1.2 Характеристики современных СУД
Рассмотрим три наиболее распространенные в мире СУД: Documentum компании Documentum, DOCS Open фирмы PC DOCS и DocuLive германского концерна Siemens Nixdorf Informationssisteme. Все три СУД относятся к числу наиболее известных инструментов для управления документами в корпоративных информационных комплексах, т. е. они рассчитаны в первую очередь на крупные предприятия, хотя могут использоваться и в рамках отдельных подразделений или на небольших фирмах. Они характеризуются универсальностью (способны работать на различных прикладных участках), прекрасной масштабируемостью (лего расширяются) и безопасностью (разграничение прав и контроль доступа реализованы в них на весьма серьезном уровне, что очень важно для коммерческих, юридических, научно-исследовательских организаций).
Необходимо отметить, что во всех трех рассматриваемых СУД есть средства, позволяющие сущесвенно расширить базовый функционал системы, и даже более того – практически каждая из систем теоритически позволяет создать информационный комплекс произвольной сложности. Объясняется это тем, что данные СУД ориентированы на крупных корпоративных заказчиков, которе, как правило, приобретают готовое интегральное решение, учитывающее специфику конкретной компании или достаточно мощное средство для построения системы силами собственных служб информационных технлогий. Для этих целей в каждую из систем встроено несколько инструментов, позволяющих производить настройку на различных уровнях (от изменения списка атрибутов в регистрационно-контрольной карточке документа до встраивания функционала системы в заказное программное обеспечение).
Приведем список характеристик корпоративных СУД.
Атрибутивный поиск
Как известно, системы управления документами оперируют документами различных видов (письмо, статья, чертеж, презентация, договор) и типов (документ Microsoft Word, таблица Microsoft Excel, почтовое сообщение и проч.), которые характеризуются определенным форматом хранения данных (как правило, каждая прикладная программа имеет свой собственный формат). Каждый документ имеет набор атрибутов, таких как название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и многие другие. Атрибуты существенно облегчают поиск нужной информации в больших архивах документов.
Самым распространенным способом поиска документов по атрибутам сегодня является запрос по образцу (Query By Example). Его суть заключается в том, что пользователь задает конкретные значения атрибутов, которые соответствуют интересующим его документам, причем можно указать лишь часть атрибутов.
Запросы реализуются несколькими способами Первый - на основе заполнения полей поисковой формы, каждое из которых ассоциировано с некоторым атрибутом. Данная поисковая форма, как правило, дублирует регистрационно-контрольную карточку (РКК) документа, которая также представляет собой экранную форму с полями, отражающими соответствующие атрибуты. Второй – способ задания запроса, не использующий РКК. Здесь требуется выбирать атрибуты из списка и задавать для них условия в специальном поле ввода. Назовем каждое такое условие относительно некоторого атрибута элементарным (или частным) условием. Несколько элементарных условий, затрагивающих различные атрибуты, могут объединяться с помощью логических операций И, ИЛИ, НЕ и других, образуя сложный запрос.
Контекстный поиск
Поиск по содержимому документа. Все рассмотренный СУД реализуют эту функцию, причем реализуют ее по аналогии с атрибутивным поиском – для контекстного поиска используется либо отдельное поле поисковой формы, либо некое условие относительно содержания, вхоодящее в сложный запрос. Также возможно задавать специфические условия поиска, , например требовать наличия слов некоторого словосочетания в пределах одного абзаца или применять символы-джокеры для обозначения произвольного количества (или одного) символов (скажем, строка «поиск*» позволит найти слова «поисковый», «поиском», «поиска» и т. д.). Возможен и поиск по содержимому атрибутов.
Множественные атрибуты
В самом простом случае каждый атрибут содержит только одно значение. Однако иногда требуется задать сразу несколько занчений (например, атрибут «годы переиздания книги» или «список ответственных лиц). Ни одна из рассматриваемых СУД в базовой конфигурации не поддерживает их, но, как уже отмечалось, возможна донастройка системы.
Многоуровневый классификатор
Многоуровневый классификатор обеспечивает возможность произвольного деления атрибутов на более мелкие признаки. При такой организации атрибуты, фактически, образуют разветвленное дерево, в котором можно отразить сколь угодно сложные правила идентификации документов, используемые на предприятии (например, атрибут «внешний корреспондент» логично делится на, скажем, министерства, ведомства, общественные организации и так далее, которые в свою очередь подразделяются по отраслям, а на самом нижнем уровне классификатора будут располагаться непосредственно юридические лица).
Множественные картотеки
Работа в сетевой среде с несколькими архивами. Требует дополнительной настройки.
Средства проектирования регистрационно-контрольных карточек
Все СУД имеют средства для визуального проектирования как внешнего вида карточек, так и логики их поведения (например, нажатие некоторой кнопки на форме может блокировать документ в архиве), но создание сложных многостраничных карточе требует значительных затрат труда программиста.
Обработка документов в нескольких форматах
Современные корпоративные СУД либо уже имеют встроенные средства, либо позволяют встроить продукты сторонних фирм для просмотра документов различных форматов. Так, стандартная версия СУД DOCS Open поддерживает более 100 форматов (используется программное обеспечение Inso), позволяя оперативно просматривать, например, документы Microsoft Word, презентации PowerPoint, изображения (в том числе образы документов, факсы) и чертежи AutoCAD. В результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах полного набора приложений, применявшихся при создании документов архива.
Кроме того, существует и другой аспект поддержки различных форматов, а именно: создание полнотекстового индекса документов, без чего поиск по контексту был бы невозможен. Правда, количество индексируемых форматов, как правило, меньше, чем просматриваемых. Documentum обеспечивает синхронизацию различных представлений одного и того же документа (например, документ, созданный с помощью Microsoft Excel может быть преобразован в формат HTML или PDF для публикации на корпоративном Web-узле, причем при дальнейшем изменении исходного документа будет меняться и HTML-страница). В DOCS Open также, хотя и за счет дополнительных модулей, можно обеспечить перевод документов в формат HTML.
Работа с составными документами
В реальной жизни составные документы чаще всего соответствуют папкам с тематическими подборками материалов (к примеру, консолидированный отчет нескольких подразделений за определенный период). Все три СУД имеют инструменты для создания составных документов и управления ими. В рамках СУД DocuLive каждый документ, как известно, может состоять из произвольного числа электронных файлов самых разных форматов, так что в этой СУД фактически все документы являются составными. Кроме того, в РКК имеется вкладка с перекрестными ссылками на другие документы. В Documentum реализована метафора виртуальных документов.
Documentum также позволяет корректно импортировать составные документы наиболее распространенных форматов (скажем, документ Microsoft Word с ссылками на другие файлы будет перенесен в архив полностью, вместе со связанными файлами). СУД DOCS Open имеет отдельный модуль DOCS Link с графическим интерфейсом для установки произвольных связей между документами, а также модуль DOCS Binder, позволяющий организовывать любые наборы документов в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое (со сквозной нумерацией страниц, единым стилем колонтитулов), причем один документ может входить в состав нескольких составных.
Работа с бумажными документами
Несмотря на широкое наступление информационных технологий, бумажные документы по-прежнему играют очень важную роль в рабочем процессе. В связи с этим все СУД, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол), а также сканирование и распознавание для перевода в электронную форму. СУД Documentum позволяет довольно просто заводить карточки без электронного файла и отслеживать статус бумажного документа с помощью атрибутов. Если же требуется осуществлять сканирование и распознавание, то без интеграции с продуктами третьих фирм не обойтись (например, санкт-петербургская фирма SWD осуществила интеграцию с системой Xerox Document On Demand).
В DOCS Open работа с бумажными документами заложена изначально и реализована в стандартных формах и интерфейсе системы (например, имеется пункт меню, позволяющий создать бумажный документ, т. е. в архив будет занесена только карточка с атрибутами, идентифицирующими документ и отслеживающими процесс его обработки (исполнения)). Кроме того, имеется специальный модуль Delta Image, разработанный компанией ВЕСТЬ АО (или другой модуль — DOCS Imaging, если речь идет о DOCS Open, распространяемой вне России) для сканирования многостраничных документов с возможностью их последующего распознавания или аннотирования (т. е. нанесения комментариев поверх рисунка). Но и эти возможности могут быть усовершенствованы. DocuLive также имеет специальный модуль DocuLive Scan, реализующий все необходимые функции. DOCS Open и DocuLive поддерживают большое количество различных сканеров, в том числе высокопроизводительных промышленных, что позволяет создавать комплексы поточного ввода документов (в частности, переводить в электронный вид прессу или анкеты).