Выписка и возврат документов
Как известно, в целях сохранения целостности информации, СУД отслеживают обращение к документам и предотвращают одновременное редактирование одной и той же версии документа. Во время редактирования документ блокируется в архиве. Говорят, что в этот момент документ выписан из архива. Возврат и разблокирование документа осуществляется по завершении редактирования. Важно отметить, что технология выписки и возврата документа позволяет временно копировать документы из архива на локальный диск или дискету с тем, чтобы поработать дома или в командировке. Все рассматриваемые СУД поддерживают данный механизм.
Контроль версий документа
В процессе обработки документов (особенно когда над документом трудится сразу несколько человек) часто появляются промежуточные версии. Управление ими, как единым целым, — важная особенность для любой СУД.
Графическое представление структуры архива
Все три СУД имеют средства для отображения архива в виде иерархии вложенных папок (в Documentum верхний уровень папок называется шкафами, часть которых может носить зарезервированные названия и управлять логикой поведения системы). В DOCS Open 3.7.x визуализацию архива обеспечивает дополнительный модуль DOCS Browser, в DOCSFusion его функции встроены в стандартное клиентское место.
Организация архивов длительного хранения
Существует целый ряд организаций, в которых большие объемы документов должны храниться на протяжении десятков лет. Для снижения стоимости хранения промышленные СУД обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо по истечении заданного срока). Это дает возможность использовать носители с низкой стоимостью хранения единицы информации — CR-ROM, CD-RW, магнитооптические библиотеки, стримеры.
Встроенные средства автоматизации деловых процессов (workflow)
Все современные СУД масштаба предприятия имеют средства для координации действий сотрудников, организации документооборота и контроля исполнения поручений. Некоторые из них, как, например, Documentum, используют собственные наработки в этой области, другие — к их числу относятся как DOCS Open, так и DocuLive, — интегрируются с workflow-системами других фирм. Так, в СУД DOCS Open встроена система автоматизации деловых процессов DOCS Routing (WorkRoute I) российской компании ВЕСТЬ АО, а в новую версию DocuLive (которая подробно рассмотрена в отдельной статье данного номера) — система DocuLive WorkFlow (WorkRoute II).
Контроль доступа пользователей
Обеспечение безопасности становится все более насущной необходимостью по мере развития сетей, и корпоративные СУД поддерживают несколько механизмов контроля доступа, которые включают аутентификацию пользователей, несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и проч.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в РКК, что имеет место в DOCS Open), а также включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями (к примеру, группа начальников отделов). Кроме того, возможно встраивание в СУД средств криптографической защиты.
История работы с документом
Одной из составляющих модели безопасности современных СУД является протоколирование всех действий пользователей. В прикладном плане это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.). В системах Documentum и DocuLive данный этап надо программировать, а в DOCS Open он реализован изначально.
Средства администрирования системы
Все рассматриваемые системы имеют удобные средства администрирования, позволяющие синхронизировать списки пользователей СУД с учетными записями сетевых операционных систем и выполнять настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия (создание классификаторов, общих папок, конфигурирование распределенных архивов и многое другое).
Поддержка технологий Internet/intranet
Корпоративные сети на основе данных технологий получают все большее распространение благодаря простоте администрирования и низкой стоимости владения. Рассматриваемые СУД также позволяют пользователям работать с архивом документов через так называемый тонкий клиент — интерфейс СУД, загружаемый в Internet-браузер и не требующий отдельных программ-клиентов. Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями СУД, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок, HTML-представлений или в исходном формате) на Web-сервер.
Переносимость и работа в разнородных сетях
Сегодня для корпоративных систем важна и такая характеристика, как переносимость, т. е. способность работать на различных программно-аппаратных платформах, поскольку в большинстве организаций накопилось очень много разнородной техники. Сервер приложений Documentum — среднее звено в его 3-х звенной архитектуре клиент-сервер — может работать под различными версиями UNIX и Windows NT, в то время как сервер приложений DOCSFusion – только под Windows NT (серверы библиотек (SQL) и документов могут работать под управлением других ОС). Список поддерживаемых операционных сред на клиентских местах наиболее внушителен опять же у Documentum: кроме различных версий Windows он включает MacOS, OS/2 и X-терминалы Motif. Все три СУД могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другие ODBC-совместимые SQL-базы данных. Documentum и DocuLive, кроме того, работают с Informix. Важно отметить, что выбор СУБД предопределяет еще один набор платформ — на этот раз для базы данных. И если для Oracle он включает практически все известные операционные системы (UNIX, Windows NT, Novell NetWare), то для Sybase и Informix он чуть меньше (UNIX, Windows NT).
Возможность взаимодействия нескольких серверов
Documentum поддерживает резервирование серверов, позволяя на лету (с сохранением бесперебойной работоспособности информационного комплекса) производить замену в случае отказа одного из них. DOCSFusion в этих целях будет поддерживать кластерную технологию Microsoft. Следует, однако, отметить, что «горячая» замена серверов важна только для критичных к бесперебойной работе приложений, например электронных средств массовой информации (Web-сервер).
Поддержка открытых программных стандартов
Все три системы имеют открытое API и позволяют как расширять функционал самих СУД, так и встраивать их функции в прикладное программное обеспечение. Наиболее полный список поддерживаемых технологий у СУД Documentum, что следует из ее истинной многоплатформенности. В частности, она реализует такие экзотические, по крайней мере для России, стандарты, как Apple Events и UNIX ToolTalk. DOCS Open, так же как и Documentum, поддерживает стандарты DCOM, ActiveX, ODMA, OLE Automation, MAPI, система DocuLive — ActiveX, OLE Automation и MAPI.
Интеграция с внешними приложениями
Возможности по интеграция с внешними приложениями во многом определяются предыдущим пунктом. И здесь следует отметить, что СУД DocuLive, в отличие от двух остальных систем, обеспечивает лишь «одностороннюю» интеграцию с внешними приложениями — из архива можно вызвать программу, соответствующую формату документа, но из офисных и прикладных программ нельзя прозрачно, с точки зрения пользователя, обратиться к архиву. Эту возможность предоставляют как Documentum, так и DOCS Open (например, при попытке открыть документ в Microsoft Word вызывается не стандартное окно программы для загрузки файла с диска, а поисковая форма СУД).
Пользовательский интерфейс
То, насколько интуитивным и удобным является интерфейс программы, во многом определяет ее успех на рынке. Для рядового пользователя интерфейс, пожалуй, важнее, чем производительность, безопасность и масштабируемость системы. С эргономической точки зрения интерфейсы Documentum и DOCS Open в целом отвечают современным требованиям. Новая версия DOCS Open, благодаря тесной интеграции со средой Microsoft Windows и упрощением работы с СУД, несомненно, лучшая по данной характеристике.
Цены
Поскольку средняя цена системы на одно рабочее место сильно зависит от объема и комплектации поставки, сравнить системы по данному параметру довольно затруднительно. Однако можно констатировать, что все три системы относятся к числу дорогих программных продуктов, и наиболее сильно эта тенденция выражена у СУД Documentum (несколько тысяч долларов за рабочее место). Менее дорогие DOCS Open и DocuLive имеют примерно равную стоимость (DOCS Open чуть дешевле).
Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.
Архивная система должна быть интегрирована с приложениями, в которых порождаются различные электронные документы. Желательно, чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя, который работал бы с архивной системой напрямую, минуя обращения к файловой системе. Следовательно, диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на диалоги работы с архивной системой. Единственным решением удовлетворить как производителей приложений, так и производителей архивный систем является выработка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса. Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA (Open Document Management API). На сегодняшний день данный интерфейс поддерживается следующими производителями архивных систем: PC DOCS, Saros, Novell (Soft Solutions), Watermark, Documentum и со стороны производителей приложений компаниями Corel (Corel WordPerfect Suite) и Microsoft (Office 97).
Иногда предприятие использует одновременно несколько систем управления документами. В качестве примера можно привести транснациональную и многопрофильную корпорацию DuPont. В подразделениях, которые ведут разработку новых химических продуктов, исторически используют Documentum; новые подразделения остановили свой выбор на DOCS Open, как на более дешевом решении в расчете на одного пользователя. Соответственно возникает проблема, как пользователю с одного рабочего места иметь доступ к нескольким архивным серверам для поиска документов. Для обеспечения совместной работы нескольких архивных серверов предназначен стандарт ODMA версия 2. Впервые такая совместная работа серверов DOCS Open и Documentum была продемонстрирована в середине 1996 года.