Проектирование и создание базы данных в среде MS Access и Web-узел для Молодежного Центра (стр. 2 из 3)

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Базы данных – это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

1.2 Реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQLServer. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (OpenDatabaseConnectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQLServer, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

2. Проектирование и создание реляционной базы для Молодежного Центра

2.1 Построение информационно логической модели данных

Работа по созданию базы данных началась с карандашом и листом бумаги в руках. На данном этапе компьютер просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.

База данных будет создана для кафе Дельфин. Основной его деятельностью является общественное питание. Таким образом, в базе данных нужно учесть поступление и расход продуктов.

На компьютере работу началась с составления генерального списка полей. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, был определен наиболее подходящий тип для каждого поля.

В каждой из таблиц наметили ключевое поле. В качестве такого было выбрано поле, данные в котором повторяться не могут. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

По ходу разработки проекта непременно будут приходить в голову новые идеи. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно.

На этом этапе было завершено предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается ее непосредственная разработка. С этого момента следует начать работу с СУБД.

2.2 Разработка структур таблиц базы данных и схемы данных

Выяснив основную часть данных, которые нужно оформить в базе данных, приступили к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

В базе создано две таблицы. В первой, которая называется «Поставщики» учтена следующая информация: «Код поставщика», «Наименование поставщика», «Наименование товара», «Дата поставки» и «Код товара».

Рис. 2.2.1. Создание таблицы «Поставщики» в режиме Конструктора

Распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. В каждой из таблиц наметили ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут.

Рис. 2.2.2. Создание таблицы «Расход» в режиме Конструктора.

В таблице «Поставщики» назначим ключевым «Код поставщика», в таблице «Расход» - «Код продукта».

Обе таблицы связаны через поле «Код продукта».

Рис. 2.2.3

2.3 Описание создания базы данных

Далее на основе таблиц были созданы запросы

Рис. 2.3.1. Создание запроса на выборку в режиме Конструктора

При создании были указаны данные, которые необходимы в запросе.

Рис. 2.3.2. Вид запроса

Далее приступаем с созданию форм. Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Выбором команды Форма в меню Вставка вывели на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указали режим ее создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм (FormWizard).

Рис. 2.3.1. Выбор полей для формы

В качестве исходной таблицы мы выбрали таблицу «Поставщики», в качестве метода создания форм - Мастер форм. После нажатия кнопки Ok, переходим к следующему диалоговому окну

Укажем поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей.

Рис. 2.3.2. Выбор макета формы

На последнем шаге изменим предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на этом завершим процесс создания формы нажав кнопку Готово.

Рис. 2.3.3. Вид формы «Поставщики»