Разработка автоматизированной системы учета работника библиотечного фонда "Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского" (стр. 5 из 7)

После выполнения запроса его результат представляется в виде динамической таблицы - выборки. После закрытия запроса выборка больше не существует. Тем не менее, данные, представленные в выборке, по-прежнему хранятся в соответствующих таблицах, и изменения этих данных, если они имели место, отражены в исходных таблицах базы данных.

Запросы можно разделить на группы.

Чаще всего используются стандартные запросы выбора, используемые для того, чтобы отобрать и представить в виде удобной динамической таблицы данные из таблиц БД.

Запросы на выполнение действия используются для создания новых реальных таблиц данных в отличие от обычных выборок (динамических таблиц), в дальнейшем существующих уже независимо от тех таблиц базы, которые были использованы для их построения.

Перекрестные запросы позволяют представить данные в весьма наглядной компактной форме сводных кросс-таблиц, осуществляя при этом разнообразную группировку записей и групповые вычисления при обработке данных.

Параметрические запросы позволяют настраивать запрос непосредственно, при его выполнении пользователь вводит параметры настройки запроса с помощью диалоговых окон. Они могут быть как запросами выбора, так и запросами сводных кросс-таблиц и запросами на выполнение действия.

Основной тип запросов по образцу - это запросы на выбор. Для формирования запроса выберите вкладку запросов, нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый Запрос (рис. 3.5).

Рис.3.5 Окно запроса на выборку.

Запрос можно формировать самостоятельно с помощью кнопки Конструктор или обратиться к Мастеру запросов:

Простой запрос.

Перекрестный запрос представляет собой данные в виде сводной таблицы (или кросс-таблицы). Заголовками столбцов и строк служат не имена полей, а значения выбранных полей или выражения. В ячейках такой таблицы расположены сводные результаты, относящиеся к указанным в заголовках строк и столбцов значениям.

Поиск повторяющихся записей. Такие запросы могут помочь при удалении из таблиц, дублирующих друг друга записей, т.к часто, например, название одной и той же фирмы в различных справочниках может быть написано по-разному.

Поиск записей, не имеющих подчиненных (не связанных) записей. Такие "осиротевшие" записи являются объектом для изучения.

Для создания запроса, где в основу запроса нужно положить несколько таблиц БД с установлением связей между ними используют Конструктор (рис.3.6):

Открыть вкладку Запросы.

Нажать кнопку Создать.

Нажать кнопку Конструктор. Одновременно поверх него появится диалоговое окно Добавление таблицы.

Выбрать таблицы БД, которые будут использоваться для запроса. Это можно сделать, выделяя нужные таблицы и нажимая кнопку Добавить или просто сделав двойной щелчок по именам нужных таблиц.

Завершив отбор таблиц, закрыть диалог, нажав кнопку Закрыть.

Если в основе запроса находятся несколько таблиц, необходимо установить между ними связи, иначе вы не сможете совместно использовать эти таблицы.

Связь между таблицами графически представляется на экране линией связи. Для создания связей между таблицами перетащить с помощью мыши поле из одной таблицы на поле того же типа данных из другой таблицы.

Заполнить столбцы в окне конструирования запросов. Предположим, нужно добавить к запросу несколько полей из разных таблиц. Для этого необходимо поместить поля из списков полей таблиц в верхней части окна в нижнюю область конструирования запроса по образцу, поместив их в отдельные столбцы области конструирования запроса. Это можно сделать тремя способами:

Перетащить их.

Выбрать нужное поле двойным щелчком в списке полей соответствующей таблицы (оно будет помещено в следующий столбец).

Выбрать его из раскрывающегося списка строки Поле в нижней половине окна в области конструирования.

Рис.3.6 Окно конструктора запроса.

Выполнения запросов необходимо для реализации поставленных задач тем самым, автоматизируя рабочее место служащих библиотечного фонда. Вид запроса и инструмента для выполнения запроса зависит от поставленной перед служащим библиотечного фонда задачей (приложения В).

3.4 Разработка форм БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

В Access существует несколько способов ввода, редактирования и просмотра информации, хранящейся в БД. Наиболее широко применяется режим Формы, которая предоставляет удобный просмотр и редактирование информации БД. Формы могут создаваться по средствам Мастера запросов или в режиме конструктора (рис.3.7).

Создание формы с помощью Мастера форм

Для создания формы:

в окне БД открыть вкладку ФОРМЫ и нажать на кнопку СОЗДАТЬ, нажать кнопку "Далее";

перейти на строку Мастер форм, нажать кнопку "Далее";

указать имя таблицы, на основе которой должна быть создана форма. Выбрать поля, которые должны быть включены в форму, нажать кнопку "Далее";

выбрать внешний вид формы, нажать кнопку "Далее";

выбрать стиль для оформления, нажать кнопку "Далее";

задать имя формы, нажать кнопку "Готово".

Создание формы с помощью Конструктора

в окне БД открыть вкладку ФОРМЫ и нажать на кнопку Создать, нажать кнопку "Далее";

перейти на строку Конструктор, нажать кнопку "Далее";

Access откроет окно с пустым бланком формы в режиме конструирования.

Внешний вид, структура и режимы отдельных элементов управления и бланка формы в целом имеют свой собственный набор характеристик, которые можно настраивать с помощью диалогового окна свойств. Выделите элемент, свойства которого нужно настроить, войти в меню ВИД, и выбрать команду Свойства.

Рис.3.7 Окно конструктора формы "Каталог".

Элементы панели инструментов:

(-) - Выделение объектов;

(А) - Надпись служит для формирования подписей к элементам формы;

(ab|) - инструмент Поле. Служит для добавления в форму текстовых полей, не связанных с полями БД;

инструмент Группа. Формирует рамку для группы выключателей. Объединенные в группу переключатели обладают свойством, что выключен, может быть только один из них. Пример: способ доставки заказа: самолетом, теплоходом, ж. д.;

инструмент Выключатель. Служит для добавления кнопки, которая может находиться в одном из двух состояний: нажатом, отжатом. Пример: кнопка-выключатель "Оплата счета". Если выключатель отжат, событие не произошло;

инструмент Переключатель. Служит для выбора одного из взаимоисключающих параметров, объединяются в группы переключателей;

инструмент Флажок. Служит для выбора не исключающих друг друга элементов.

инструмент Поле Со Списком. Служит для формирования поля ввода с раскрывающемся списком;

инструмент Список. Служит для формирования поля списка;

инструмент Диаграмма. Служит для формирования области диаграммы;

инструмент Подчиненная форма. Служит для конструирования подчиненной формы или отчета;

инструмент Рамка Объекта. Служит для формирования рамки внедренного Ole - объекта;

инструмент Связанный объект. Служит для формирования рамки связанного объекта, который сохранен в таблице БД;

инструмент Линия. Служит для рисования линий;

инструмент Прямоугольник. Служит для визуального объединения семантически или функционально связанных полей или элементов управления формы;

инструмент Конец Страницы. Служит для конструирования многотабличных форм.

инструмент Кнопка. Служит для формирования командных кнопок, т.е. кнопок, с которыми связаны макросы. Пример, кнопка "Далее" может использоваться для перехода к следующей записи данных;

инструмент Мастер. Служит для установления режима автоматического вызова Мастера элементов управления при их добавлении в форму. Мастера элементов управления поможет правильно сформировать нужный элемент управления и определить его свойства для связи с объектами;

инструмент Закрепление инструмента. Служит для закрепления выбранного инструмента формирования. Если нужно сформировать несколько однотипных элементов управления в форме, щелкните по кнопке Закрепление инструмента, прежде, чем вы внесете первый выбранный элемент.

В форме, где из одной формы выходят другие можно назвать составной. В составной форме одновременно представлена информация двух различных таблиц, между которыми установлена связь. Одна из этих таблиц является главной, другая - подчиненной с отношением связи между ними "один ко многим". При этом подчиненная таблица встроена в форму главной.

Для вставки подчиненной формы в главную форму следует открыть главную форму в режиме конструирования и нажать клавишу F11, чтобы перейти к окну БД. В окне БД, вкладке Форма, находится список всех имеющихся форм. Необходимо перетащить нужную подчиненную форму из окна БД в главную форму.

Используя режим Конструктора для создания форм данной БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им.В.И. Вернадского" было оформлено пять форм. Среди них Главная форма (рис.3.8), с которой можно перейти на остальные формы - это формы по созданным таблица БД "Книжный фонд", "Каталог", "Выдача книг", "Читатели" (приложения Г, Д) и отдельная форма "Документы", в которой представлены Читательский билет и Библиографическая карточка (рис.3.9).