- для перемещения к первой записи нажать <Ctrl+PgUp> или передвинуть бегунок прокрутки в самый верх полосы прокрутки;
- для перехода на последнюю запись нажать <Ctrl+PgDn> или передвинуть бегунок полосы прокрутки в самый низ;
- для перехода по БД на 10 записей вперед нажать <PgDn> , на 10 записей назад – <PgUp> .
Для поиска нужной записи в большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска. Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями.
Для задания критериев и выполнения поиска удовлетворяющих им записей небходимо выполнить такие действия:
- Щелкнуть на первой записи .
- Выбрать Данные – Форма.
- Щелкнуть на кнопке Критерии в появившейся форме, после чего очистятся все поля формы.
- Ввести требуемые критерии поиска в соответствующие поля формы.
- Нажать кнопку Далее или клавишу Enter , чтобы начать поиск.
- Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие , следует нажимать кнопку Далее; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад.
Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии. Затем – выбрать нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей.
Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия.
Для редактирования значения поля в текущей записи необходимо перейти в него, нажимая клавиши <Tab> или <Shift+Tab> (или с помощью мыши) , и ввести новое значение. Для очистки поля целиком выделить его и нажать клавишу <Del>.
Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную таким образом запись с помощью команды Отменить. Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена ». Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена .
Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей.
Для добавления новых записей в уже сформированную БД при наличии строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными.
Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой.
Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:
- Щелкнуть на любой ячейке БД.
- Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.
- Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки ( поле, по которому должна быть выполнена сортировка ).
- Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение , щелкнув по переключателю справа .
- Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем – восходящий или нисходящий порядок.
- При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» .
- Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )».
- Щелкнуть на ОК или нажать Enter.
Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка – Отменить Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД в прежнем порядке.
| № | Фамилия | Имя | Отчество | Высш. матем. | Информ. | История Укр. | Физика | Ср.балл | Стипендия |
| 4 | Грант | Анатолий | Семенович | 4 | 5 | 5 | 5 | 4,75 | 15 |
| 2 | Бирюкова | Галина | Олеговна | 5 | 4 | 4 | 5 | 4,5 | 15 |
| 3 | Вовченко | Александра | Александровна | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 12 |
| 1 | Абдельгадир | Мусса | Ибрагимович | 4 | 5 | 3 | 3 | 3,75 | 0 |
В приведенном примере записи упорядочены по убыванию значений в поле Ср.балл. Прежний порядок записей в БД можно проследить по первому полю «№».
Для сортировки записей в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам.
Форма данных является удобным средством поиска записей в БД, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры . Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией.
Для активизации нужного фильтра следует выполнить такие действия:
- Щелкнуть где-либо в БД.
- Выбрать Данные – Фильтр – Автофильтр , в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.
- Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей , и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.
После этого Excel покажет только записи , содержащие в этом поле выбранное значение (все остальные будут временно скрыты). Отфильтрованные записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или выдать на печать. Для этого нужно просто:
- отметить клетки;
- выбрать команду Копировать из меню Правка (или нажать <Ctrl+C>);
- переместить табличный курсор в первую ячейку таблицы на новом листе, щелкнув по ярлычку «Лист2» в нижней части экрана;
- нажать Enter.
Для вывода на печать отфильтрованных записей достаточно после их выделения щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл .
| № | Фамилия | Имя | Отчество | Высш. матем. | Информ. | История Укр. | Физика | Ср.балл | Стипендия |
| 2 | Бирюкова | Галина | Олеговна | 5 | 4 | 4 | 5 | 4,5 | 15 |
| 4 | Грант | Анатолий | Семенович | 4 | 5 | 5 | 5 | 4,75 | 15 |
Так выглядит БД, отфильтрованная по полю «Стипендия» и значению 15, т.е. содержащая записи, у которых в этом поле стоит значение 15. В этот список вошли только студенты, получающие стипендию в размере 15 гр.
После копирования отфильтрованных записей можно восстановить отображение всех записей БД, щелкнув на кнопке списка, по которому выполнялась фильтрация (кнопка выделена голубым цветом ), и выбрав в раскрывшемся списке пункт «(Все )».
При необходимости сузить круг поиска можно продолжить фильтрацию , выбрав значение из раскрывающегося списка другого поля. Excel предоставляет возможность просмотреть только первые 10 записей с помощью опции Первые 10 команды Автофильтр. Эту опцию целесообразно использовать при работе с числовыми полями для вывода на экран только десяти записей ( например, с наибольшими или наименьшими значениями в данном поле). Более того, с помощью этой опции можно вывести на экран любое количество записей, указанное пользователем в диалоговом окне «Наложение условия по списку», которое появляется в ответ на выбор указанной опции.
| № | Фамилия | Имя | Отчество | Высш матем. | Информ. | История Укр. | Физика | Ср.балл | Стипендия |
| 2 | Бирюкова | Галина | Олеговна | 5 | 4 | 4 | 5 | 4,5 | 15 |
| 3 | Вовченко | Александра | Александровна | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 12 |
| 4 | Грант | Анатолий | Семенович | 4 | 5 | 5 | 5 | 4,75 | 15 |
| 7 | Иванов | Иван | Иванович | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 12 |
| 9 | Клочко | Георгий | Константинович | 5 | 4 | 3 | 4 | 4 | 12 |
В данном примере приведены наибольшие 5 записей, отфильтрованные по полю Ср.балл.