Щелкнуть мышью на панели инструментов Стандартная, по кнопке открыть -

(это же можно проделать через команду Файл в строке меню, пункт - Открыть). Появится диалоговое окно Открытие документа.

2. В диалоговом окне выбрать папку Диск 3,5 (А:). Откроется содержимое папки Диск 3,5 (А:).

3. В содержимом папки щелкнуть мышкой по файлу с именем пробный документ1

4. Подтвердить щелчком мыши по кнопке Открыть

2.5. Создание нового документа

Рассмотрим два способа создания нового документа:

Первый способ:

Щелкнуть мышкой на панели инструментов Стандартная, по кнопке создать -

. Появится новый документ.

Второй способ:

1. Выбрать в строке меню команду Файл. Появится меню команды Файл.

1. Щелкнуть мышью на команде Создать. Появится диалоговое меню команды Создание документа.

2. Щелкнуть мышью по вкладке Общие.

3. Выбрать пункт Книга.

4. Подтвердить кнопкой OK. В результате, на экране отобразится новый документ.

3. Печать

Подготовка к печати.Microsoft Excel предоставляет множество необязательных параметров, позволяющих настроить конечный внешний вид напечатанной страницы в соответствии с предъявляемыми требованиями. Для того чтобы проверить все, что может повлиять на результаты печати, следует выполнить предварительный просмотр листа перед печатью.

Просмотр листа перед печатью. Microsoft Excel предоставляет три способа просмотра и настройки внешнего вида листа перед печатью.

1. Обычный режим. Используется по умолчанию. Наилучший режим для просмотра на экране и работы.

1. Предварительный просмотр. Показывает печатную страницу и позволяет легко настраивать столбцы и поля.

2. Режим разметки страницы. Показывает распределение данных по страницам и позволяет быстро настраивать область печати и разрывы страниц.

По мере выполнения настроек, влияющих на параметры печати листа, можно переключаться из одного режима в другой для просмотра изменений перед отправкой данных на печать.

3.1. Предварительный просмотр

Рассмотрим два способа предварительного просмотра:

Чтобы увидеть, как будет выглядеть лист перед печатью:

Первый способ:

Щелкнуть мышкой на панели Стандартная по кнопке Предварительный просмотр

. На экране отобразится режим предварительного просмотра (Рисунок 9).

Второй способ:

1. Выбрать в строке меню команду Файл. Появится меню команды Файл.

1. Щелкнуть мышью на команде Предварительный просмотр. На экране отобразится режим предварительного просмотра.

2.

рисунок 9

Команды режима предварительного просмотра

Кнопка	Действие
Далее	Отображает следующую страницу. Если выделено несколько листов, то при нажатии кнопки Далее по достижении последней страницы текущего листа Excel отображает первую страницу следующего выделенного листа.
Назад	Отображает предыдущую страницу. Если выделено несколько листов, то при нажатии кнопки Назад по достижении первой страницы текущего листа Excel отображает последнюю страницу предыдущего выделенного листа.
Масштаб	Позволяет переключаться между полностраничным режимом просмотра и режимом увеличения. Данная кнопка не влияет на размер печатаемых страниц. Перейти из полностраничного режима просмотра в режим увеличения и обратно можно также щелкнув любую область листа.В зависимости от разрешения монитора в полностраничном режиме просмотра могут не отображаться некоторые графические элементы, например тонкие границы.
Печать	Позволяет установить параметры печати и затем напечатать выделенный лист.
Страница	Позволяет установить параметры страницы для печатаемых листов.
Поля	Отображает или скрывает маркеры полей, которые можно перетаскивать для настройки полей страницы, полей верхнего и нижнего колонтитулов и ширины столбцов.
Разметка страницы	Позволяет переключиться в режим разметки страницы, в котором можно настраивать положение разрывов страниц на активном листе. Кроме того, можно изменить область печати и данные на листе. Если при нажатии кнопки Предварительный просмотр был выбран режим разметки страницы, название этой кнопки изменяется с Разметка страницы на Обычный режим.
Обычный режим	Отображает активный лист в обычном режиме.
Закрыть	Закрывает окно предварительного просмотра и возвращает к предыдущему режиму просмотра активного листа.

3.2. Установка параметров страницы

Позволяет установить необходимые параметры страницы для печати.

Первый способ:

Из режима Предварительный просмотр

.

1. Кнопка

1. Вкладка Страница: В пункте Ориентация задается изменение отображения информации на листе бумаги: книжная – по вертикали; альбомная – по горизонтали. Выберите альбомная

В пункте Масштаб на реальный масштаб листа при распечатке не влияет.

В пункте Номер первой страницы имеет смысл устанавливать номер, если в колонтитул включена нумерация.

2. Вкладка Поля Задать поля отступов от края листа до текста: верхнее – 3; нижнее – 3.

Центрировать на странице позволяет задавать центровку информации относительно листа, как по горизонтали, так и по вертикали. Задать центровку: þ горизонтально

þ вертикально

3. Подтвердить изменение параметров кнопкой OK

Второй способ:

Из обычного режима.

1. Выбрать в строке меню команду Файл. Появится меню команды Файл.

1. Щелкнуть мышью на команде Параметры страниц… На экране отобразится диалоговое окно Параметры страниц…

2. Дальше производятся аналогичные действия, приведенные в первом способе с 3 по 7 пункты.

3.3. Печать

Первый способ:

Из режима Предварительный просмотр

.

1. Кнопка

1. В пункте Имя – выбирается принтер для печати, если он установлен.

В пункте Печатать – выбирается диапазон страниц для печати.

В пункте Вывести на печать – выбирается нужный объект для печати:

a. выделенный диапазон - печать только выделенного множества;

a. выделенные листы – распечатывать активный лист или выделенные листы;

b. всю книгу – распечатывает всю рабочую книгу.

В пункте Копии – может указываться число копий и их разбор по копиям.

0. Подтвердить изменение параметров кнопкой OK

Второй способ:

Из обычного режима.

1. Выбрать в строке меню команду Файл. Появится меню команды Файл.

1. Щелкнуть мышью на команде Параметры страниц… На экране отобразится диалоговое окно Параметры страниц…

2. Дальше производятся аналогичные действия, приведенные в первом способе с 3 по 4 пункты.

4. Работа с функциями и формулами

Формулы и функции используются для облегчения подсчета числовых данных.

При копировании или перемещении формул из одной ячейки в другую необходимо управление формирование адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул наряду с введенным понятие ссылки используются понятия относительной и абсолютной ссылок.