– Выполнение обязательств по оплате заказа.
– Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.
– Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;
Получение инвойса (счета-фактуры) в соответствии с заказом.
В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:
– Идентификационный номер инвойса;
– Дата отправки инвойса;
– Идентификатор;
– Количество сырья;
– Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;
Согласование полученного инвойса (счета – фактуры).
В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.
Выполнение обязательств по оплате.
На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.
Отправка уведомления о выполнении обязательств по оплате.
Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.
Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку сырья), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.
Контроль выполнения условии договора по поставке сырья.
На данной стадии производятся следующие этапы:
– Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки;
– Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки.
На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что сырье отгружено со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.
Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве сырья для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.
Поступление сырья.
На данной стадии производятся следующие процедуры:
– Организация приёма груза в установленном месте;
– Сопоставление характеристик полученного сырья с заявленными Поставщиком.
– Выставление претензий по факту отступления от условий договора.
Организация приёма груза в установленном месте.
В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.
Сопоставление характеристик полученного сырья с заявленными поставщиком.
После получения сырья, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик и качества полученного сырья с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.
Выставление претензий в соответствии с невыполнением отдельных условий договора.
В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными невыполнением условий договора или отклонениями от них.
Оприходование сырья.
После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования. На данном этапе груз размещается на специальных площадках, предназначенных для хранения. Через определенный период с этих площадок сырье подается в переработку. Формируется документ «ведомость приемки свеклы» который содержит следующие графы:
· Код поставщика;
· Название
· Зачетный вес
Контроль счетов.
На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на поставку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес – процесса.
1.2.3 Состав отчетов и порядок их предоставления
Сырьевой службой завода должны быть подготовлены следующие документы:
– Технический паспорт свеклоприемного пункта, за подписью генерального директора, начальника сырьевой службы (главного агронома по сырью), начальника свеклоприемного пункта.
К техническому паспорту должна прилагаться полная и подробная технологическая карта содержать:
· расположение пунктов въезда и выезда;
· расположение весовых, лаборатории и других сооружений.
· план расположения кагатных полей;
· размещение БУМов
· маршруты перемещения авто- и железнодорожного транспорта, осуществляющего доставку свеклы;
· размещение и маршруты перемещения техники свеклопункта, осуществляющей разгрузку, очистку, сортировку, подачу в производство и т.д.
– Не позднее 31 января начальником сырьевой службы производится полная дефектовка всей техники, оборудования и механизмов свеклоприемных пунктов, определяется состояние зданий, сооружений кагатных полей.
Составляется план мероприятий по устранению выявленных недочетов, план ремонтных работ, список запасных частей, расходных материалов и т.д. Составляется, утверждается у руководства сахарного завода и управляющей компании бюджет ремонтных и восстановительных работ, закупок запасных частей, механизмов, оборудования и техники.
– Не позднее 01 февраля генеральным директором подписывается приказ по сахарному заводу о подготовке свеклоприемных пунктов. Приказом определяются: сроки и очередность выполнения всех мероприятий с учетом их полного завершения не позднее 14 дней до начала приемки сахарной свеклы; назначаются ответственные лица по выполнению и техническому обеспечению всего перечня мероприятий; назначается периодичность и форма представления отчетности по мероприятиям.
– Начальником сырьевой службы (главным агрономом по сырью) в соответствии с утвержденной в приказе генерального директора периодичностью предоставляются отчеты по форме №5‑ТП.
Составление и утверждение штата сотрудников, которые будут задействованы на свеклоприемных пунктах в период заготовки.
За две недели до начала приемки свеклы на каждом свеклоприемном пункте должен быть полностью укомплектован штатный и сезонный (временный) персонал.
Прием на работу, оформление соответствующих договоров (включая обязательное заключение договоров о полной материальной ответственности) и инструктаж временных работников.
Отдел кадров и юридический отдел должны в полной мере контролировать подготовку и заключение договоров о полной материальной ответственности со всеми работниками, задействованными с сезон заготовки. Данные договоры и должностные инструкции должны полностью определять функциональные обязанности работников сырьевой службы и определять степень их ответственности за нарушения.
Соответствующим образом должен быть проведен инструктаж по ТБ с оформлением соответствующих журналов.
В должностных инструкциях обязанности работников должны быть детально прописаны, с учетом специальности, участка и специфики выполняемых работ.
– Должностная инструкция начальника сырьевой службы (главного агронома по сырью) и начальника свеклоприемного пункта должна включать обязанности по подготовке, ремонту и приведению в техническую готовность всей техники, механизмов, лабораторных агрегатов и т.д. перед началом заготовительного сезона в соответствии с графиком утвержденным генеральным директором и ответственность за нарушение этого графика;
– Должностная инструкция начальника сырьевой службы (главного агронома по сырью) и начальника свеклоприемного пункта должна включать обязанности по систематикой проверке состояния свеклы.
– В должностной инструкции главного инженера необходимо предусмотреть обязанность по осуществлению необходимых мероприятий для сокращения потерь сахарной свеклы в моечном отделении (улавливание и возврат в переработку боя и «хвостиков» свеклы более 10 мм);
– Должностная инструкция начальника свеклопункта должна включать обязанность проведения инвентаризации свеклы с указанием периодичности ее проведения, а также составление соответствующих форм отчетности по движению сахарной свеклы.
Организация учетной политики сахарного завода в части поступления, хранения и движения сырья.
Главным бухгалтером завода до 01 августа должна быть осуществлена проверка утвержденного в учетной политике предприятия документооборота в части поступления, хранения и движения свеклы (от момента выдачи ТТН и приемки сырья до передачи его в переработку).
Оформление документации по учету сахарной свеклы должно осуществляться лабораторией и бухгалтерией свеклоприемного пункта и сырьевого отдела в строгом соответствии с «Формами первичного учета заготовки сахарной свеклы в зависимости от содержания в ней сахара и указаниями по их применению и заполнению»
Документооборот по учету движения свеклы (от момента выдачи ТТН и приемки сырья до передачи его в переработку) должен осуществляться в соответствии с Законом РФ от 21.11.96 №129‑ФЗ «О бухгалтерском учете». В пункте 1 статьи 9 и пункте 3 статьи 6 указанного Закона определено, что оправдательными первичными документами организаций, принимаемыми к учету, могут выступать только те документы, которые составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, кроме тех форм документов, которые отсутствуют в вышеуказанных альбомах.