Разработка базы данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции (стр. 5 из 6)
Во всех полях запроса устанавливается флажок в строке «Вывод на экран. В этом запросе приведена информация, касающаяся частично оплаченной отгруженной продукции. Структура запроса Оценка оплаченной части отгрузки изделия расположена в Приложении 2. По такому же принципу построим и остальные запросы.
2) Недоплата за товары. Этот запрос позволяет получить данные обо всех изделиях, по которым имеется недоплата. Запрос будет содержать следующие поля: Код_изделия, Наименование_изделия, Цена_изделия, Наименование_заказчика, НедоплатаСум.
Недоплата из первого отчета с применением групповой операции , т.е. среднее значение.
3) Фирмы должники. Этот запрос позволяет получить информацию о предприятиях-должниках и о сумме их долга. Запрос будет содержать поля:
Код_заказчика, Наименование_заказчика, а также вычисляемое поле: Sum_Недоплата: Недоплата с применением групповой операции Sum.
4) Долги фирм. Этот запрос позволяет получить информацию о том, долги по какому изделию имеются и каким заказчиком.
Запрос будет содержать поля:
№ТТН, Код_изделия, Колл_отг_изделия, Кол_опл_изделия, Код_заказчика,Цена_изделия, Дата_отгрузки, Недооплата.
Во всех столбцах ставим флажки в строке «Вывод на экран». Результаты выполнения запроса можно увидеть, переключившись в режим таблицы с помощью кнопки <3апуск> на панели инструментов. Если нужно изменить запрос, необходимо открыть его в режиме Конструктора и внести необходимые изменения.
Чтобы удалить таблицу из изменяемого запроса, необходимо в верхней части окна запроса выделить удаляемую таблицу или запрос, выбрав любое место в списке полей, и нажать клавишу <OK>.
4.9 Создание отчетов
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.
Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре.
В данном курсовом проекте будем использовать отчеты в формах для вывода результатов запросов. Результаты запроса удобнее выводить в виде отчета, чем в виде таблицы, так как он предоставляет пользователю более наглядное представление выводимых данных.
Существует три способа создания отчета:
Создание отчета с помощью Автоотчета. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный или табличный) Автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.
Создание отчета с помощью мастера. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
Для создание отчета с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:
1. В окне базы данных выберите значок Отчеты списке Объекты.
2. Нажмите кнопку <Создать> на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
Примечание: Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
5. Нажмите кнопку <ОК>.
С помощью перечисленных действий создадим отчеты:
«Долги», «Фирмы-должники», «Недоплата за товары», «Оценка оплаченной части», «Анализ». Данными для этих таблиц будут являться соответствующие запросы.
4.10 Создание форм
Форма - объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.
Большая часть сведений в форме поступает из базового источника записей. Остальные сведения формы хранятся в ее структуре.
Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле.
Существует несколько способов создания форм:
- с помощью Конструктора;
- с помощью Мастера;
- с помощью Автоформы;
Рассмотрим процесс создания форм с помощью Конструктора. Для создания формы в режиме Конструктора необходимо выполнить следующие действия:
В окне базы данных выделяем объект «Формы». Затем нажимаем на кнопку <Создать>. Выбираем вариант создания Конструктор и нажимаем<ОК>. И в открывшемся окне конструктора форм приводим форму к желаемому виду, изменяя цвета, размеры и размещая на ней различные элементы управления. Мы будем создавать следующие формы:
- Главная (содержит кнопки перехода к соответствующим формам)
- Заказчики
- Изделия
- ТТН
- ПТР
- ОТТН
- ОПТР
Эти формы будут использоваться для просмотра и ввода данных в соответствующие таблицы.
Внешний вид формы ТТН представлен в Приложении 2.
Теперь сделаем так, чтобы кнопочная форма «Главная» автоматически загружалась во время открытия базы данных. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Откройте базу данных.
2. Открываем пункт меню «Сервис» → «Параметры запуска»
3. В выпадающем списке «Вывод форм/страниц:» выбираем таблицу «ГЛАВНАЯ» и ОК
При следующем открытии базы данных указанная кнопочная форма («ГЛАВНАЯ») откроется автоматически.
База данных Access содержит ряд объектов:
1) таблица - это основная единица хранения данных в БД
2) форма - объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц
3) запрос - это требование на отбор данных из таблиц или выполнение определенных действий над ними. Существуют такие запросы, как запрос на выборку, на обновление, на удаление.
Объект размещения графиков – отчет .С помощью графиков дается анализ о проделанной работе. Создание графика с помощью конструктора. Открывем окно конструктора затем нажимаем кноп «Вставка » на главной панели и вибираем оттуда Диаграмма. Выбираем место, где она будет размещена, выбираем таблицу или запрос для создания диаграммы. Выбираем поля с данными, которые необходимо отразить в диаграмме. Выбираем тип диаграммы и тип отображения данных на диаграмме. Далее даем название диаграмме и нажимает готово.
5. Руководство пользователя
В начале работы пользователя с базой данных автоматически на экране появляется главная кнопочная форма, содержащая основное меню. Основное меню содержит шесть кнопок для открытия таблиц: <Заказчики>, <Изделия>, <ТТН>, <ПТР>, <ОТТН>, <ОПТР>, а также по пять кнопак для просмотра и печати отчётов.
При нажатии на кнопку <Заказчики> открывается форма, содержащая сведения о заказчиках, которые отображаются из таблицы Заказчики. В открывшейся форме можно добавить запись, удалить запись. Форма также содержит кнопку «Выход».
Аналогично открываются формы, содержащие сведения из таблиц.
Для просмотра и печати созданных отчётов необходимо нажать на кнопки с соответствующими символами отчёта.
В качестве контрольного примера продемонстрируем решение поставленной задачи с использованием исходных данных, приведенных в приложении, подтвердив тем самым работоспособность разработанной базы данных и правильность формируемых ею выходных данных.
Из таблиц ТТН и ПТР видно, например, что по товаротранспортным накладным с номером 0024, 0025 и 0050 есть недоплата, так как общая сумма оплаты меньше суммы, на которую был отгружен товар. Значит, при правильной работе программы в запросе «Долги фирм» по номеру ТТН следует ожидать появления записей, отражающих сумму недооплаты по товаротранспортным накладным с номерами 0024, 0025 и 0050 соответственно заказчиками 1, 3 и 4. Отчёт по долгам, содержащий результаты соответствующего запроса, представлен на рис.З
.
Рис.3. Отчёт запроса по долгам
Из рисунка видно, что заказчику 4 (магазин «Лига») 21 ноября 1996 года было отгружено 200 единиц изделия с кодом 001, а оплачено было 75. Соответственно, недоплату по данному изделию можно найти:
([Кол_отг_изделия-[Кол_опл_изделия])*[Цена_изделия]=(200-75)*3200=400000, что совпадает с данными, предоставляемыми программой.
Информацию по недоплаченным изделиям можно получить в отчете «Недоплата за товары». Содержание соответствующего отчета представлено на рис.4.
Рис. 4. Список изделий, по которым имеется недоплата
Анализ состояния фирмы:
На графике отображающем состояние финансового положения фирмы по месяцам видно что с августа по сентябрь фирма заработала (3500000 – 600000=2900000) р . Значит в этом месяце были заказы с полной оплатой отгруженой продукции или заказы с небольшим кредитом. В следующем месяце заметно снижение следовательно были заказы с большим кредитом. Точка на графике в сентябре остановилась на отметке 400000 значит необходимо отменять сделки при которых существует кредит до периода возврата предыдущих долгов или до сделок с полной оплатой либо оплатой больше 50% продукции, иначе граафик пойдет ниже, и пересечет прямую 300000. Это говорит о том, что в следующем месяце у фирмы не будет средств на производство продукции, зарплату, произойдет банкротство.