Между двумя таблицами может быть установлена связь - объединение по некоторому полю связи. Для связи-объединения может быть выбран один из трёх способов объединения записей:
Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают (устанавливается по умолчанию).
Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы, для которых нет связанных во второй, с пустой записью второй таблицы.
Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью в первой таблицы.
Такие типы связей могут быть определены, если связь характеризуется 1: 1 или 1: М, а также, если тип отношения не может быть определён системой.
Связать таблицы можно двумя способами: с помощью Мастера подстановок или с помощью команды Схема данных.
Заполнение таблиц в базе данных трудоемкий и кропотливый процесс. Для упрощения ввода данных используются специальные объекты – формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Данные в таблицы можно вносить и без форм, но существует несколько причин, по которым форма является незаменимым средством ввода данных.
Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (данным), чтобы он не мог «испортить» или удалить ценные данные.
Разные сотрудники фирмы имеют разные права доступа к информации, хранимой в БД. Например, один имеет право вводить только адреса и имена клиентов, другой расчётные счета, а третий денежные суммы на них. Сговор между ними может быть исключён тем, что для ввода данных им предоставляют разные формы, а данные из них могут поступать в одну таблицу.
Ввод данных в таблицу - утомительное дело и через несколько часов работы будут возникать ошибки. К тому же можно настроить управление формой так, чтобы осуществлялась первичная проверка данных при вводе.
Информацию в базе данных, как правило, берут из бумажных документов (бланков, анкет, заявлений, счетов, приказов и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков и благодаря этому снижается утомляемость оператора, а, следовательно, и число его ошибок.
Формы можно создавать в MSA как вручную, так и автоматически, причём несколькими способами. Ручной способ создания форм требует знания некоторых тонкостей работы СУБД и программирования.
Система управления базой данных позволяет не только хранить какую-либо информацию, но также и обрабатывать её. Это производится с помощью запросов, которые при обращении к БД получают конкретную, выборочную информацию.
Круг задач, решаемых при помощи запросов, чрезвычайно широк и многообразен, но в целом все виды запросов условно можно разделить на три большие группы.
Запросы, позволяющие производить простой отбор каких-либо конкретных данных из таблиц.
Запросы для модификации записей таблицы. С их помощью можно удалять строки (записи), изменять отдельные ячейки и добавлять записи.
Запросы для преобразования одной таблицы в другую путём, самый простой случай, создания новой таблицы, содержащей выборочную информацию из исходной (исходных) таблицы. В более сложных видах запросов можно использовать так называемые вычисляемые поля (по формулам), создавать перекрёстные таблицы (сводные, итоговые), строки и столбцы которых соответствуют значениям полей исходной таблицы и т.д.
Работа с запросами мало чем отличается от работы с таблицами. Можно открыть запрос и просмотреть так называемый динамический набор данных в табличном режиме. На основе запроса можно создать отчёт или форму. Сведения в запросе можно сохранять, изменять с параллельным сохранением изменений в самой таблице. Гибкость запросов позволяет пользоваться ими чаще, чем таблицами. Вместо просмотра всех таблиц можно получить ограниченный набор данных по различным условиям.
Окно запроса состоит из двух частей: области для отображения таблиц и сетки QBE (функция графического запроса по образцу). Данная функция приемлема как для создания нового запроса, так и для редактирования имеющегося.
При работе с БД приходится часто использовать различные сведения, которые желательно иметь в виде твердой бумажной копии. Для этого в MSA есть специальный объекты – отчеты, предназначенные для вывода на печать. Отчеты могут содержать разнообразные сведения и иметь довольно привлекательный вид, содержать итоговые и промежуточные результаты.
В отличие от форм, которые тоже можно вывести на печать, отчет позволяет гибко расположить материал на странице (например, в колонках). В качестве источника данных для отчетов могут использоваться как таблицы, так и запросы.
Так как отчёты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчёта расположения данных на печатной странице программа должна «знать» все необходимые данные о принтере. Эти данные она получает от операционной системы, соответственно принтер в системе должен быть установлен.
Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов. методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной, в основном, следующие:
Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.
1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.
2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.
3. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.
4. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. - М.: Мир, 1991. – 252 с.
5. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.
6. Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с.
7. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.
8. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 196 с.
9. Мартьянова А.Е. Методическое пособие по проектированию баз данных; Астрахань, 2003 г., 143 с.
10. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984. – 294 с.
П 2. Листинг SQL-запросов
Запрос «Договор аренды автомобиля»
SELECT Договор. Код, Договор. [Дата договора], Клиенты. [Фамилия Имя Отчество] AS [Клиенты_Фамилия Имя Отчество], Клиенты. [Дата рождения] AS [Клиенты_Дата рождения], Договор. Паспорт, Клиенты. [Дата выдачи] AS [Клиенты_Дата выдачи], Клиенты. [Кем выдан] AS [Клиенты_Кем выдан], Клиенты. [Адрес регистрации] AS [Клиенты_Адрес регистрации], Клиенты. [Вод удостоверение] AS [Клиенты_Вод удостоверение], Клиенты. [Дата выдачи2] AS [Клиенты_Дата выдачи2], Клиенты. [Орган ГАИ] AS [Клиенты_Орган ГАИ], Поручители. [Фамилия Имя Отчество] AS [Поручители_Фамилия Имя Отчество], Поручители. [Дата рождения] AS [Поручители_Дата рождения], Договор. Паспорт2, Поручители. [Дата выдачи] AS [Поручители_Дата выдачи], Поручители. [Кем выдан] AS [Поручители_Кем выдан], Поручители. [Адрес регистрации] AS [Поручители_Адрес регистрации], Поручители. [Вод удостоверение] AS [Поручители_Вод удостоверение], Поручители. [Дата выдачи2] AS [Поручители_Дата выдачи2], Поручители. [Орган ГАИ] AS [Поручители_Орган ГАИ], Договор. [Номерной знак], Автомобили. [Зарегистрированный в], Автомобили. [Марка, модель], Автомобили. Выпуск, Автомобили. Производство, Автомобили. Двигатель, Автомобили. Кузов, Автомобили. Цвет, Автомобили. [Паспорт ТС], Автомобили. [Свидетельство о регистрации], Автомобили. Собственник, Автомобили. [Сумма проката], Автомобили. [Стоимость ТС], Договор. Залог, Договор. [Дата возврата ТС], Автомобили. Фото
FROM Автомобили INNER JOIN (Поручители INNER JOIN (Клиенты INNER JOIN Договор ON Клиенты. Паспорт = Договор. Паспорт) ON Поручители. Паспорт2 = Договор. Паспорт2) ON Автомобили. [Номерной знак] = Договор. [Номерной знак]
WHERE (((Договор. Код) = [Введите номер договора]));