Разработка автоматизированной системы учета работника библиотечного фонда "Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского" (стр. 4 из 7)
На экране появится диалоговое окно Создание таблицы, выбрав, Мастер таблиц. Мастер таблиц имеет две категории таблиц-образцов: для делового применения и для личного применения. Выбрав, одну из категорий, нажав соответствующий переключатель в нижней части диалогового окна.
Каждый из образцов содержит большое количество самых разнообразных полей, некоторые из которых могут пригодиться для вашей таблицы.
Из списка имеющихся полей следует выбрать те, которые необходимо использовать для таблицы, и добавить их в список Поля новой таблицы. Для этой цели предназначены четыре кнопки:
> выделенное в настоящий момент поле становится следующим полем в проектируемой таблице;
>> все поля выбранной за образец таблицы переносятся в проектируемую за один раз;
< убирает выделенное поле из правого списка полей проектируемой таблицы;
<< отменяет выбор всех полей.
Можно поместить в проектируемую таблицу поля из нескольких таблиц-образцов.
Закончив составление списка полей, нажать кнопку Далее. Мастер таблиц запросит имя для новой таблицы. Задать имя.
Нужно определить имя первичного ключа, который должен присутствовать в каждой таблице и нажмите кнопку Далее. Мастер готов завершить формирование новой таблицы.
Теперь предстоит выбрать, что необходимо делать дальше:
изменить структуру новой таблицы (добавить, удалить или переименовать поля, изменить их последовательность);
приступить к непосредственному вводу данных в готовую таблицу;
создать специальную форму для ввода, которая позволит осуществить удобный ввод данных.
Нажать на кнопку Готово. Мастер сформирует таблицу, и можно приступить к вводу данных.
Воспользовавшись, меню Вид и выбрав нужный режим можно определить тип размер полей, ключевое поле, применяя режим Конструктора (рис.3.1), а для непосредственного заполнения полей режим Таблицы и получения готовой таблицы (рис.3.2). Аналогичным образом формируются оставшиеся таблицы.
Рис.3.1 Режим конструктора таблицы "Книжный фонд".
Рис.3.2 Режим таблицы "Книжный фонд".
В процессе создания таблиц баз данных библиотечного фонда было спроектировано четыре таблицы - "Книжный фонд", "Каталог", "Читатели", "Выдача книг" (Приложения А, Б).
"Книжный фонд" состоит из шести полей:
инвентарный номер книги - тип поля числовой, размер поля "Целое";
библиотечный код книги - тип поля текстовый, размер 50 символов;
отметка о выдаче и возврате, а также поля - регистрация новых поступлений и списание книг принадлежат к логическим типам полей.
Таблица "Каталог" имеет следующие поля:
библиотечный код книги - тип поля текстовый, размер 50 символов;
автор, издательство, год издания, количество страниц и тема имеют текстовый тип поля с размером в 50 символов;
поле Название текстового типа размером в 100 символов;
цена - поле числового типа, размер которого "Длинное целое".
Таблица "Читатели" помещает в себе восемь полей:
номер читательского билета - поле числового типа, размер которого "Длинное целое";
поля Фамилия, Имя, Домашний и Рабочий телефоны текстового типа размером в 50 символов;
отчество - тип поля текстовый, размер 30 символов;
домашний и рабочий адрес - поля текстового типа с размером в 60 символов.
Таблица "Выдача книг" состоит из четырех полей два, из которых повторяются в других таблицах - инвентарный номер книги (тип поля числовой, размер поля "Целое") и номер читательского билета (поле числового типа, размер которого "Длинное целое"), и двух новых полей - это Выдача книг и Запланированная дата возврата, тип которых - дата/время.
Создав базу данных, где, обозначив количество таблиц, имя полей таблиц, тип и размер полей, необходимо перейти к установлению связей между таблицами азы данных.
3.2 Установление связей таблиц БД библиотечного фонда
ACCESS представляет собой реляционную базу данных. Преимущество реляционных баз состоит в том, что можно хранить специфически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между этими таблицами, соединяющие их в единую базу. При работе с запросами, формами и отчетами, которые базируются на данных нескольких таблиц, ACCESS будет использовать установленные связи.
Чтобы связать таблицы друг с другом, войти в меню Сервис и выбрать команду Схема данных. Во время создания схемы данных на экране сначала появится диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрать таблицы и запросы базы данных (сейчас это таблицы), которые нужно связать друг с другом.
В списке находятся все таблицы текущей базы данных. Выделив, первую таблицу из тех, которые необходимо связать друг с другом, надо нажать кнопку Добавить. Проделать это действие для всех связываемых таблиц и нажать кнопку Закрыть. Следующий шаг переход в окно Схема данных, в котором находятся теперь все выбранные таблицы. Внизу приведены все поля, которые содержатся в таблице.
Для добавления в окно Схема данных других таблиц, нужно использовать инструмент Добавить таблицу или соответствующую команду в меню Связи.
Также можно добавить таблицы непосредственно с помощью перетаскивания их мышью с панели таблиц окна базы данных в окно схем. Метод перетаскивания применим при условии, что оба окна открыты параллельно. Можно для удобства использовать команду Мозаика в меню Окно.
В таблицах жирным шрифтом выделены названия полей с первичным ключом. Для формирования связей между таблицами необходимо переместить поле из одной таблицы на поле другой. Поля, для которых устанавливаются связи, должно содержать общую информацию, быть общим полем, которое имеется в обеих таблицах. Эти поля необязательно должны иметь одинаковые названия, но совершенно необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры этих полей.
После перетаскивания поля первой таблицы на поле второй появляется диалоговое окно Связи. В этом окне имеется список с двумя столбцами: Таблица/запрос и связанная Таблица/запрос. Левая таблица-главная (рис.3.3).
Рис.3.3 Установление связей между таблицами.
Главной становится та таблица, из которой перетаскиваются поля, подчиненной - та таблица, куда их перетаскивают. Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой - как подчиненная.
Очень важно правильно понимать, в чем заключается разница между главной и подчиненной таблицами. С точки зрения сопоставления и поиска данных двух таблиц никакой разницы нет. Различие состоит только в том, как система управления данными будет обеспечивать целостность данных при изменении значений в связующих таблицах при изменении значений в связующих полях или при удалении записей из связанных таблиц. Как правило, хотя бы в одной таблице связующее поле является первичным ключом и однозначно определяет запись в этой таблице. Такая таблица и является кандидатом в главные. Если во второй таблице связующее поле не является однозначно характеризующим запись полем, то эта таблица не может быть главной, а может выступать только в качестве подчиненной.
Тип отношения определяет тип отношения связанных таблиц. Различаются два типа отношений: “один к одному” и “один ко многим".
При отношении “один к одному” каждая запись данных главной таблицы соотносится ровно с одной записью связанной таблицы. Как правило, в этом случае первичный ключ одной таблицы связывается с первичным ключом другой. Отношение “один ко многим ” означает, что каждая запись данных одной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы. Как правило, в этом случае первичный ключ одной таблицы связывается с полем другой таблицы, не являющимся первичным ключом, и это поле может содержать повторяющиеся данные.
Применяя, выше изложенное для БД библиотечного фонда проектируется Схема данных, и устанавливаются связи между таблицами, что необходимо для дальнейшей работы с созданной базой данных (рис.3.4).
Рис.3.4. Схема БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского".
Таблицы БД библиотечного фонда формируют такие связи:
"Книжный фонд", где ключевым полем является Инвентарный номер книги, связан с "Каталогом" и "Выдачей книг";
"Каталог" в свою очередь связан с "Книжным фондом" и ключевым полем в данной таблице является Библиотечный код книги;
таблица "Выдача книг" связана с "Книжным фондом" и "Читателями" ключевое поле, которой Номер читательского билета;
"Читатели" непосредственно связаны с "Выдачей книг".
Оформив таблицу БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского", заполнив необходимые поля информацией, а, также установив связи между таблицами можно переходить к непосредственной работе с базой данных.
3.3 Разработка запросов БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"
Непосредственная работа созданной базы данных осуществляется в выполнении запросов к таблицам БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им.В.И. Вернадского". Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой. С помощью запросов пользователь может получить ответы на интересующие его вопросы на основе информации, имеющейся в базе данных. Примеры таких вопросов: “Какие книги 2004 года издания? ” или “Кто из читателей имеет домашний телефон? ”. Запросы такого вида называются запросами на выбор.