В последние годы произошло заметное усовершенствование методов производства, что позволило снизить производственные расходы. Дальнейшая экономия средств, как уже отмечалось выше, может быть достигнута, если будут реализованы резервы, заложенные в рационализации обеспечивающих процессов.
Сегодня, благодаря активизации ряда факторов, в том числе и внедрению логистики, многие предприятия последовательно связаны друг с другом.
Благодаря целенаправленному применению организованных, плановых и контрольных мероприятий возможно, с одной стороны, воспрепятствовать созданию излишних запасов сырья, а с другой устранить такой недостаток, как отсутствие готовности к поставкам.
На предприятии ОАО «Знаменский сахарный завод» приобретение сырья осуществляется путем закупки, или агрохозяйства поставляют сырье для переработки, после которой предприятие рассчитывается с ними производимой продукцией.
Технология проведения бизнес-процесса закупки состоит из следующих стадий:
· Определение потребности в сырье
· Выбор поставщиков
· Обработка заказов
· Контроль выполнения условий договора
· Поступление сырья
· Контроль счетов
Определение потребности в сырье
Определение потребности в сырье включает следующие этапы:
– Определение потребности исходя из планирования.
– Подготовка заявки на поставку сырья.
– Оформление заявки на поставку сырья.
– Согласование заявки на поставку сырья.
Определение потребности в сырье исходя из планирования
На данном этапе происходит определение потребности в сырье, исходя из ППС (Планирования Потребности в сырье). Определяются базовые характеристики требуемого сырья, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на поставку сырья.
Подготовка заявки на поставку сырья
Заявка на поставку сырья представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в сырье. В определенной позиции указывается вид заявки на поставку сырья. Заявки бывают следующих видов:
– Обычная консигнация;
– Производство;
– Поставка третьему лицу;
– Перемещение запасов.
В заявке на поставку сырья функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого сырья, возможные от них отступления в виде идентификатора, требуемое количество и сроки поставки.
Оформление заявки на поставку сырья
В заявке на поставку сырья должен быть точно указан идентификатор, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки. Заявки бывают следующих видов:
– Обычная консигнация;
– Производство;
– Поставка третьему лицу;
– Перемещение запасов.
В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание.
Согласование заявки на поставку сырья
На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки.
Выбор поставщиков
Данная стадия состоит из следующих этапов:
– Подготовка списка возможных поставщиков.
– Отправка запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.
– Выбор поставщиков.
Подготовка списка возможных поставщиков
На данном этапе, на основании полученной заявки, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
Отправка запроса на поставку сырья
Данная стадия состоит из следующих этапов:
– Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
– Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой.
– Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:
– Традиционная почта;
– Средства факсимильной связи;
– Электронная почта;
– Личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.
В соответствии с данной заявкой, Отделом Закупок подготавливается запрос на поставку, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки
Отправка запроса возможным поставщикам
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на поставку отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:
– Традиционная почта;
– Факсимильная связь;
– Электронная почта;
– Личной доставкой представителем.
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам.
На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.
Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
– Получение предложений от возможных поставщиков;
– Согласование полученных предложений;
– Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
– Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Согласование полученных предложений от возможных поставщиков.
При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации
Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Выбор наиболее подходящих поставщиков.
На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании – возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.
Обработка заказа.
На данной стадии выполняются следующие этапы:
– Оформление и отправка заказа;
– Выполнение обязательств по оплате заказа.
Оформление и отправка заказа.
На данном этапе производятся следующие операции:
– Подготовка заказа;
– Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;
– Оформление или продление договора с поставщиком;
– Оформление заказа;
– Отправка заказа выбранному поставщику;
– Регистрация отправки заказа.
Подготовка заказа.
При подготовке заказа на поставку сырья, в его позициях должны быть указаны:
– Идентификационный номер заказа;
– Дата отправления заказа.
– Идентификатор;
– Краткое описание;
– Выбранные условия поставки.
Позиции определяются в соответствии с запросом на поставку сырья и выбранным предложением.
Проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком.
На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.
Оформление или продление договора.
На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.
Оформление заказа.
При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:
– Идентификационный номер заказа;
– Дата отправления заказа.
– Идентификатор;
– Краткое описание;
– Выбранные условия поставки.
Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.
Отправка заказа выбранному поставщику.
Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:
– Традиционная почта;
– Факсимильная связь;
– Электронная почта;
– Личной доставкой представителем.
Регистрация отправки заказа поставщику.
При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.
Выполнение обязательств по оплате заказа.
На данной стадии выполняются следующие этапы:
– Получение инвойса в соответствии с заказом.
– Согласование полученного инвойса;