ВВЕДЕНИЕ
1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.
1.1. Как создать базу данных.
1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.
1.3. Обработка данных в БД.
1.4. Обмен данными.
2.1. Проектирование базы данных.
2.1.1. Структура базы данных
2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных.
2.2. Создание базы данных.
2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.
2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.
2.3. Ведение базы данных
2.3.1. Редактирование полей.
2.2. Редактирование записей
2.4.Начальная обработка данных.
2. 4.1. Добавление суммы по столбцам
2.4.2. Добавление суммирования по критерию.
2.5. Сортировка базы данных.
2.5.1. Простая сортировка по полю.
2.5.2 Сортировка по нескольким полям.
2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных.
2.6.1. Добавление промежуточных итогов.
2.6.2. Работа со структурой
2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных.
2.7.1 Вычисление статистических характеристик
2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных
2.8. Выборочное использование данных
2.8.1. Пользовательский автофильтр.
2.8.2 Расширенный фильтр.
2.9. Графическое представление данных.
Термин электронные таблицы можно определить как "программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".
Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.
Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.
Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:
(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);
(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;
(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).
Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк и столбцов" таблицы.
База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.
При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.
Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.
Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.
База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.
Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.
База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.
Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.
Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel.
База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:
-Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.
-Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.
-Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.
-Следует избегать пустых строк между записями.
Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.
| Фамилия | Имя | Отчество | Высш. матем. | Информ. | История Укр. | Физика | Ср.балл | Стипендия |
| Абдельгадир | Мусса | Ибрагимович | 4 | 5 | 3 | 3 | 3,75 | 0 |
При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Так в приведенном примере в столбцы «Ср.балл» и «Стипендия» введены формулы:
| Ср.балл | Стипендия |
| =СРЗНАЧ(E2:H2) | =ЕСЛИ(I2<4;0;ЕСЛИ(I2<4,5;12;15)) |
Примечание. В ячейки E2:H2 таблицы вводятся оценки, а в ячейку I2 – средний балл. Стипендия вычисляется по формуле: если Ср.балл меньше 4, стипендия не начисляется (=0); если Ср.балл больше 4, но меньше 4.5, начисляется стипендия 12 гр., а если больше 4.5, то – 15гр.
Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей и формулами ) и выбрать команду Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними. Текстовые окна у вычисляемых полей отсутствуют.
Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу <Tab> .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:
-Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!
-Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в нужное поле.
-Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.
-Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < ¬– > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.
-При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата
-При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится).
-После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.
-После завершения ввода записей следует нажать клавишу <Esc > или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.
-Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.
Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.
Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи.
Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом:
- установить табличный курсор где-либо в БД;
- выполнить последовательность команд Данные – Форма ;
- нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;
- для перемещения к предыдущей записи нажать <Shift+Enter> или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;