Разработка информационной системы "Библиотека" (стр. 2 из 7)

Традиционно пользователи привыкли к мысли, что в библиотеке можно получить любую информацию. Теперь, в условиях информационного перенасыщения, библиотеке все сложнее выполнять основные функции: фондообразование, информационно-библиографическое и абонементное обслуживание. Улучшить сбор, хранение и обеспечение доступа к информации библиотека сможет только при условии изменения ее технического оснащения.

Насколько же необходимо обзаводиться вычислительной техникой, и, вообще, что могут дать автоматизированные библиотечные информационные системы?

Чаще всего приводится следующий аргумент - повышение скорости поиска информации. На самом деле это не главное. В конце концов, в относительно небольшом массиве данных ручной поиск занимает не слишком много времени.

Более существенны следующие возможности:

– одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование для поиска документов, печати подобранной информации, передачи массивов данных другим организациям, подготовки изданий и т.д.;

– многоаспектовый поиск данных по различным признакам и их сочетаниям без формирования дополнительных картотек и указателей;

– поиск в каталогах других библиотек и сводных каталогах, который осуществляется с дисплея своего компьютера в сеансе удаленного доступа по каналам связи или в базах данных на оптических дисках большой емкости, устанавливаемых на компьютерах в своей библиотеке;

– организация комплектования фонда с использованием баз данных издающих или книготорговых изданий, например, агентства «Роспечать», с автоматическим формированием заказов и учетом их выполнения;

– автоматизированный учет и ведение статистики во всех процессах, включая обслуживание читателей;

– надежное хранение библиотечных каталогов в нескольких копиях;

– сокращение затрат на комплектование фондов и обработку входных потоков документов;

– расширение сферы услуг за счет привлечения новых информационных источников.

На практике это означает выполнение автоматизированной обработки новых поступлений в библиотеку; освобождение сотрудников от ряда рутинных работ по подготовке картотек, изданий, списков, заказов, писем, отчетной документации; создание базы данных о поступлениях; осуществление операций по созданию и копированию тематических архивов литературы. Благодаря автоматизации можно выполнять предметный поиск информации по запросам читателей, обслуживание баз данных информационных и периодических изданий библиотеки, ведение массива библиографических описаний журнальных статей, поиск записей по ключевым словам, создание электронных справочников, контроль за выданной литературой: учет читателей и их формуляров; автоматическая запись в формуляр читателя выданной литературы; контроль срока возврата книг. А главное - обеспечение читателям своей библиотеки выхода в отечественное и мировое информационное пространство.

Таким образом, процесс автоматизации библиотеки полезен и необходим.

В информационных системах библиотек обычно выделяются следующие функциональные разделы:

– каталогизация, электронный каталог (ЭК), справочно-библиографическое обслуживание;

– библиографическое обслуживание на основе использования баз данных чужих ЭК в теледоступе или на оптических дисках;

– подсистема обслуживания читателей;

– комплектование, включая книгообмен;

– регистрация периодических изданий и ведение соответствующего электронного каталога;

– межбиблиотечный абонемент;

– автоматизированная подготовка библиографических изданий, включая каталожные карточки;

– подсистема управления (учет, статистика, кадры, бухгалтерия и т.д.).

Разработанная информационная система «Библиотека» осуществляет функции обслуживания читателей, каталогизацию, ведение электронного каталога книжного фонда и справочно-библиографическое обслуживание. Основными результатами её работы являются базы данных читательского и библиотечного фондов, а также контроль за своевременным возвратом выданной литературы.

Ограниченность финансирования заставляет библиотеку сделать выбор в сторону автоматизации наиболее важных функций. Как правило, библиотека останавливается, в первую очередь, на создании ЭК с функциями комплектования и подготовки изданий. Затем решаются вопросы подписки на периодику и ее регистрацию.

Автоматизация процессов обслуживания читателей связана с рядом сложностей, которые заставляют многие библиотеки отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее. Для данной системы целесообразно иметь несколько дисплеев к одной компьютерной памяти, принтеры в каждом помещении книгохранилища для печати заказов читателей. Кроме того, без использования штрих кодов в библиотеке с номерами читательских билетов и инвентарными номерами единиц хранения, при клавиатурном вводе простых последовательностей знаков с читательских билетов и экземпляров документов легко допустить ошибки. Данные информационной системы «Библиотека» хранятся на жестком магнитном диске, так что в случае необходимости можно исправить допущенные ошибки. Программа IS.exe написана на языке СУБД FoxPro версии 2.6, с использованием пакета FoxPro Distribution Kit.

Особенностью разработанной системы «Библиотека» является её четко выраженная модульность. Она проявляется в том, что при минимальных возможностях и потребностях библиотеки для функционирования системы необходимо одно рабочее место, оснащенное компьютером и, если необходимо, печатающим устройством, наличие которого не является необходимым. При расширении библиотечной сети или возможностей система может быть легко модифицирована, распределена на многие автоматизированные рабочие места, соединенные в локальную сеть, причем эта модификация не потребует значительных усилий.

3. Информационное обеспечение решения задачи