Накази з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій.
Реквізити наказу: 1 – назва виду документа, 2 – дата (проставляють у день підписання), 3 – індекс (проставляють у день підписання), 4 – місце складання чи видання, 5 – заголовок до тексту, 6 – позначка про контроль (проставляють у разі потреби), 7 – текст, 8 – підпис, 9 – гриф погодження (у разі потреби), 10 – візи (у разі потреби), 11 – відбиток печатки (у разі потреби), 12 – позначка про виконавця.
Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.
У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.
Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.
Приклад:
Добропільське виробниче об’єднання
по видобутку вугілля “Добропільвугілля”
НАКАЗ
21.09.01 № 89 м. Добропілля
Про погодження планів
розвитку гірничих робіт на 2002р.
08.09.01 виїзною техрадою управління Донецького округу у присутності керівників об’єднання і шахт розглянуті і погоджені плани розвитку гірничих робіт і нормативи втрат на 2002р.
Для забезпечення своєчасного виконання пропозицій і вимог органів Держгіртехнагляду і планів розвитку гірничих робіт на 2002р.
НАКАЗУЮ:
Затвердити графік пропозицій та вимог органів Держгіртехнагляду за планами розвитку гірничих робіт та витрат на 2002р.
Технічному директору Янкові С.В., директорові з виробництва А.Р., начальнику електромеханічної служби Іванову В.Є., забезпечити виконання затвердженого графіка у встановлений термін.
Працівникам, відповідальним за виконання пропозицій органів Держгіртехнагляду, інформувати їх виконання двічі на рік (05.07 02 та 05.12.02)
Контроль за виконанням даного наказу покласти на технічного директора Янка С.В.
Генеральний директор (підпис) П.В.Сенько
Вказівка – це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.
Право підписувати вказівку має керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки поділяється на констатувальну (вступну) та розпорядчу частини.
Констатувальну частину починають усталеними виразами, наприклад, прийменниками “Для...”, “Відповідно до...”, “Згідно з...” тощо, а закінчують словами “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, після яких ставлять двокрапку.
Розпорядчу частину вказівок оформляють, як і в наказах з основної діяльності.
Реквізити вказівки: 1 – назва виду документа, 2 – дата (проставляють дату підписання), 3 – індекс (проставляють у день підписання), 4 – місце складання чи видання, 5 – заголовок до тексту, 6 – текст, 7 – підпис, 8 – гриф погодження (у разі потреби), 9 – позначка про виконавця.
Розпорядження – це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань.
Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.
Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.
Реквізити розпоряджень в основному відповідають реквізитам вказівки. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.
Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.
Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов’язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.
Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.
Приклад:
Ватуцька районна державна адміністрація м. Києва
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
28.11.00 № 12 м. Київ
Про надання шефської
Допомоги установам освіти
Для поліпшення виховної роботи та матеріальної бази установах освіти району.
ПРОПОНУЮ:
1. Закріпити підприємства, установи, організації зареєстровані у ватутівському районі, за постановами освіти згідно з додатком 1.
2. Вважати рішення виконавчого комітету Ватутівської районної ради народних депутатів від 18.11.98р. №14 “ПРО НАДАННЯ ШЕВСЬКОЇ ДОПОМОГИ УСТАНОВАМ ОСВІТИ” таким, що втратила чинність.
3. Контроль за виконання цього розпорядження покласти на заступника голови районної держадміністрації Шевчука О.К та завідуючий відділом освіти Зайченко О.І.
Голова Ватутінської держадміністрації (підпис) С.В.Головач
Рішення
Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухвалюються місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.
За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.
Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.
Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов’язковою повинна бути віза юрисконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.
Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов’язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території підвідомчій відповідній місцевій Раді. Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби з стихійними лихами, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов’язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення рад не нумерують, а виконкомів-мають порядкову нумерацію. Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:
1. Зображення державного герба.
2. Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.
3. Зазначення місця видання.
4. Найменування виду документа.
5. Дата або дату і номер.
6. Заголовок.
7. Текст рішення.
8. Підписи голови і секретаря виконкому.
9. Печатка.
Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення.