Виконання злиття з даними Excel
Якщо є база даних Excel, у якій зберігаються імена й адреси, можна використовувати її як джерело даних при злитті документів у Word, щоб налагодити автоматичне створення листів і конвертів.
1. Необхідно скористатися командою Excel Автофильтр для того, щоб відібрати записи, що будуть друкуватися на бланку.
2. Виділити всі дані, що містяться в записах.
3. Виконати команду ПравкаÞКопирование.
4. Перейти до Word для Windows і відкрити новий документ.
5. Виконати команду ПравкаÞВставить, і дані з Excel будуть представлені в Word у виді таблиці.
6. Зберегти цей документ під визначеним ім'ям.
7. Відкрити документ, що буде використовуватися в якості основного (чи створити новий документ із потрібним текстом).
8. Виконати команду СервисÞСлияние, щоб вивести на екран діалогове вікно Слияние.
9. Виконати інструкції, зазначені в цьому діалоговому вікні. Коли необхідно буде вказати документ із вихідними даними, слід вибрати той документ Word, у якому зберігаються дані з Excel.
Розробка баз даних
Один з основних етапів розробки баз даних – планування. Більшість користувачів створюють базу даних і зберігають у ній необхідну інформацію, а згодом виявляють, що вона не забезпечує їх усіма потрібними відомостями. На виправлення помилок, зроблених при розробці бази даних, іде досить багато часу. Для того щоб уникнути таких помилок, потрібно мати чітке представлення про те, якою повинна бути база даних.
Розробляючи базу даних, необхідно продумати те, як дані будуть у ній зберігатися і як до них буде здійснюватися доступ. Найкраще накидати ескіз бази даних на папері. Після цього варто з'ясувати тип інформації, що буде в ній зберігатися.
Дані й атрибути
Дані й атрибути – це найважливіші терміни, що вживаються при описі баз даних. Дані – це інформація, що зберігається в базі. Атрибути – це типи даних, що зустрічаються в базі. Наприклад, конкретне прізвище відноситься до даних. Атрибутом же є назва поля, так що Прізвище розглядається як атрибут. Наприклад, країна, телефонний номер, ім'я покупця, опис, місцезнаходження і порядковий номер – це атрибути, що визначають дані, що зберігаються в базі даних.
Крім того, щоб чітко представляти тип інформації, що буде вноситися в базу даних, потрібно розуміти, що Excel передбачає тільки два способи доступу до інформації. Доступ до інформації здійснюється за допомогою форм і звітів. У звіті може міститися інформація будь-якого обсягу.
Стадії розробки бази даних
Розробка бази даних у Excel здійснюється в двох стадіях:
· визначення даних (аналіз існуючих даних);
· уточнення даних (добір необхідних даних),
На першій стадії визначення даних слід написати всі необхідні атрибути. Для цього потрібно визначити, яка інформація буде зберігатися в базі даних. Внести до списку атрибути всіх передбачуваних даних.
На стадії уточнення даних вносяться виправлення у вихідний список атрибутів і залишаються тільки ті, котрі точно визначають тип внесеної в базу дані інформації. На цій стадії рекомендується врахувати бажання як можна більшого числа користувачів. Ті користувачі, що працюють з базами даних, імовірно, знають, інформацію якого типу вони б хотіла одержати з бази даних. Звіти якого типу їм необхідні? Запити якого типу будуть використовувати співробітники для звертання до бази даних? Одержавши відповіді на ці питання, можна визначити, що важливо при створенні бази даних.
Слід пам’ятати, що навіть після того як база даних буде спроектована, користувачам знадобиться вносити в неї деякі зміни. Але якщо використовувався систематичний підхід до її розробки, то зміни не займуть багато часу.
Додаючи рядки і стовпці, в будь-який час можна змінити зовнішній вигляд бази даних. Однак це не зовсім зручно виконувати після того як база даних остаточно спроектована (наприклад, якщо в базу даних, у яку варто вносити адреси покупців, включено поля Ім'я, Адреса, Місто, Штат і Індекс). На перший погляд, цих полів цілком достатньо для одержання потрібної інформації. Потім починається введення конкретних даних про покупців, і база даних поступово розростається. Однак, якщо фірма вирішить повідомляти по телефоні можливим покупцям про наявний у наявності товарі і скористається базою даних з іменами покупців, то виявиться, що забуто поле для номера телефону. Хоча легко можете додати це поле, вставивши новий стовпець, все ж доведеться затратити час на введення телефонних номерів покупців. Якби ця інформація була введена відразу, то не довелося б уводити телефонні номери окремо. Уважність при створенні бази даних допоможе уникнути таких помилок.
Висновок
Підсумовуючи вищесказане, можна з впевненістю твердити, що програма Мicrosoft Еxcel дозволяє користувачам ефективно створювати та обробляти бази даних. Однак для великих і складних баз даних слід використовувати СУБД Мicrosoft Access, так як вона спеціально призначена для таких цілей і містить у собі зручні функції для управління даними. В Мicrosoft Еxcel можна створювати лише невеликі бази даних. Для управління і сортування даних в Мicrosoft Еxcel також є досить зручні функції, зокрема Автофільтр, команди сортування і пошуку інформації, зручно організований ввід та знищення даних.
Створення баз даних вимагає від користувача певних знань та кваліфікації, зокрема:
- знання самої програми Еxcel, її основних функцій та можливостей;
- розуміння структури бази даних, знання способів організації даних;
- практичні навички при роботі з базою даних.
Використана література
1. Ботт Эд, Леонард Вудди. Использование Microcoft Office 2000. специальное издание: Пер с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 1024 с.: ил. – Парал. тит. англ.
2. Руденко В.Д., Макарчик О.М., Паталанжоглу М.О. Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. – К.: Фенікс, 1997. – 304 с.
3. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы на персональном компьютере. – К.: А.С.К., 2001. – 416 с.: ил.
4. Д. Тейлор, Дж. Мишель, Дж. Пенман. Microcoft Office 2000: Пер с англ.: В. Усманов, А. Сергиенко. – Издательство «Питер Ком», 2000. – 980 с.: ил.