Построение программы ведения электронной документации кадрового отдела (стр. 1 из 3)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика предметной области

1.2. Организация предметной области

1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач

1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

1.5. Обособление проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение комплексных задач

2.2. Технологическое обеспечение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Курсовой проект преследует цель оценить уровень подготовки студентов по общепрофессиональным и специальным дисциплинам, полученные ими теоретические знания, приобретенные навыки самостоятельной работы, умение синтезировать полученные знания и применять их к решению практических задач.

Выполнение КП является одним из завершающих и наиболее значимым этапом обучения студентов по дисциплине «Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем». Его конечным результатом является представление и защита оформленной соответствующим образом работы, в которой отражается содержание изучаемой дисциплины и качество подготовки специалистов этого направления.

Конечной целью КП является выявление уровня подготовки студента, степени готовности его к усвоению профессиональных знаний.

Основными задачами выполнения КП является:

1. выявление понимания студентом основных проблем и перспектив развития технологии проектирования автоматизированных информационных систем;

2. выявление понимания студентом значимости своей будущей профессиональной деятельности, умения приобретать новые знания, особенно в области современных информационных технологий;

3. выявление умения работать с технической и нормативной документацией, а также четко излагать свои мысли;

4. выявление навыков решать поставленные практические задачи с использованием теоретических знаний;

Курсовая работа посвящена анализу проектирования базы данных, а также освещению методов построения форм и отчетов на примере построения программы ведения электронной документации кадрового отдела.

Целью курсовой работы является реализация базы данных для обеспечения кадрового процесса в почтовом отделении.

Задачами, которые следует решить для раскрытия выбранной темы, являются:

- сбор документов для описания предметной области;

- отбор документов – источников для создания базы данных (этап системного анализа предметной области);

- выявление сущностей инфологической модели и моделирование связей между ними (этап инфологического моделирования);

- построение набора таблиц базы данных и нормализация базы (этап даталогического проектирования);

- описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД (этап даталогического проектирования);

- реализация базы данных и организация запросов в выбранной СУБД (этап физического моделирования);

- реализация программного интерфейса к базе данных (этап создания интерфейса приложения).

В настоящее время практически во всех сферах человеческой деятельности используются базы данных. В том числе решение перечисленных задач позволит достигнуть цели, поставленной в курсовой работе, а именно, реализовать базу данных для обеспечения кадрового процесса в строительной фирме. Данная база данных может применяться в различных строительных организациях. Для обеспечения надежности системы управления данными необходимо выполнить следующие основные требования:

- целостность и непротиворечивость данных,

- достоверность данных,

- простота управления данными,

- безопасность доступа к данным.

Этим требованиям удовлетворяют реляционные базы данных, реализованные в современных профессиональных СУБД.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени начальник кадрового отдела тратит на оформление различной документации. Огромное количество организации и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Практическая значимость курсовой работы заключается в создании автоматизированной системы управления документооборотом в отделе кадров.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика предметной области

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется директору.

Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

Задача отдела кадров - организация работы по обеспечению предприятия кадрами рабочих, специалистов и служащих требуемых специальностей и квалификаций в соответствии с планами по труду и заработной плате, их расстановка, изучение, подготовка и воспитание.

1.2. Организация предметной области

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:

Поток данных - это информация которая передаются и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой

.

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью

.

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником

.

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями

.

Рассмотрим взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия:

С руководством

Получает: статистические отчеты о наличии кадров по категориям; отчеты о проводимой работе воспитательного характера с нарушителями трудовой и производственной дисциплины.

Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.

С профсоюзом

Получает: материалы и предложения, поступившие в ходе обсуждений на рабочих собраниях в цехах, отделах, на производственных участках, случаев нарушений правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.

Представляет: сведения о фактах нарушения правил внутреннего трудового распорядка и состояния трудовой дисциплины, разработанные мероприятия, обеспечивающие их устранение.

Разработке автоматизированной системы документооборота, предназначенной для отдела кадров, и посвящен данный курсовой проект.

1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла - от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

 большое количество документов;

 большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

 сложные схемы согласования документов;

 территориальная распределенность подразделений;

 отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

 поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков.

Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.

Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства (" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.

Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов.