Программное обеспечение Lotus-Notes (стр. 2 из 4)

Такую группировку проще всего выполнить путем "перетаскивания" иконки базы данных с текущего открытого листа на ярлычок другого.

Для переключения с одного листа на другой установите указатель мыши на ярлычок нужного листа и щелкните мышью.

Если в любом месте рабочего пространства нажать правую кнопку мыши, появится контекстное меню. Воспользовавшись верхней строкой «Свойства» этого меню для рабочего пространства можно изменить название страницы рабочего пространства и изменить цвет ярлычка.

Иногда необходимо добавить или удалить листы рабочего пространства. Как это сделать?

Для создания нового листа нажмите мышью на ярлычок листа, перед которым надо поместить новый лист. Выберите команду меню «Создание-Лист» или выберите соответствующий пункт контекстного меню (используя правую кнопку мыши) для рабочего пространства.

Для удаления листа из рабочего пространства нажмите мышью на ярлычок листа, который нужно удалить, и выполните одну из следующих операций:

¨ нажмите клавишу «Delete»

¨ выберите команду меню «Правка-Очистить»

¨ воспользуйтесь командой «Удалить» лист из контекстного меню для рабочего пространства.

Следует иметь в виду, что при удалении листа со значками баз из рабочего пространства удалятся и значки этих баз. Это не означает, что база данных с ее содержимым будет удалена – впоследствии ее можно будет опять открыть и добавить в рабочее пространство.

Дополнительные настройки некоторых параметров рабочего пространства вы можете сделать, воспользовавшись вкладкой «Общие» окна диалога “Параметры настройки”. Для открытия этого окна выберите команду: «Файл-Сервис-Параметры»

Для задания параметров рабочего пространства на этой вкладке используется список Дополнительно. Выбрав нужные опции, нажмите мышью на соответствующие строки (они помечаются значком) и нажмите “ОК“.

Рабочее пространство на самом деле является специальной базой данных Notes и хранится в файле desktop.dsk в каталоге, где установлен Notes. По мере работы размер этого файла будет постоянно увеличиваться. Для контроля размера файла и его сжатия используется вкладка i в информационном окне свойств рабочего пространства.

Основные команды для работы с базой данных

Основные команды для работы с базами данных находятся в меню “Файл”. Если выделить значок базы данных в рабочем пространстве и выполнить команду “Файл-База данных”, то появится ниспадающее меню с командами для работы с базой данных.

Для открытия новой базы данных выполните команду:

”Файл-База данных-Открыть”

Появится окно диалога “Открытие базы данных”.

Последовательность ваших действий следующая:

Выберите из списка “Сервер” имя сервера или введите это имя непосредственно. Это может быть один из серверов Notes вашей организации или “Локальный компьютер” – если база данных расположена на вашей рабочей станции.

Выберите в списке баз данных имя базы, при этом в поле “Имя файла” будет отображаться имя файла базы данных, например, “БД Адресная книга” имеет имя файла names.nsf. Список баз данных может включать подкаталоги основного каталога данных Notes.

Нажмите кнопку “Открыть”.

Иконка базы будет автоматически добавлена в рабочее пространство на первое свободное место в текущей открытой странице.

Администратор Notes вашей организации может выделить некоторые базы данных, которые наиболее широко будут использоваться всеми сотрудниками. В этом случае можно для быстрого открытия базы данных воспользоваться командой меню “Файл-База данных-Открыть специальную”

Со значками баз данных, которые находятся в рабочем пространстве, можно выполнять следующие действия:

Изменять местоположение значка в пределах одного листа. Для этого установите указатель мыши на значке базы данных, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите значок базы данных на новое место.

Упорядочить значки в пределах одного листа. Для этого выберите лист, на котором нужно упорядочить значки баз данных, затем выполните команду меню “Вид – Упорядочить значки”. В результате значки баз данных на листе будут расположены по горизонтали слева направо, начиная с левого верхнего угла листа.

Для удаления значка базы данных нужно выделить значок базы данных в рабочем пространстве и нажать ”Delete” или выполнить команду меню: “Правка – Очистить”

Обратите внимание, удаление значка базы не приводит к удалению базы с диска. Всегда можно снова добавить значок базы в рабочее пространство.

Папки и представления

Важными элементами базы данных Notes являются папки и представления.

Представления – это списки документов, находящихся в базе данных, с некоторой информацией о содержимом этих документов. Практически представления – это фильтры, по которым отбираются документы из базы.

В зависимости от того, как спроектировано представление (по какому критерию отбираются документы при формировании представления), представление может содержать как список всех документов базы данных, так и части документов. Понятно, что разные представления одной базы данных могут содержать списки одних и тех же документов, но с различной информацией, извлеченной из этих документов.

Папки – это тоже списки документов, но в них не устанавливается никаких критериев отбора. В папку можно, как правило, добавить любой документ.

Представления и папки обычно имеют названия, отражающие критерии отбора или порядок формирования списка отображаемых в них документов, например, "Новости экономики\по дате".

Почта и адресная книга Lotus Notes

Почта Notes позволяет Вам общаться посредством электронной коммуникации с людьми, использующими как Notes, так и другое почтовое программное обеспечение. Вы можете обмениваться сообщениями внутри локальной сети предприятия или, подсоединившись к ней удаленно по телефонной линии с помощью модема, например, из дома или гостиницы.

Почтовое сообщение Notes такое же, как и любой документ Notes. Например, Вы можете изменять шрифт и цвет, добавлять вложения, включать таблицы, графику и ссылки. Каждый пользователь Notes хранит сообщения в почтовой базе данных.

Почтовая база Notes содержит большое количество стандартных папок и представлений, помогающих Вам эффективно организовать работу с сообщениями

Стандартные папки Notes

ВходящиеХранит все полученные сообщения, до тех пор пока они не будут перенесены в другую папку или удаленыКорзинаХранит сообщения, отмеченные вами для удаленияПравилаХранит все правила, созданные вами для обработки почтыБланкиХранит все бланки, созданных для отправляемых сообщенийКалендари группХранит календари групп, которые были созданы.

Стандартные представления Notes

ЧерновикиХранит все сообщения, сохраненные без отправки.ОтправленныеХранит все сообщения, сохраненные после отправки..Все документыХранит все сообщения, в настоящий момент находящиеся в почтовой базе данных.ОбсужденияХранит все сообщения, сгруппированные с ответными сообщениями, чтобы можно было просмотреть все обсуждение.

Создание сообщений

Для создания нового сообщения (записки)

1. Откройте почту и щелкните в Панели Действий кнопку «Создать записку"

2. Заполните поля Кому, Копия и СК.

3. Задайте тему письма одной фразой в поле Тема

4. Щелкните в теле письма и создайте новое сообщение

5. (Дополнительно) Вы можете задать параметры доставки

6. Нажмите кнопку “Отправить”

Форма письма имеет примерно следующий вид: