Программы, используемые в делопроизводстве (стр. 4 из 5)

Само сканирование производится в автоматическом режиме и требует только технического вмешательства пользователя, например перелистывание страниц сканируемого документа. Все действия пользователя в рамках программы во время сканирования заблокированы специальным диалоговым окном, уведомляющим о том, что идет процесс сканирования.

Распознавание документа

Само распознавание представляет автоматический процесс не допускающий вмешательства пользователя. Это основной этап работы программы. Для запуска распознавания необходимо нажать на кнопку Распознать на панели инструментов Scan&Read. Во время выполнения распознавания на экран выдается диалоговое окно Распознавание, назначение которого – предоставить возможность прерывания работы. Строки по мере их распознавания окрашиваются в голубой цвет. Распознанный текст будет помещен в окно Текст. В противном случае диалоговое окно распознавание будет расширено и в нем появятся советы, объясняющие причины, которые могут мешать нормальному распознаванию документа.

Сохранение документа

Распознанный документ необходимо сохранить. Программа предоставляет несколько возможностей сохранения документа. Для того чтобы увидеть все предлагаемые варианты сохранения, следует щелкнуть на раскрывающейся кнопке и ознакомиться с открывшимся меню. Наиболее стандартному сохранению соответствует команда Сохранить в файл. В этом случае открывается стандартное диалоговое окно Сохранение, в котором можно указать тип сохраняемого документа, а также то, какие из распознанных страниц следует сохранить.

Раскрывающийся список, определяющий тип документа, содержит множество вариантов сохранения. Например, поддерживаются варианты сохранения форматирования текста (файлы .DOC, .RTF), возможность использования формата HTML, сохранение неформатированного текста, а также различные способы сохранения документа в виде таблицы или базы данных (.XLS, .DBF, .CSV и так далее). Текст можно не сохранять в файл, а передавать в другую программу для последующей обработки. Возможна также прямая передача данных в нужную программу, например Word или Excel. При выборе такого пункта соответствующая программа запускается автоматически, и в нее передается распознанный текст в виде единого документа. Дальнейшая обработка текста и его сохранение может уже производиться при помощи этих программ.

5. Работа с базами данных

Поиск данных

Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей. Программа позволяет проводить поиск по части имени, если есть вероятность что имя можно целиком написать неправильно.

Для пользования поисковым средством Access, необходимо щелкнуть на поле, которое содержит разыскиваемые данные, затем на панели инструментов щелкнуть на поле Найти – откроется диалоговое окно Поиск в поле.

После щелчка на поле, по которому будет проводиться поиск, можно набрать в строке Образец тот текст, который будет разыскиваться, после чего надо щелкнуть на кнопке Найти. Access проведет поиск по указанному полю и найдет первое совпадение содержимого записи с введенным текстом. Если таких записей несколько, можно щелкнуть на кнопке Найти далее и разыскать следующую запись. После того, как будет разыскана последняя запись, содержащая заданный текст, щелчок на кнопке Найти даст сообщение о том, что нужных записей больше нет.

В Access предусмотрено некоторое количество настраиваемых параметров, которые могут помочь тогда, когда поиск не столь очевиден. Можно, например, установить задание на поиск записей, начинающихся с нужного слова, выбрав пункт С начала поля либо С любой частью поля в раскрывающемся списке Совпадение.

Можно также выбрать режим поиска по записям, расположенным выше или ниже текущей записи, а также по всем полям. Для более точного поиска необходимо установить флажок С учетом регистра.

Подготовка к печати

В меню Сервис выбрать команду Анализ и подкоманду Архивариус. Перейти на вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который требуется просмотреть или вывести на печать. Для отображения полного списка объектов базы данных перейти на вкладку Все объекты. Выделить объекты, описание которых требуется просмотреть или вывести на печать. Нажать кнопку Параметры, чтобы указать элементы объекта, которые следует распечатать, и нажать кнопку OK. Теперь можно выполнить одно из следующих действий. Чтобы распечатать описания, нажать кнопку Печать

на панели инструментов. Рекомендуется проверить длину описаний перед печатью, так как некоторые из них, особенно для формы или отчета, могут состоять из многих страниц.

6. Словари и переводчики

Словари

Семейство словарей Polyglossum фирмы ЭТС включает в себя словари английского (в том числе Большой русско-английский политехнический, Большой русско-английский общелексический на 600 тысяч терминов и т.д.), немецкого, а также финского и шведского языка, французский технический словарь и др.

Особенностью этих словарей является поддержка различных кодировок русского языка: DOS-866, Windows-1251, KOI8-R, Cyrillic-German и ряда других, а также гибкие настройки шрифтовой системы.

Переход в словарь из любого текстового окна (текстовые редакторы, электронные таблицы, браузеры и др.) по комбинации Alt-1. Выделенное слово сразу попадает в строку ввода и ему приписывается словарная статья. Если найденная словарная статья устраивает пользователя, необходимо нажать кнопку Enter и получаем второе окно со значением этого слова, если же слово не то, то необходимо выбрать другое из списка или же выбрать другой словарь. На любое из выделенных слов можно перейти с помощью стрелок курсора или мыши и нажать Enter. Будут показаны дополнительные значения этого слова или примеры с ним. Обычная схема использования словаря Polyglossum: главное окно со списком словарных статей и два дополнительных независимых окошка.

Щелчок правой кнопки мыши переключает любое дополнительное окно в режим копирования и у пользователя появляется возможность выделить нужные строки и скопировать. Ненужные окна закрываются клавишей Esc или иным принятым в Windows способом.

У Полиглоссума словарь переворачивается – англо-русский и русско-английский словари полностью равноправны. Это значит, что однокоренные и близкие по написанию слова можно искать на обоих языках. Polyglossum не предполагает поиск во всех словарях одновременно. Меняется словарь в меню Словарь и получается новый раздел значений. Имя подключенного в данный момент словаря всегда можно посмотреть в заголовке главного окна. В пункте меню Предыстор. (History) есть список слов, которые посещались ранее в сеансе работы, что позволяет вернуться к любому из них.

О настройках. В меню Парам. (Options) есть строка User Language, из которой выпадает список языков интерфейса. Оболочка словаря может быть на английском, русском. Немецком или финском языках. Имется возможность смены горячих клавиш с помощью команды HotKey в меню Парам.

Достоинством программы является то, что ее можно покупать и скачивать через Интернет.

Переводчики

При использовании программы Promt 98 для автоматического перевода текстов, большое влияние на качество перевода оказывают используемые словари, как в принципе и при использовании остальных программ-переводчиков. Программа Promt 98 использует при переводе текста три типа словарей:

генеральный;

специализированный;

пользовательский.

Генеральный словарь содержит общеупотребительные слова, которые могут встретиться в самых разных документах. Этот словарь используется всегда.

Специализированные словари содержат термины из разных областей знаний. Одно и то же слово может иметь одно значение при обычном употреблении и совершенно иное употребление в качестве термина. Просмотр определенных специализированных словарей может быть включен или отключен, также не допускается их редактирование.

Пользовательские словари заносятся непосредственно пользователем. В эти словари могут быть занесены слова, отсутствующие в каком-либо из готовых словарей.

Список используемых словарей приведен на вкладке Используемые словари на информационной панели. Как правило первым в списке идет пользовательский словарь, открытый для редактирования и изменения. Для перевода специализированных документов, необходимо использовать специализированные словари, входящие в состав программы-переводчика. Эти словари подключаются вручную пользователем, в зависимости от выбранной тематики перевода. Для перевода, к примеру, документов с правовой тематикой необходимо выбрать юридический словарь, который поможет наиболее точно и близко к тексту оригинала осуществить перевод документа. Для перевода желательно использовать словарь одной тематики, иначе программа при использовании нескольких словарей различной тематики может перевести некоторые слова неправильно, к тому же это приведет к замедлению перевода.

Программа Promt имеет окно как бы разделенное на две половинки, которые по желанию пользователя могут располагаться как вертикально, так и горизонтально. В верхней части располагается оригинал текста, подготовленного для перевода, нижняя часть остается пустой. Для осуществления перевода текста на английский язык, на вкладке Направление перевода необходимо выбрать Русско→Английский и нажать кнопку Перевести. Перевод текста может осуществляться как полностью, так и по абзацам, а также по выделенным фрагментам. В процессе перевода в нижней половинке окна появляется текст уже переведенного документа, который по окончании перевода можно при необходимости отредактировать.

Аналогичным образом работают и многие другие программы переводчики. В частности русско-украинский переводчик RutaPlay также имеет функцию выбора тематики перевода, что позволяет максимально точно перевести тот или иной документ. В свою очередь русско-украинко-английский переводчик Pragma имеет встроенную функцию обновления базы данных через Интернет, что позволяет ему автоматически обновлять словарную базу, тем самым расширяя возможности перевода.