Робота з таблицями баз даних в MS Excel (стр. 2 из 3)
Поля «Розряд» та «Професія» заповнюються Данные → Проверка у віні «Проверка вводимых значений», закладка «Параметры» → «Тип данных»(Список), а в «Источник» можна казати діапазон даних або ввести текст (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Заповнення таблиці
На аркуші «Розподіл» створюємо таблицю «Розподіл відрядного заробітку, нарахування заробітної плати та утримання із заробітної плати».
Значення у полі «№ п.п.» автоматично заповнюються відповідними номерами тільки при наявності значення у полі праворуч за допомогою формули з використанням функції ='Відомість про робітників'!В4.
Значення у полі «Прізвище та ініціали» формуємо із значень полів «Прізвище», «Ім’я» та «По батькові». Використовуємо функцію =СЦЕПИТЬ('Відомість про робітників'!B4;" ";ЛЕВСИМВ('Відомість про робітників'!C4;1);".";ЛЕВСИМВ('Відомість про робітників'!D4;1);".").
Поле «Кількість відпрацьованого часу» заповнюємо довільними значеннями.
«Тарифний коефіцієнт» обчислюється за функцією =ВПР('Відомість про робітників'!I4;тарифний_коефіцієнт;2;ИСТИНА). Для обрахування «Відпрацьований час приведений до 1-го розряду» ми множимо «Тарифний коефіцієнт» на «Кількість відпрацьованого часу» =D4*C4. Підбивши суму «Відпрацьований час приведений до 1-го розряду» та поділивши на «Відрядний заробіток», який даний по умові, ми одержимо «Відрядний заробіток на 1 люд.-год. 1-го розряду» =$C$2/$E$30. Перемноживши «Відрядний заробіток на 1 люд.-год. 1-го розриду» на «Відпрацьований час приведений до 1-го розряду» ми отримаємо «Розподілений відрядний заробіток» =$C$2/$E$30, сума якого дорівнює «Відрядний заробіток» Оскільки йдеться про грошові суми, то результат обчислень потрібно заокруглюємо до копійок, а також встановлюємо грошовий знак (грн.). Для перевірки правильності обчислень підбиваємо суму по цьому полю =СУММ(F4:F29).
Для обчислення поля «Всього нараховано» додаємо «Розподілений відрядний заробіток» до попередньо визначаємо значення у полі «Надбавка за стаж роботи» =ЕСЛИ('Облік працівників'!L4<5;0;ЕСЛИ('Облік працівників'!L4<=10;F4*0,1;F4*0,2)).
Прибутковий податок обчислюємо як 13% від „ Всього нараховано ”. Записуємо таку формулу =(ОТБР(H4;0))*0,13. Значення прибуткового податку повинні визначатися у грошових одиницях, тому у вікні Формат ячеек у вкладці Число вибираємо Финансовый формат з 2 десятичними знаками і встановлюємо позначення «грн. Украинский».
Відрахування в пенсійний фонд в сумі 2% від «Всього нараховано» (=H4*0,02), «Соц. страх.» − 1% від «Всього нараховано» (=H4*0,01), «Збір на
випадок безробіття» − 0,5% від «Всього нараховано» (=H4*0,005). «Проф-спілкові внески» − 1% від «Всього нараховано», в залежності від членства у профспілці =ЕСЛИ('Облік працівників'!J4="так";H4*0,01;0). Для того щоб отримати скільки «Всього утримано», додаємо всі відрахування =СУММ(I4:M4).
Зарплата робітника дорівнює різниці «Всього нараховано» та «Всього утримано» =H4-N4 (табл. 1.3).
2.1 Сортування
Для впорядкування таблиці розподілу потрібно скопіювати її на аркуш «Впорядкування» та виконати команду Данные → Сортировка і встановити задані параметри впорядкування.
Дані в таблиці можна упорядковувати за різними критеріями.
Поле «Кількість відпрацьованого часу» складається з текстових (символьних) даних. Їх впорядковують за їх кодами в таблиці символів в алфавіті відповідної мови (табл. 2.1).
Використовуючи списки полів «Сортировать по» та «Затем по» вибираємо поля по яким буде здійснюватися сортування. Потім встановлюється для кожного поля сортування необхідний перемикач «по возрастанию» або «по убыванию», перевіряємо правильність установки перемикача у розділі «Идентифицировать поля по» і натискаємо «ОК»
2.2 Автофільтр
Для застосування автофільтра копіюємо таблицю з аркушу «Сортування» на аркуш Автофільтр і виконуємо Данные → Фильтр → Автофильтр. Після цього встановлюємо задані умови фільтрації:
а) поле «Вік» відфільтроване з умовою «менше и равно 48» и «більше и равно 29» - відображає тільки ті записи, де вік менше 48 та більше 29.
б) поле «Розряд» відфільтроване за значенням «5» у списку значень у даному стовпці.
в) поле «Членство у профспілці» відфільтроване за значенням «ні» у списку значень у даному стовпця (табл. 2.2).
2.3. Розширений фільтр
Фільтрування даних за допомогою розширеного фільтра виконується у два етапи:
а) створення області критеріїв:
- Перший рядок: Стать – чол.; вік – >31;
- Другий рядок: розряд – 4-го; Соц. страх – >19
б) фільтрування даних:
Після створення області критеріїв виконуємо команди Данные→ Фильтр → Расширенный фильтр, які викликають вікно Расширенный
фильтр. У ньому вказуємо таблицю, з якої виконується відбір даних $A$7:$Q$33, визначається область критеріїв $A$2:$Q$4, діапазон у якому потрібно розмістити результати відбору $А$7:$О$33.
За допомогою фільтра в Excel можна вибирати значення, які відповідають заданим умовам, серед інформації, що збігаються у таблицях (табл. 2.3).
2.4 Проміжні підсумки
Проміжні підсумки розраховуються для полів, які мають значення, що повторюються. Копіюємо таблицю розподілу на аркуш «Підсумки» впорядковуємо за полем «Професія», виконуємо команду Данные → Итоги, встановлюємо необхідні параметри:
- у вікні діалогу Промежуточные итоги зі списку При каждом изменении вибираємо поле «Професія», по якому список розбитий на групи записів.
- у вікні Операция вибираємо функцію СУММ, яка використовується при визначенні проміжних підсумків.
- у полі Добавить итоги по вказуємо поле, за яким повинні бути визначені проміжні підсумки. Це поле «Відпрацьовано» (табл. 2.4).
Графічні зображення, або діаграми, більш наочно ілюструють табличні дані, дають можливість виконувати відповідний аналіз здобутих результатів.
Для побудови графічних відображень табличних даних використовуємо спеціальну графічну підсистему – майстра побудови діаграм, яка викликається командами Вставка [ Диаграмма. Майстер діаграм створює прототип діаграми за чотири кроки. Редагуємо цей прототип, використовуючи різноманітні можливості графічної підсистеми.
Крок 1. вибір типу діаграм.
Вибираємо з вкладок, в яких наведено перелік різноманітних стандартних і нестандартних типів діаграм та графіків тип діаграми, який відповідає умовам задачі і максимально спрощує сприйняття й аналіз даних.
Якщо натиснути на кнопку Просмотр результата, можна переглянути ескіз діаграми (рис. 3.1);
Рис. 3.1. Вибір типу діаграми
Крок 2. Джерело даних діаграми.
На цьому етапі визначаємо джерело даних (діапазон), якщо воно не було визначене раніше, та, за необхідності, видаляємо, додаємо ряди даних чи встановлюємо їх параметри. Параметри Имя та Подписи по оси Х можемо визначити як посилання на клітинки чи діапазони або текстовими константами (рис. 3.2);
Рис. 3.2. Діапазон діаграми
Крок 3. Параметри діаграм.
У наступному вікні є шість вкладок, у кожній із яких встановлюємо параметри певної складової діаграми:
- Заголовки – вводимо назву діаграми, підписи осі категорій, рядів та осі значень;
- Оси – вмикаємо чи вимикаємо відображення будь-якої осі;
- Линии сетки – відображаємо чи приховуємо сітку на відповідній координатній площині;
- Подписи данных – розміщуємо в області діаграми підписи даних у вигляді значень, імен чи відсотків;
- Таблица данных – розміщуємо поруч із діаграмою таблицю – джерело даних (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Параметри діаграми
Крок 4. Розміщення діаграми.
У даному вікні вибираємо один з двох варіантів розміщення діаграми – на окремому аркуші діаграм чи на будь-якому з аркушів робочої книги і отримуємо побудовану діаграму (рис. 3.4).
Рис. 3.4. Розміщення діаграми
Лінійчасту діаграму будую із аркушу проміжні підсумки.
Деякі види інформації необхідно відображати у вигляді таблиць. Особливо широко така структура даних застосовується у роботі з економічною інформацією. Саме для оброблення табличної інформації розроблені спеціальні програмні системи – табличні процесори. Глибоке засвоєння складової MS Office - табличного процесора MS Excel дає змогу:
· здійснювати оброблення табличних даних;
· відображати дані у графічному вигляді (як графіки та діаграми);
· працювати з базами даних, виконуючи сортування інформації, групування даних, відбір даних, що відповідають певним критеріям та ін.;