Работа с базами данных Microsoft Access 2000 (стр. 3 из 4)

Рисунок 15. Окно Новый запрос

¨ Нажмите кнопку Запросы в области Объекты и кнопку Создать панели инструментов окна База данных. ¨ В окне Новый запрос (рис. 15) выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК. ¨ В открывшемся окне Создание простых запросов выберите из таблиц базы данных нужные поля и нажмите кнопку Далее.

¨ В следующем окне Создание простых запросов оставьте помеченным переключатель подробный и нажмите кнопку Далее.

¨ В последнем окне Создание простых запросов задайте имя запроса – ЗаказыЗапрос, пометьте переключатель Изменить макет запроса и нажмите кнопку Готово.

На экране появится окно конструктора запросов (рис. 16).

Нижняя часть окна (Надстройка) содержит поля исходных таблиц, которые вы поместили в созданный запрос. Если Вы хотите удалить поле из таблицы-запроса, выделите столбец, соответствующий ему в надстройке, и нажмите клавишу Delete. Для помещения нового поля в таблицу-запрос зацепите мышкой имя нужного поля на схеме и, удерживая левую кнопку нажатой, перетащите название поля в надстройку или выделите столбец, перед которым нужно вставить новое поле, далее из меню Вставка выберите команду Столбец.

Рисунок 16. Окно конструктора запросов

1. В созданной таблице-запросе отсутствуют поля Сумма и Сумма с НДС. Любым из описанных способов добавьте их в таблицу-запрос.

2. В таблице-запросе поля Сумма и СуммаНДС вычисляемые.

Для определения содержимого поля Сумма надстройки поместите в него курсор и нажмите кнопку Построить

на панели инструментов окна Microsoft Access.

После этого на экране появится окно Построитель выражений (рис. 17)

Общие сведения о построителе выражений

В области Элементы выражений окна Построителя выражений находятся три поля.

¨ В левом поле показываются папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

¨ В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле таблицу из папки Таблицы, то в среднем поле появится список всех полей этой таблицы.

¨ В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями

Порядок создания выражения:

¨ в поле Элементы БД, функции и др. раскройте список таблиц и выберите нужную таблицу;

¨ в поле Категории элементов выберите нужное поле, дважды щелкните его мышкой, чтобы вставить его в Поле построителя выражений, или нажмите кнопку Вставить;

¨ вставьте необходимые операторы в выражение. Для этого поместите указатель мыши в определенную позицию Поля построителя выражений и выберите одну из кнопок операторов выражений.

Рисунок 17 Построитель выражений

После создания выражения нажмите кнопку ОК окна Построитель выражений. Тем самым Вы вернетесь в окно конструктора запросов. В Надстройке появится созданное выражение. Отредактируйте его, если оно выглядит не так:

.

После формирования вычисляемых полей закройте конструктор запросов. Откройте запрос и вы увидите примерно следующее:

Надстройка позволяет также задать способ сортировки и группировки данных по различным полям. Для задания сортировки выберите нужный способ в окне Сортировать для соответствующего поля таблицы-запроса.

5. Создание отчетов и диаграмм

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном виде. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре.

Задание 5

Сформируйте виртуальную таблицу (отчёт), форма которой будет соответствовать форме таблицы-запроса (исходной таблицы Excel).

Для создания отчёта нажмите кнопку Отчеты в области Объекты и кнопку Создать панели инструментов окна База данных.

Рисунок 18. Окно конструктора отчета

В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов, а в поле Источника данный основную таблицу ЗаказыЗапрос, и нажмите ОК.

Последовательность создания отчетов в окне Создание отчета и диаграмм в окне Создание диаграмм с помощью мастера такая же, как и при создании таблиц и запросов. Выполните последовательно все предлагаемые действия и выберите стиль оформления отчета и диаграммы.

Для редактирования отчета откройте его в режиме конструктора (рис. 18). При редактировании можно изменить текст надписей, выбрать шрифты изменить положение и размеры столбцов, убрать ненужные столбцы.

Изменение названия отчета и названий колонок производится в области Заголовок отчета и Верхний колонтитул вводом нужного текста.

Для перемещения надписей в области Заголовок отчета и Верхний колонтитул и полей в Области данных нужно щелкнуть мышкой на нужном элементе. Если удерживать кнопку мыши нажатой, указатель мыши принимает вид ладони, удерживая кнопку мыши нажатой, переместите элемент в нужное место.

Задание 6

3. Используя Мастер отчетов, создайте отчет по созданному Вами запросу.

4. Создайте перекрестный запрос для получения таблицы:

¨ В окне Новый запрос Мастера запросов выберите Перекрестный запрос и нажмите кнопку ОК.

¨ В окне Создание перекрестных таблиц в области Показать пометьте переключатель Запросы, выберите маркером созданный Вами ранее запрос и нажмите кнопку Далее.

¨ В окне Создание перекрестных таблиц из поля Доступные поля поле Дата переместите в поле Выбранные поля. В результате в таблице в поле Образец окна появится заполненный столбец (рис. 19). Нажмите кнопку Далее.

¨ В окне Создание перекрестных таблиц выберите в качестве заголовков столбцов поле Товар. Нажмите кнопку Далее.

¨ В окне Создание перекрестных таблиц в списке Поле выберите поле СуммаНДС, в списке Функции – Сумма. Нажмите кнопку Далее (рис. 20).

Рисунок 19. Окно Создание перекрестных таблиц

¨ Задайте имя запросу Объемы продаж по датам. Посмотрите созданный запрос.

Рисунок 20.

3. На основе запроса Объемы продаж по датам создайте отчет. Воспользуйтесь для этой цели Мастером отчетов: в окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный. Нажмите кнопку ОК. Сохраните отчет под именем Объемы продаж по датам (предлагается по умолчанию).

4. Получите отчет с нарастающим итогам по столбцам. Для этого откройте отчет Объемы продаж по датам в режиме конструктора. В области Данные выберите поле Бананы нажмите кнопку Свойства

на панели инструментов Microsoft Access. В окне свойств Поле: Бананы (рис. 21) на вкладке Данные в поле Сумма с накоплением выберите Для всего.

Рисунок 21. Окно свойств: поле – Бананы

Проделайте то же самое для других полей (Конфеты, Консервы, Яблоки). Просмотрите отчет:

Объемы продаж по датам

Дата	Итоговое значение	Бананы	Консервы	Конфеты	Яблоки
01.11.2005	3 028,13 р.	387,50 р.	2 015,63 р.	625,00 р.
02.11.2005	1 343,75 р.	825,00 р.	906,25 р.	2 015,63 р.	625,00 р.
04.11.2005	500,00 р.	825,00 р.	906,25 р.	2 015,63 р.	1 125,00 р.
05.11.2005	3 228,75 р.	825,00 р.	2 072,50 р.	2 640,63 р.	2 562,50 р.
07.11.2005	1 518,75 р.	1 450,00 р.	2 072,50 р.	3 390,63 р.	2 706,25 р.
08.11.2005	3 518,75 р.	1 900,00 р.	2 828,75 р.	5 203,13 р.	3 206,25 р.
09.11.2005	1 770,00 р.	1 900,00 р.	3 036,25 р.	6 765,63 р.	3 206,25 р.

5. На основе запроса Объемы продаж по датам создайте диаграмму. Воспользуйтесь для этой цели Мастером отчетов: в окне Новый отчет выберите Мастер диаграмм. Нажмите кнопку ОК.