Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии.
Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, - от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.
Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно - необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.
Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.
Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.
В современных системах управления используются информационные технологии, исключающие бумажный носитель и осуществляющие обмен данными по сети между АРМ сотрудников. Информационные технологии предполагают также объединение совместных усилий группы сотрудников над решением какой-либо задачи (т.е. организацию в сети рабочей группы), обмен мнениями в ходе обсуждения в сети какого-либо вопроса в режиме реального времени (телеконференция), оперативный обмен материалами через электронную почту, электронные доски объявлений и т.п.
Объемы информации, высокие требования к точности и достоверности, необходимость эффективного анализа текучести кадров - вот основные причины, предопределяющие автоматизацию деятельности рассматриваемого подразделения - отдела кадров.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.
Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.
Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.
Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.
Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP.
СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.
При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.
Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:
- простота средств реализации,
- легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),
- наглядность визуализации информации.
Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:
- загрузка модулей по требованию;
- оптимизация дерева вызовов;
- использование файлов MDE;
- автоматическая поддержка компилированного состояния;
- использование библиотек Windows API;
- индивидуальная настройка системы;
- эффективное использование индексов;
- встроенный оптимизатор запросов.
Как любая модель, модель «сущность-связь» имеет несколько базовых понятий, которые образуют исходные кирпичики, из которых строятся уже более сложные объекты по заранее определенным правилам.
Сущность, с помощью которой моделируется класс однотипных объектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Так как сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то предполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности. Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов – характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности. Например, у сущности «Сотрудник» может быть следующий набор атрибутов: Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Количество детей, Наличие родственников за границей. Набор атрибутов, однозначно идентифицирующий конкретный экземпляр сущности, называется ключевым. Для сущности «Сотрудник» ключевым будет атрибут Табельный номер, поскольку для всех сотрудников данного предприятия табельные номера будут различны. Экземпляром сущности «Сотрудник» будет описание конкретного сотрудника предприятия. Одно из общепринятых графических обозначений сущности – прямоугольник, в верхней части которого записано имя сущности, а ниже перечисляются атрибуты, причем ключевые атрибуты помечаются, например, подчеркиванием или специальным шрифтом.
Пример определения сущности в модели ER
| СОТРУДНИК |
| Табельный номер |
| Фамилия |
| Имя |
| Отчество |
| Количество детей |
Система управления базами данных (СУБД) обычно поддерживает 4 основных типа отношений между таблицами:
- один-к-одному (одной записи в первой таблице соответствует одна запись во второй);
- один-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много записей во второй);
- много-к-одному (многим записям в первой таблице соответствует одна запись во второй);