Каждый информационный объект модели данных отображается соответствующей реляционной таблицей. Структура таблиц определяется составом атрибутов соответствующего информационного объекта, где каждое поле (столбец) соответствует одному атрибуту объекта.
Ключевые атрибуты объекта образуют уникальный ключ реляционной таблицы. Строки (записи) таблицы соответствуют экземплярам объекта и формируются при заполнении таблицы.
Связи между объектами реализуются одинаковыми атрибутами – ключами связи в соответствующих таблицах. При этом ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы. Ключом связи в подчинённой таблице является либо некоторая часть уникального ключа в ней, либо поле, не входящее в состав первичного ключа.
В Access может быть создана схема данных, наглядно отображающая логическую структуру БД. Внешний вид схемы данных практически совпадает с графическим представлением ИЛМ.
На этой схеме прямоугольники изображают таблицы БД с полным списком их полей, а связи показывают, по каким полям осуществляется взаимосвязь таблиц. Имена ключевых полей для наглядности выделены и находятся в верхней части полного списка полей каждой таблицы.
На этом заканчивается внемашинный этап проектирования реляционной БД и начинается этап создания БД непосредственно с помощью СУБД Access на компьютере.
Система управления базой данных – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. Многие СУБД на самом деле являются не законченными продуктами, а специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления.
Необходимость программирования всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в управление и производство в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказы на программирование специализированной системы «под себя». Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.
Положение изменилось с появлением в пакете MS Office СУБД Access. Ранние версии имели номера Access 2.0 и Access 95. Затем была версия Access 97 и последняя версия Access 2000. В настоящее время наиболее широкое распространение получила версия Access 97.
СУБД Access 97 является удобным средством для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В тоже время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, но для этого надо владеть основами программирования на языке VisualBasicforApplication (VBA).
Ещё одним дополнительным достоинством этой СУБД является интегрированность этой программы с MSExcel, Word и другими программными пакетами MS Office 97.
Система управления БД Access является системой управления реляционной БД и содержит комплекс прикладных программ, предназначенных для создания локальной БД на одном компьютере (ПК), общей базы данных в локальной сети с файл–сервером или создания приложения пользователя, работающего с БД на SQL – сервере.
Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. СУБД Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. База данных в сети с файл-сервером размещается на файловом сервере и может быть также на каждом ПК (рабочей станции). Но в любом случае, операции с ней производятся всегда с рабочей станции (ПК) пользователя. Для пользователя работа в сети со средствами Access практически не зависят от конфигурации сети и размещения СУБД.
На этапе проектирования определяется число информационных объектов (таблиц) базы, набор их полей (атрибутов), тип данных в этих полях, ключевые поля и связи между таблицами. Создание базы данных начинается с создания таблиц.
Как бы тщательно не была спроектирована база данных, всегда возникает необходимость корректировать, изменять, добавлять и удалять данные, в общем, редактировать её объекты. Для этого можно использовать традиционные в Windows - приложениях инструменты: буфер Обмена и мышь.
Большинство данных, при редактировании которых курсор становиться текстовым (I), могут быть скопированы в БО, а именно:
- имена файлов, полей, таблиц;
- подписи, названия типов, тексты справок.
При работе с БО используются команды:
- вырезать (CTRL+X);
- копировать (CTRL+C);
- вставить (CTRL+V).
Использование БО при редактировании данных не всегда является удобным, поэтому предпочтительнее в этих случаях применять мышь.
В уже созданной таблице всегда можно переименовать название поля (столбца). Для этого надо дважды щёлкнуть мышью по имени поля и ввести новое имя.
Ширина строк и столбцов таблиц задана по умолчанию и для изменения их надо установить курсор на разграничительную линию и, нажав левую кнопку мыши, перетащить линию на нужное расстояние. Чтобы ширина столбца автоматически соответствовала длине записи надо дважды щёлкнуть мышью по разграничительной линии.
Программа MSA использует тот же интерфейс, что и остальные Windows-приложения. Поэтому, чтобы выполнить какие-либо действия над объектами, необходимо их выделить. Для выделения столбца необходимо щёлкнуть мышью в области его заголовка. Аналогично выделяется и строки. Чтобы выделить ячейку, надо установить курсор мыши в левом верхнем углу ячейки (курсор в виде +) и щёлкнуть мышью. Если просто щёлкнуть мышью в ячейке, то будут выделены только данные.
Для выделения блока ячеек необходимо выделить ячейку в левом верхнем углу блока и, нажав и удерживая левую кнопку мыши, протащить в правый нижний угол блока. Операции копирования, вставки, перемещения, удаления ячеек аналогичны приёмам работы с ячейками в электронных таблицах Excel.
Чтобы удалить таблицу в базе данных, надо на вкладке ТАБЛИЦЫ окна БД выделить её имя и нажать клавишу DELETE.
Основным преимуществом создания БД в МSA является наличие связей с использованием ключевых полей таблиц. Вместо того, чтобы создавать одну большую громадную таблицу, создают несколько небольших и устанавливают между ними связи. Взаимосвязи позволяют объединить в запросах, формах и отчетах данные из разных таблиц.
Связи между таблицами графически отображаются в окне СХЕМА ДАННЫХ, где таблицы представлены списками полей, а связи - линии между полями.
Схема данных, прежде всего, ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализацию. Это означает, что между таблицами могут быть установлены связи 1: М и 1: 1, для которых может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему связи целесообразно строить в соответствии с ИЛМ, разработанной на этапе проектирования.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношений между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, MSA выявляет отношение 1: 1. Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной), а в другой таблице (подчинённой) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, программа выявляет отношение 1: М между записями главной таблицы к подчинённой. В этом случае можно задавать автоматическое поддержание целостности связей.