Розробка автоматизованого робочого місця управління замовленнями у малому бізнесі (ПП "Сігма") (стр. 2 из 13)
Досягнення поставленої мети потребує рішення в роботі наступних основних задач:– проаналізувати суть|сутність,єство| завдань|задача| відділу збуту;
– формалізувати розрахунки;
– обґрунтувати розробки по всіх видах забезпечення;
– охарактеризувати вхідну, постійну, проміжну і результатну інформацію;
– реалізувати вибраний варіант проекту.
Основна перевага автоматизації - це скорочення надмірності даних, що зберігаються, зменшення витрат на багаторазові операції оновлення надмірних копій і усунення можливості виникнення протирічь із-за зберігання в різних місцях відомостей про один і той же об'єкт, збільшення міри достовірності інформації і збільшення швидкості обробки інформації; усунення зайвої кількості внутрішніх проміжних документів, різних журналів, тек, заявок, повторного внесення однієї і тієї ж інформації до різних документів.
Розроблена система є прикладом досить простої автоматизованої системи управління. Дана розробка відрізняється, перш за все, простим і інтуїтивним інтерфейсом і невисокою вартістю.
Ці переваги досягаються за рахунок використання сучасних методів і інструментів розробки програмного забезпечення. За останній час з'явилося багато нових інструментів проектування і програмування, які дозволяють розробляти якісні застосування малими силами розробників та у короткий термін.
У даному дипломному проекті використовується середовище розробки Borland Delphi і СУБД MS Access.
Мета даного дипломного проекту - створення автоматизованого робочого місця управління замовленнями малого підприємства "ПП Сігма".
Об'єкт дослідження – підприємства малого бізнесу у сфері торгівлі та обслуговання населення.
Предмет дослідження – інформаційні процеси у організації роботи малого підприємства "ПП Сігма".
Методи дослідження - системний аналіз, методи аналізу інформаційних систем.
Методи розробки – об’єктно-орієнтований аналіз, об’єктно-орієнтоване проектування і програмування, сучасні інструменти розробки програмного забезпечення - Borland Delphi, Microsoft Access.
1. Проектно-конструкторський розділ
Дослідження будь-якого складного об'єкта, яким є сучасна організація діюча в умовах зовнішнього оточення, що динамічно розвивається, повинні випереджати вибір методології аналізу. На сьогоднішній день такою методологією, що представляє організацію у виді сукупності взаємозалежних елементів, що підлягають впливу ззовні, є методологія системного аналізу.
З погляду цієї методології, управління організацією являє собою досить складний процес, ефективно здійснювати який неможливо, керуючись лише простими, сухими, заученими формулами [4]. Керівник повинен поєднувати розуміння загальних істин і положень, а також значимості численних варіацій, завдяки яким ситуації відрізняються одна від іншої. Він повинний вміти адаптуватися до постійно мінливих умов зовнішнього оточення. В умовах ринку ніщо не відбувається не вмотивовано, усе має свою причину, усе визначається складним переплетенням впливу багатьох перемінних зовнішнього і внутрішнього середовища організації.
Методологія системного підходу дозволяє розглядати організацію як складну відкриту систему, як єдине ціле, з урахуванням усіх зовнішніх і внутрішніх взаємозв'язків (див. рис.1.1). Системний підхід дає можливість виявити і чітко сформулювати проблеми в організації в умовах невизначеності зовнішнього оточення, визначити стратегію її розвитку, точно задати функціонально-необхідні і паразитні входи і виходи; установити структуру організації як системи та зв'язки між структурними складовими; проаналізувати системні зв'язки між постачальниками, споживачами і т.д. [6,7].
Рисунок 1.1 - Системне представлення організації з урахуванням її бізнес процесів
З погляду системного представлення організації, її зовнішнє середовище містить у собі такі елементи, як споживачі, конкуренти, урядові органи, постачальники, фінансові організації і джерела трудових ресурсів, релевантні стосовно операцій організації [4]. Ключовою крапкою бізнес-оточення фірми є "споживач".
Основою завдання даної проектованої системи являється облік, контроль і оперативне регулювання господарських операцій по управлінню збутом, підготовка стандартних документів для зовнішнього середовища (рахунків, інвентаризації, статистики). Оперативне управління господарськими процесами складає від одного до декількох днів і реалізує реєстрацію подій, наприклад оформлення і моніторинг виконання замовлень, прихід і витрату матеріальних цінностей і т.д. Ці завдання мають ітеративний, регулярний характер, виконуються безпосередніми виконавцями господарських процесів (робітниками, комірниками, адміністраторами і т.д.) і пов'язані з оформленням і пересилкою документів відповідно до чітко заданих алгоритмів. Результати виконання господарських операцій реєструються у відповідних журналах. Автоматизація цих процесів дозволить зберігати інформацію в одній базі даних, інформація в яку буде вводиться швидко і зручно. Користувачем цієї системи буде людина, що займається обліком товарів на складах, прийомом замовлень, а також поточною випискою витратних документів і оприбутковуванням товарів, що щойно поступили. Інформаційна система дозволить позбавити співробітника від рутинної повсякденної роботи по виписці рахунків на оплату, роботи по перерахунку (інвентаризації) продукції. Оскільки раніше документи виписувалися уручну, в яких вказувалися реквізити, що повторювалися, а також великий перелік номенклатури – це займало багато часу. Автоматизація дозволить значно скоротити час. Співробітникові потрібно буде тільки вибрати із списку відповідного клієнта, його замовлення і відправити на друк документ. У друкарській формі автоматично опиняться всі необхідні реквізити відповідно до встановленої форми друку документів.
Щоб зробити звіт, необхідно зібрати потрібні дані шляхом пошуку їх у відповідних документах, якщо це звіт за рік, то необхідно буде проглянути всі документи за цей рік, на що піде величезна кількість часу. При виведенні підсумків по звіту необхідна точність в розрахунках, що не завжди виходить навіть у фахівця своєї справи. Ці і багато інших задач зможе вирішити проектована інформаційна система. При пошуку потрібного об'єкту (суми, документа, кількості), якщо не буде відомий документ, в якому його шукати, потрібно буде перегорнути всю купа документів і проглянути кожну позицію. Автоматизація дозволить зробити вибірку по цій позиції і значно скоротить обсяг відповідних документів або зведе до одного єдиного потрібного документа.
Виникають складнощі і з складанням прайс-листа. Якщо на склад привезли новий вигляд товарів або якщо змінилася ціна на старі товари, необхідно буде наново переробляти весь прайс-лист. Впровадження автоматизованої системи дозволить автоматично робити всі ці дії при додаванні нової позиції номенклатури. За рахунок скорочення часу на виконання довгих рутинних робіт, можна підвищити продуктивність праці співробітника, який може тепер виконувати не тільки свою роботу, але і узяти на себе ряд інших обов'язків. Створення власної автоматизованої системи дозволить врахувати всі особливості, треба бути розробити тільки те, що потрібне, і так як потрібно. Аналіз по підприємствах, де вже використовуються розроблені на стороні програмні продукти, показує, що є великі проблеми із супроводом, зв'язані, перш за все, із тим, що підприємство, що автоматизується, і розробник знаходяться в різних містах. У зв'язку з цим, між замовленням на яке-небудь доопрацювання і результатом проходить, як правило, багато часу. Також будь-яка доробка стороннім розробником звичайно дуже дорого коштує користувачеві. Своя власна розробка інформаційно-програмної системи також коштує недешево для фірми і також має свої вади, але за правильним підходом до розробки ці ризики можна значно мінімізувати.
ПП "Сігма" знаходиться на українському ринку близько чотирьох років. На території фірми виділена площа під склади, де зберігаються усі види матеріалів, необхідних для ремонту. Тому адміністратор може контролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, вантаження і проводити інвентаризацію в безпосередній близькості від офісу. Завдяки цьому спрощена схема документообігу. Матеріали надходять безпосередньо із оптових складів фірм-постачальників і використовується за необхідністю для послуг, що потребують даний вид матеріалів. Організація здійснює доставку своїх матеріалів до місця проведення ремонтних робіт.
Номенклатура матеріалів, що використовується для ремонту, складає декілька сотень найменувань і постійно збільшується. Також із розвитком ПП зростає різновид і кількість послуг, що надаються. Організація здійснює ремонтні роботи як за готівку, та і за безготівковий розрахунок.
У зовнішній системі ПП "Сігма" виконує роль особи, яка надає послуги юридичним і фізичним особам, які потребують послуг, використовуючи матеріали різних виробників. Наочно це можна побачити на рис. 1.2.
Рисунок 1.2 - Схема зовнішнього середовища фірми "Сігма"