Получение и чтение новых сообщений
Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений.
Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы сможете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие. При выбранной в навигационной панели папки Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему.
По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.
Для извещения пользователей о новых документах в других случаях (например, вы работаете с другими базами данных) Notes периодически просматривает содержание почтовых баз данных. При появлении новых сообщений программа сообщит об этом звуковым сигналом и/или появлением информационного окна
Кроме того, значок почтового ящика в правом сегменте статусной строки изменит свое изображение. При открытии папки Входящие в почтовой базе в левом верхнем углу окна может быть значок
, символизирующий то, что содержимое папки (в базе данных) изменилось и требуется обновить его вид на экране (щелчком мыши по значку или нажатием клавиши F9).Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений. Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы можете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие.
При выбранной в навигационной панели папке Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему. По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.
Работа с папками
Иметь возможность видеть всю полученную корреспонденцию в одном месте – это замечательно. Но зачастую это не самый лучший способ просмотра. В конце концов, не многие хранят всю свою переписку в одном ящике письменного стола.
К счастью, Notes предоставляет вам возможность организовывать вашу почту практически любым способом. Вам лишь нужно выбрать наиболее удобный для Вас. В частности, Вы можете создать столько папок, сколько вам нужно, и даже вкладывать одни папки в другие.
Эта полезная особенность Notes позволяет вам сортировать информацию (например, электронные сообщения) способом, имеющим для вас наибольший смысл. Вы называете папки и определяете, какие сообщения в какие папки должны отправляться.
Создание папки
1.Выделите или откройте базу данных, в которой нужно создать папку.
2.Выполните команду Создание - Папка.
3.Введите имя папки в поле "Имя папки" и нажмите кнопку OK.
Смена типа папки
При создании папки ее структура автоматически копирует структуру представления по умолчанию текущей базы данных. Нажмите кнопку "Дополнительно" и выберите тип папки отличный от назначаемого по умолчанию на основе текущей базы данных. Кроме того, папка может быть создана на основе структуры. Разрабатывать структуру папки имеет смысл в том случае, если в существующих представлениях информация не отображается в нужной форме. После того как папка создана, она отображается в области навигации до тех пор, пока не будет удалена.
Удаление папки
1.Откройте папку, которую нужно удалить.
2.Выберите Действия - Папка - Удалить папку.
Примечание: При удалении папки находящиеся в ней документы сохраняются в представлении "Все документы", если перед удалением папки не были удалены все имеющиеся в ней документы.
Чтобы поместить документ в папку
1.Выберите документ, который нужно сохранить.
2.Выберите Действия - Переместить в папку.
3.В списке "Выберите папку" выберите имя папки, чтобы использовать существующую папку. Если нужно создать новую папку, нажмите кнопку "Создать папку".
4.Чтобы переместить документ в папку и удалить его из всех других папок, нажмите кнопку "Переместить". Чтобы поместить документ в папку, не удаляя его из других папок, нажмите кнопку "Добавить".
5.Примечание: При перетаскивании документа из представления в папку в Notes создается копия документа, которая добавляется в папку.
Обработка почты
Использование средств автоматизации позволяет уменьшить рутинную работу и сконцентрировать свое внимание на важных задачах.
Одним из средств автоматизации в Lotus Notes являются правила для обработки почты.
Правило для обработки почты - это заранее запрограммированное действие, которое выполняется, если полученное письмо имеет заранее оговоренные признаки.
Определим условия, которые будут приводить правило в действие.
Сначала необходимо выбрать атрибут почтового сообщения. Если проверка выбранного атрибута будет проходить успешно, правило начинает действовать.
Для выбора атрибута почтового сообщения используется соответствующее поле диалогового окна.
Всего предусмотрено 12 атрибутов почтового сообщения: отправитель, тема, текст, важность, срочность, Кому, Копия, СК, Кому или Копия, Текст или Тема, Домен Интернета, Размер (байт).
Теперь определим, каким образом будет производиться проверка выбранного атрибута. Можно проверить, соответствует ли определенное поле-атрибут в точности указанному значению, или только содержит его в себе.
Выбор действий достаточно прост, т.к. возможно всего четыре варианта обработки почтового сообщения:
· Переместить в папку
·Скопировать в папку
·Изменить важность на...
·Удалить
Безопасность
Рассмотрим два аспекта обеспечения безопасности в Notes
1) безопасность учетных записей
2) безопасность баз документов
Существует несколько простых правил, позволяющих уменьшить вероятность несанкционированного доступа к серверу Domino. Необходимо чтобы пользователь задавал пароль для доступа к ID-файлу достаточно сложным. Администратор может потребовать от пользователя использовать пароль не короче определенного количества символов. Кроме того, необходимо, чтобы в пароле чередовались строчные и прописные символы, а также были включены цифры. Желательно, чтобы пользователь блокировал свою рабочую станцию вручную или задавал время блокировки при простое. Это делается либо нажатием клавиши F5 на клавиатуре, либо через меню «Файл-Параметры-Параметры настройки», как показано на рисунке
Для полной безопасности ID-файла желательно хранить его на съемном носителе и забирать с собой при уходе с рабочего места.
При работе с базами документов на сервере Вы можете задавать права доступа на базы документов.
Существуют различные уровни пользователей (уровни доступа), в том числе — Корреспонденты, Читатели, Авторы и Редакторы.
· Читатели – могут только просматривать информацию в базах данных.
· Авторы – могут создавать новые документы в базах данных и редактировать созданные ими документы. Разумеется, Авторы могут просматривать информацию в базе данных.
