МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
НОВГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ ЯРОСЛАВА МУДРОГО
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
КАФЕДРА СЭММ
Создание таблиц в MS Access.
Выполнила:
Студентка гр. 2873
Иванова К.В.
Проверила:
Челпанова М.Б.
Великий Новгород
2008
Цель работы:
1. Разработать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.
2. Заполнить таблицы записями
3. Установить связи между таблицами (1 – 1; 1 - ∞; ∞ - ∞)
Выполнение работы.
Сначала создадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем установим связи между ними.
- Создание структуры таблиц.
Открыв MS Access, мы видим, что таблицу можно создать тремя способами.
1. Создание структуры таблиц с помощью мастера. Здесь автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для создания нужно выполнить следующие действия:
- Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей – поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.
- В окне с запросом о задании имени таблицы указать способ определения ключа.
- Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.
- Выбор режима дальнейшей работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима <Готово>.
2. Создание структуры таблиц с помощью Конструктора.
- Создание имен полей, типов полей. В этом режиме в верхней части окна находится таблица, в которую заносятся: Имя поля, Тип данных, Описание.
- Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа.
- Создание ключевого поля. Выделить необходимое поле. Команда Правка – Ключевое поле. В таблице напротив этого поля появится ключ, что означает, что данное поле является ключевым.
- Заполнение таблицы. Из режима Конструктора переходим в режим таблицы (Вид – Режим таблицы) и заполнить ее.
3. Создание таблицы путем ввода данных. Этот способ является более простым и наглядным
- В появившемся окне находится созданная по умолчанию таблица, в которой содержится 10 столбцов и 20 строк. Ввести данные.
- Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа. Выбрать Нет. При сохранении таблицы под указанным именем лишние строки и столбцы автоматически уберутся.
- Создание ключевого поля. Чтобы определить Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора – команда меню Вид – Конструктор. Выделить поле Код Правка – Ключевое поле.
- Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбраны типы данных.
- Создание связей между таблицами.
Связывание таблиц. При этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис – Схема данных. В появившемся диалоговом окне Схема данных добавить таблицы, которые нужно связать: Связи – Добавить таблицу. В окне Добавление таблиц выбрать связываемые таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи (ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его в соответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей. Здесь необходимо проверить правильность имен связываемых полей и установить обеспечение целостности данных. Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен совпадать тип данных.
Условие целостности данных – это набор правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Они делают невозможным случайное удаление или изменение связей данных.
Ограничения:
1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не связаны.
2. Нельзя удалять записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
3. Нельзя изменять значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью.
Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных таблицах. При установленном флажке Каскадное удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Эти флажки устанавливаются в окне диалога Изменение записей только после установки опции Обеспечение целостности данных.
Затем нажать кнопку Создать. После этого окно Схема данных примет иной вид.
В MS Access существует 4 типа связей:
- «один-к-одному» - одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. (В нашем случае это связь между таблицами Виды услуг и Расценка на заработную плату.)
- «один-ко-многим» - каждая запись главной (первой) таблицы может быть связана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. (У нас так связаны таблицы Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители с таблицей Спрос на услуги салона.)
- «многие-к-одному» - также как предыдущая связь. (У нас так связана таблица Спрос на услуги салона с таблицами Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители.)
- «многие-ко-многим» - каждая запись главной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь представляет собой две связи 1 - ∞ через третью таблицу. Для этого выполняются следующие действия: создается третья (связующая) таблица с полями, описание которых совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц; определение в новой таблице ключа, содержащего все ключевые поля двух связываемых таблиц; определение соотношения «один-ко-многим» между каждой из двух таблиц и связующей таблицей. (В нашем случае это связь между таблицами Посетители и Виды услуг через Вспомогательную)
Изменение существующей связи. Закрыть все таблицы, затем нажать Схема данных на панели инструментов. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога Схема данных, нажать кнопку Отобразить таблицу, выбрать нужную таблицу и нажать Закрыть. Далее установить указатель на линию связи, которую требуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в открывшемся окне Изменение связей.
Удаление связи. Нажать Схема данных, выделить мышью линию связи, которую нужно удалить. Нажать клавишу <Delete>.
Вывод: мы научились разрабатывать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, и устанавливать связи между этими таблицами.
Разработка форм.
Цель работы:
1. На основе имеющихся таблиц
2. Создать составную форму для редактирования записей таблиц нашей базы данных, используя режим Мастера.
3. В режиме Конструктора создать форму для одной из таблиц, провести в ней расчеты, используя построитель выражений.
Выполнение работы.
В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы являются мощным и гибким средством предоставления информации. Она позволяет объединить поля в группы по определенным признакам, что облегчает восприятие информации.
Форму можно задать тремя различными способами:
1. При помощи автоформы на основе таблицы
2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
3. Вручную в режиме Конструктора.
Для создания в MS Access формы любыми из этих способов на начальном этапе нужно:
- Открыть окно базы данных
- Активизировать категорию «Формы»
- Кнопка Создать
- В окне Новая форма выбрать требуемый вариант из списка способов создания форм.
Для создания Автоформы выделить имя таблицы и в меню – Вставка – Автоформа.
Создание формы с помощью Мастера аналогично работе с мастером при создании таблиц: сначала выбирается таблица, из нее – нужные поля для формы, затем выбирается внешний вид формы, стиль формы, и задается имя формы.
Любая форма, необходимая пользователю, может быть создана с помощью Конструктора. Кроме этого, с помощью этих форм можно производить вычисления, располагая в них вычисляемые поля. После выбора способа создания формы Конструктор появляется окно формы. В этом окне, разбитом на клетки, содержится лишь Область данных. Также форма может содержать область заголовка, примечания и нижний и верхний колонтитулы. Для добавления этих областей команды меню – Вид – Заголовок – Примечание формы и Вид – Колонтитулы. Справа и снизу расположены полосы прокрутки. Область формы, в которой производится построение, можно изменить, перетаскивая правую и нижнюю границы указателем мыши.