Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.
Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно - необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.
Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.
Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее и на основе этого принять оптимальное управленческое решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, то есть комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной информационной технологии управления фирмой следует учитывать, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированной технологии управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции – предметов народного потребления или средств производства.
Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.
Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.
Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.
Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.
Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP.
СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.
При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.
Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:
простота средств реализации,
легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),
наглядность визуализации информации.
Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:
загрузка модулей по требованию;
оптимизация дерева вызовов;
использование файлов MDE;
автоматическая поддержка компилированного состояния;
использование библиотек Windows API;
индивидуальная настройка системы;
эффективное использование индексов;
встроенный оптимизатор запросов.
Система управления базами данных (СУБД) обычно поддерживает 4 основных типа отношений между таблицами:
- один-к-одному (одной записи в первой таблице соответствует одна запись во второй);
- один-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много записей во второй);
- много-к-одному (многим записям в первой таблице соответствует одна запись во второй);
- много-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много запией во второй и одной записи во второй таблице соответствует много записей в первой).
Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель "сущность-связь" и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель "сущность-связь" или называемая ещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship, т.е. сущность-связь).
Инфологическая модель применяется после словесного описания предметной области.
Между сущностями могут быть установлены связи – бинарные ассоциации, показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой. Связь может существовать между двумя разными сущностями или между сущностью и ей же самой (рекурсивная связь). Она показывает, как связаны экземпляры сущностей между собой. Если связь устанавливается между двумя сущностями, то она определяет взаимосвязь между экземплярами одной и другой сущности
Связи делятся на три типа по множественности: один-ко-одному (1: 1), один-ко-многим (1: М), многие-ко-многим (М: М).
Связь один-ко-одному означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности.
Связь один-ко-многим (1: М) означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи.
Связь «многие-ко-многим (М: М) означает, что несколько экземпляров первой сущности могут быть связаны с несколькими экземплярами второй сущности, и наоборот. Между двумя сущностями может быть задано сколько угодно связей с разными смысловыми нагрузками.
Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной – если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.
Проведем инфологическое проектирование базы данных технологического процесса.
Инфологическая модель применяется после словесного описания предметной области. На основании анализа предметной области выделим следующие сущности модели «сущность-связь» («Entity Relationship» - ER-модели): «Рубрикатор видов деятельности», «Предприятия и организации», и изобразим их в виде графических обозначений (прямоугольник, в верхней части которого записано имя сущности, а ниже перечисляются атрибуты, причем ключевые атрибуты помечаются подчеркиванием). Они приведены на рис.1-2.
| Рубрикатор видов деятельности |
| Код деятельности |
| Название |
Рис.1. «Рубрикатор видов деятельности»
| Предприятия и организации |
| Код предприятия |
| Наименование |
| Адрес |
| Телефон |
| Код деятельности |
Рис.2. «Предприятия и организации».
Вся информация вводится через экранную форму. Используется следующая условно-постоянная информация.
Для решения поставленной задачи необходимо создать 2 таблицы: Рубрикатор видов деятельности, Предприятия и организации, структуры которых следующие (Табл.1, 2).
Таблица 1
Рубрикатор видов деятельности
| Поле | Тип | Размер |
| Код деятельности | Числовой | |
| Название | Текстовый | 50 |
Таблица 2
Предприятия и организации
| Поле | Тип | Размер |
| Код предприятия | Числовой | 50 |
| Наименование | Текстовый | 50 |
| Адрес | Текстовый | 50 |
| Телефон | Числовой | 50 |
| Код деятельности | Числовой | 50 |
Организация введения данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или Backspace или Правка/Удалить.