Проектирование, создание и управление базой данных «Переплетная мастерская» в пакете MS Access (стр. 2 из 3)
1.3. Управление данными.
Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых «однопользовательских» задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если нам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных нам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.
В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Мы можем заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) нашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к нашей базе структур (таких, как базы данных РагаDох, dBASE, и SQL).
1.4. Microsoft Access - НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД.
Точно определив, какие именно данные нам нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, мы тем самым решили только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если мы можем разработать достаточно сложные «прикладные» электронные таблицы, у нас все равно не будет средств отладки и управления работой таких приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов или систему учета материально-производственных запасов. Напротив, СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют нам необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в вашем распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.
В свете вышесказанного для автоматизации решения ваших задач нам необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase. Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования от нас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта работы с ними. К счастью, в имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого мы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над этими данными.
Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что мы имеем полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нам нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если вам нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, мы можете написать процедуру на Access Basic.
ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ, СОЗДАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ НА ПРИМЕРЕ ПЕРЕПЛЕТНОЙ МАСТЕРСКОЙ В ПАКЕТЕ MS ACCESS.
2.1. Краткое описание предметной области.
В данном курсовом проекте разработан фрагмент системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности переплетной мастерской. Фирма осуществляет деятельность по производству книг, тетрадей и тому подобное, учет которых состоит из следующих операций:
1. учет сотрудников мастерской,
2. учет материалов,
3. учет переплетных изделий,
4. учет заказов,
5. учет комплектации заказов.
Данная система предназначена для автоматизации этих операций, получения достоверной и оперативной информации, формирования выходных документов. Система предназначена для непрерывного функционирования в течение всего рабочего дня.
В результате анализа предметной области выявляются документы - источники данных для создания БД.
2.2 Выделение информационных объектов. Описательные и ключевые реквизиты информационных объектов.
| Информационный объект | Наименование реквизита | Имя реквизита | Функциональные зависимости |
| Сотрудники мастерской | Код сотрудника | Код сотрудника | |
| ФИО | ФИО | ||
| Дата рождения | Дата рождения | ||
| Дата поступления на работу | Дата поступления | ||
| Образование | Образование | ||
| Профессия | Должность | ||
| Телефон | Телефон | ||
| Адрес | Адрес | ||
| Заказы | Код | Код заказа | |
| ФИО | ФИО заказчика | ||
| Мастер | Мастер | ||
| Изделие | Изделие | ||
| Дата приема заказа | Дата приема заказа | ||
 Комплектация заказа | Код изделия | Код изделия | |
| Наименование изделия | Наименование изделия | ||
| Код клея | Код клея | ||
| Расход клея | Расход клея | ||
| Код картона | Код картона | ||
| Расход картона | Расход картона | ||
| Код пружины | Код пружины | ||
| Расход пружины | Расход пружины | ||
| Стоимость работы | Стоимость работы | ||
| Клей | Код | Код | |
| Наименование | Наименование клея | ||
| Цена | Цена | ||
| Картон | Код | Код | |
| Наименование | Наименование картона | ||
| Цена | Цена | ||
| Пружина | Код | Код | |
| Наименование | Наименование пружины | ||
| Цена | Цена |
2.3. Связи информационных объектов
| Номер связи | Главный объект | Подчиненный объект | Тип связи |
| 1 | Сотрудники | Заказы | 1:М |
| 2 | Комплектация | Заказы | 1:М |
| 3 | Клей | Комплектация | 1:М |
| 4 | Картон | Комплектация | 1:М |
| 5 | Пружина | Комплектация | 1:М |
2.4. Информационно-логическая модель в каноническом виде
 |
 |
3. Структуры таблиц
Для решения поставленной задачи необходимо создать 6 таблиц: “Сотрудники мастерской”, “Заказы”, “Клей”, “Картон”, “Пружина”, “Комплектация заказа”, структуры которых следующие (Табл. 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 и 3.6).