Разработка информационной технологии организации электронного документооборота (стр. 7 из 9)

предоплатная система оплаты (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Экранная форма «Расчет М», договоры

Чтобы подключить бесконтактную карту к терминалу Элекснет необходимо произвести следующие действия:

1. Войти в меню Записной книжки, затем нажмите на кнопку «Настройки». 2. Нажать на кнопку «Сделать RFID-карту ключом входа в Записную книжку».

3. Приложить карту к желтому кругу на терминале.

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий и представляет собой соотношение между затратами на проведение какого – либо мероприятия в определенное время и получаемыми результатами.

Применительно к процессу внедрения новой информационной технологии в деятельность ОАО «Центральный телеграф» эффективность должна характеризоваться с точки зрения соотношения затрат на ее разработку и внедрение и результатов функционирования.

До настоящего времени пока не выработано обобщенного показателя, с помощью которого можно было бы произвести оценку эффективности внедрения информационной технологии с высокой степенью достоверности.

В основу оценки эффективности внедрения ИТ предложен системный (комплексный) подход. Его сущность заключается в следующем:

- оценка эффективности внедрения проводится комплексно по совокупности показателей;

- эффективность внедрения оценивается по отдельным ее составляющим: АРМ–ам, объектам внедрения, функциям, подразделениям;

- выборку группы показателей производить исходя из главных целей внедрения технологии с использованием смарт-карт;

Кроме того, выбранные показатели эффективности должны отвечать следующим требованиям: быть критичными к факторам, определяющим эффективность внедрения ИТ, по возможности простыми и иметь здравый смысл. Также выбранные показатели эффективности должны отражать как статику, так и динамику, т.е. включать в свой состав абсолютные и относительные показатели.

При этом необходимо иметь в виду, что при расчете значений показателей эффективности следует сравнивать две величины. Первая из них выражает значение показателя до внедрения, вторая – после внедрения ИТ. Задача внедрения ИТ заключается главным образом в том, чтобы за заданные промежутки времени и к установленным срокам обработать всю необходимую информацию при минимальных затратах, добиваясь при этом сокращения числа работников, занятых обработкой информации. Чем будут ниже эти затраты, тем эффективнее будет процесс автоматизированной обработки информации. Выбор более экономичных вариантов внедрения ИТ, требующих меньшее количество финансовых работников, меньших затрат на эксплуатацию ИТ и капитальных вложений, является одним из основных условий общей эффективности ИТ [17, 38].

Эффективность – это совокупность качественных и количественных показателей. Для расчета эффективности по количественному показателю стоимости используется следующие формулы (3.1.), (3.2.):

С´ = (C1 + C2 + C3 + C4)*n + konst,(3.1.)

где С´ – ежемесячная стоимость отправки счета абонентам до внедрения ИТ;

C1 – стоимость распечатки одного счета;

C2 – стоимость одного конверта;

C3 – стоимость доставки одного письма почтой из центрального офиса ОАО «Центральный телеграф» в Королёв;

C4 – стоимость доставки одного письма в почтовый ящик почтальоном;

n – количество абонентов в организации;

konst – стоимость тех факторов, которые не изменятся при внедрении ИТ (такие как зарплата персонала РС и ОТ ТЦПУ).

С = Соб*k + Сс-к*n + konst,(3.2.)

где С – стоимость доставки счета абонентам после внедрения ИТ;

Соб – стоимость единовременных затрат на закупку оборудования для чтения-записи смарт-карт;

k – количество необходимого оборудования;

Сс-к – стоимость смарт-карты;

n – количество абонентов в организации;

Особенность расчета эффективности данных стоимостных характеристик заключается в том, что затраты на доставку счетов до внедрения ИТ являются периодическими. Рассчитанная сумма будет тратиться ежемесячно и с течением времени не уменьшится. Преимуществом внедрения ИТ является то, что ежемесячных периодических затрат на доставку счетов после внедрения ИТ не будет, т.к. состояние счета абонент будет проверять самостоятельно при помощи смарт-карты. Поэтому рассчитаем количество месяцев, за которое полностью окупится внедрение ИТ (3.3.).

Токуп = С/С´,(3.3.)

После истечения этого срока внедрение ИТ будет приносить прибыль ввиду сэкономленных расходов на распечатку и доставку счетов.

Наряду с экономией стоимостных затрат прямой эффективностью является также снижение временных затрат (3.4.), (3.5.)

Тсч = (Т1´-Т1) + (Т2´-Т2) + (Т3´-Т3),(3.4.)

где Тсч – совокупное время, затрачиваемое на доставку, оплату счетов и зачисление денежных средств на счет организации;

(Т1´-Т1) – разница между количеством времени, затрачиваемым на обработку и доставку счетов до и после внедрения ИТ;

(Т2´-Т2) – разница между количеством времени, затрачиваемым на оплату счетов абонентами через Сбербанк России или почтовое отделение и через терминалы оплаты;

(Т3´-Т3) – разница между количеством времени, затрачиваемым на зачисление денежных средств на счет организации.

Тдоп = Т4´+ t - Т4,(3.5.)

где Тдоп – время, затрачиваемое на подключение дополнительных услуг;

Т4´ – время заполнения заявления на подключение дополнительных услуг до внедрения ИТ;

t – время рассмотрения заявления;

Т4 – время подключения дополнительных услуг с использованием терминала и бесконтактной смарт-карты.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности

В соответствии с методикой расчета производим подстановку данных в полученные формулы.

Ежемесячная стоимость доставки счетов абонентам до внедрения ИТ рассчитывается по формуле 3.1. Данные для расчетов получены из договора с ФГУП «Почта России».

С´ = (C1 + C2 + C3 + C4) * n + konst = (0,15 + 1 + 10,5 + 0,70) * 11 000 + konst = 12.35 * 11 000 + konst = 135 850

Итого: периодическая ежемесячная стоимость доставки счетов абонентам до внедрения ИТ составляет 135 850 руб.

Стоимость доставки счета абонентам после внедрения ИТ рассчитывается по формуле 3.2.. Данные для расчетов получены исходя из проведенного анализа стоимости оборудования чтения-записи смарт-карт и стоимости одной смарт-карты. Количество оборудования – 2, т.к. в отделе продаж ТЦПУ работают два менеджера, осуществляющих обслуживание абонентов.

С = Соб*k + Сс-к*n + konst = 1500 * 2 + 100 * 11 000 + konst = 1 103 000

Итого: стоимость доставки счетов абонентам после внедрения ИТ единовременно составит 1 103 000 руб.

Рассчитаем количество месяцев, за которое полностью окупится внедрение ИТ по формуле 3.3.:

Токуп = С/С´ = 1 103 000 :135 850 ≈ 8,12 мес.

Таким образом, при условии отказа от бумажных счетов, через 9 месяцев внедрение информационной технологии управления документооборотом на основе смарт-карт полностью окупится. Начиная с десятого месяца экономия, и, соответственно, дополнительная прибыль предприятия составит 135 850 руб. ежемесячно.

Расчет эффективности по критерию временных затрат выполняется по формулам (3.4.) и (3.5.). Данные для указанных временных характеристик используются приблизительные, указанные менеджерами ОТ ТЦПУ на основе результатов их работы. Счет на оплату услуг выставляется 5 числа каждого месяца и доставляется абоненту только 20 числа. Т.е. приблизительная продолжительность времени на доставку счета составляет 15 суток, т.е. 21600 мин. После внедрения ИТ на смарт-карте абонента данные о состоянии его счета будут изменяться в режиме реального времени. Оплата счета через Сбербанк России или Почтовые отделения составляет в среднем 10 минут, через терминал оплаты – 2 мин. Данные о совершенном платеже через Сбербанк России или Почтовые отделения попадают в информационную систему ОАО «Центральный телеграф» через 5 дней, т.е. через 7200 мин. При оплате с помощью терминала, оплаченная сумма тут же попадает на счет абонента. Подключение дополнительных услуг по заявлению абонента в ТЦПУ осуществляется в течение суток, т.е. 1440 мин., после внедрения ИТ изменения, произведенные через терминал, будут производиться в режиме реального времени.

Тсч = (Т1´-Т1) + (Т2´-Т2) + (Т3´-Т3) = (21600 - 0) + (5 - 2) + (7200 - 0) =

Тсч = 21600 + 3 + 7200 = 28 803

Итого: после внедрения ИТ совокупное время, затрачиваемое на доставку, оплату счетов и зачисление денежных средств на счет организации сократится на 28 803 мин, т.е. 20 суток. Это даст ощутимый эффект в виде сокращения дебиторской задолженности.

Тдоп = Т4´+ t - Т4 = 10 + 1440 – 2 = 1448

Итого: после внедрения ИТ подключение дополнительных услуг будет производиться в режиме реального времени, что позволит абонентам пользоваться необходимыми услугами сразу после произведения изменений через терминал. Пропадет необходимость посещения ТЦПУ и время обработки заявки сократится на 1448 мин.

Произведенный расчет экономической эффективности показал, что внедрение информационной технологии управления документооборотом является эффективным процессом, который повысит доход организации и сократит временные затраты работников и абонентов, повышая эффективность их обслуживания (рис. 3.1.).

Так как эффективность складывается не только из количественных, но и из качественных показателей, для осуществления полной оценки, необходимо определить качественные преимущества от внедрения ИТ.

Терминалы «Элекснет» имеют удобный понятный интерфейс, разработанный специально для пользователей, плохо владеющих компьютером. Переходы по формам осуществляются путем нажатия кнопок, интуитивно понятных для пользователей-непрофессионалов. Бесконтактная смарт-карта исключит вероятность введения ошибочных данных. Так как сеть терминалов обширна и время их работы не ограничено, абоненты смогут воспользоваться ими в любое удобное для них время и в любом удобном для них месте.