Разработка автоматизированной системы учета работника библиотечного фонда "Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского" (стр. 6 из 7)
Рис.3.8 Главная форма библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского".
Рис.3.9 Окно формы Документов.
3.5 Разработка отчетов БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"
Среди многочисленных элементов ACCESS присутствует режим формирования отчетов, который позволяет оформлять отчеты как по таблицам, так и по запросам. Данный режим позволяет проанализировать работу служащего библиотечного фонда и дать оценку автоматизированному рабочему месту служащего библиотечного фонда. В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений.
Окна конструкторов отчетов предоставляют пользователю много возможностей. Отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемый отчет.
В отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. В отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.
Отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.
Сконструировать макет можно двумя способами: с помощью Мастера отчетов и с помощью Конструктора (рис. 3.10).
Рис.3.10 Окно конструктора отчетов.
Конструирование макета отчета с помощью Мастера отчетов
Мастер отчетов помогает спроектировать отчет, ставя вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета.
Чтобы приступить к созданию отчета, раскрыть вкладку Отчет в окне БД и нажмите кнопку Создать. Далее:
выбрать имя таблицы (или нескольких таблиц по очереди), содержащей необходимую информацию;
выбрать поля, которые должны быть представлены в отчете, нажмите кнопку "Далее";
указать поля, по которым будет выполняться группировка, нажать кнопку "Далее" и, если требуется, диапазон группировки (кнопка Группировка);
выбрать порядок сортировки записей, нажать кнопку "Далее";
выбрать вид отчета; ориентацию страниц при печати (книжную или альбомную);
в следующем диалоговом окне указать стиль оформления заголовка, нажмите кнопку "Далее";
задать имя отчета, нажать кнопку Готово.
Конструктор отчетов - очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря нему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты. В окне БД открытье вкладку ОТЧЕТ, затем кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый отчет, в котором нужно выбрать команду Конструктор.
На экране появится пустой макет отчета в режиме конструирования. Макет отчета разделен на несколько областей. Можно поместить в эти области нужные элементы управления, уровни группировки, другие элементы конструирования.
Области отчета
Верхний колонтитул. Выводится вверху на каждой новой странице.
Область данных. Является главной областью отчета. В этой области должны быть размещены текстовые поля и другие элементы управления, которые представляют записи данных таблицы.
Нижний колонтитул расположен внизу страницы и обычно содержит ее номер.
Воспользовавшись режимом формирования отчетов, были оформлены отчеты по БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им.В.И. Вернадского" и их запросам (приложения Е, Ж).
Выводы
В данной курсовой работе в качестве цели стояло исследование и анализ средств автоматизации рабочих мест персонала библиотеки, а также разработка автоматизированного рабочего места служащего библиотечного фонда "Национальной библиотеки им.В.И. Вернадского".
Автоматизация рабочего места поможет персоналу библиотечного фонда облегчит работу с ведением, хранением и регистрацией книг, а также с регистрацией читателей.
Объектом исследования курсовой работы выступала автоматизация рабочего места служащего библиотечного фонда "Национальной библиотеки им. В.И. Вернадского", ее структура и тип информации, с которой работал персонал. Далее был проведен анализ документации, содержащей в себе ведения книжного фонда, регистрация каталога и выдача книг, а также регистрация читателей.
Для разработки автоматизированной системы была проектирована инфологическая модель БД библиотечного фонда "Национальной библиотеки им. В.И. Вернадского" и проведен анализ связей между основными объектами данной инфологической модели.
Для реализации автоматизированной системы осуществлен анализ программных продуктов среди систем управления базами данных, а именно архитектура БД файл-сервер, файл-клиент, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, Microsoft Access. После анализа обосновано, выбран для разработки БД АРМ служащего библиотечного фонда программный продукт Microsoft Access.
В ходе разработки БД АРМ служащего библиотечного фонда "Национальной библиотеки им.В.И. Вернадского" была осуществлена разработка таблиц базы данных, которая состоит из "Книжного фонда", "Каталога", "Выдачи книг", "Читателей". Каждая таблица содержит определенные поля, с определенным типом и размером, для функционирования базы данных.
"Книжный фонд" состоит из шести полей:
инвентарный номер книги - тип поля числовой, размер поля "Целое";
библиотечный код книги - тип поля текстовый, размер 50 символов;
отметка о выдаче и возврате, а также поля - регистрация новых поступлений и списание книг принадлежат к логическим типам полей.
Таблица "Каталог" имеет следующие поля:
библиотечный код книги - тип поля текстовый, размер 50 символов;
автор, издательство, год издания, количество страниц и тема имеют текстовый тип поля с размером в 50 символов;
поле Название текстового типа размером в 100 символов;
цена - поле числового типа, размер которого "Длинное целое".
Таблица "Читатели" помещает в себе восемь полей:
номер читательского билета - поле числового типа, размер которого "Длинное целое";
поля Фамилия, Имя, Домашний и Рабочий телефоны текстового типа размером в 50 символов;
отчество - тип поля текстовый, размер 30 символов;
домашний и рабочий адрес - поля текстового типа с размером в 60 символов.
Таблица "Выдача книг" состоит из четырех полей два, из которых повторяются в других таблицах - инвентарный номер книги (тип поля числовой, размер поля "Целое") и номер читательского билета (поле числового типа, размер которого "Длинное целое"), и двух новых полей - это Выдача книг и Запланированная дата возврата, тип которых - дата/время.
Для дальнейшей работы с таблицами были установлены связи между данными таблицами. Таблицы БД библиотечного фонда формируют такие связи:
"Книжный фонд", где ключевым полем является Инвентарный номер книги, связан с "Каталогом" и "Выдачей книг";
"Каталог" в свою очередь связан с "Книжным фондом" и ключевым полем в данной таблице является Библиотечный код книги;
таблица "Выдача книг" связана с "Книжным фондом" и "Читателями" ключевое поле, которой Номер читательского билета;
"Читатели" непосредственно связаны с "Выдачей книг".
Проверка работы созданных таблиц и установленных связей осуществлялась по средствам формирования запросов к данным таблицам. В основном использовался вид запроса "Запрос на выборку", а также запросы на сортировку и нахождения того или иного читателя или той или иной книги.
В последующей разработки БД АМР библиотечного фонда для более удобного пользования самой базой данных были разработаны Формы к созданным таблицам. Среди них Главная форма, с которой можно перейти на остальные формы - это формы по созданным таблица БД "Книжный фонд", "Каталог", "Выдача книг", "Читатели" и отдельная форма "Документы", в которой представлены Читательский билет и Библиографическая карточка.
Завершающим этапом разработки БД АРМ библиотечного фонда "Национальной библиотеки им.В.И. Вернадского" было формирование отчетов по средствам Мастера отчетов Microsoft Access. Отчеты выполнены по всем таблицам базы данных.
Список использованной литературы и URL
1. Б. Богумирский. Эффективная работа на IBM PC в среде Windows 95. СПб, "Питер", 1997, 1000с.
2. Файли довідки по Delphi 7; Боуман Д.С., Эмерсон С.Л., Дарновски М. „Практическое руководство по SQL. Использование языка структурированных запросов. ”, М.: Вильямс, 2001 р.
3. Справочник библиотекаря / Под ред.А.Н. Ванеева, В.А. Минкиной. - СПб.: Изд-во "Профессия", 2000. - 432 с. - (Серия "Библиотека").
4. Д. Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 "Microsoft Press", 1997, 864с.
5. Дж. Вудкок, М. Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 95 "Microsoft Press", 1000с.
6. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Эффективная работа с СУБД СПб, "Питер", 1997, 704с.
7. Стандарты по библиотечному делу: Сборник / Сост. Захарчук Т.В., Петрова Л.И., Завадовская Т.А., Зусьман О.М. - СПб: Изд-во "Профессия", 2000. - 512 с. - (Серия "Библиотека").