2. Техніко-економічні фактори.
Володіючи потужними функціональними можливостями, програмні продукти Workflow мають високу вартість та потребують використання сучасної апаратної платформи (мережу ЕОМ, яка становить основу автоматизованих робочих місць системи, сервер, скануючі, друкуючі, розмножувальні пристрої).
3. Психологічні фактори
Практичний інтерес до Workflow виявляють фірми, що вже пройшли етап встановлення та використання мереж та їх ресурсів. Ці багатокористувацькі системи керуються оператором, не контролюючи рівень його кваліфікації, працездатності, сумлінності та інші суто людські якості.
У Workflow керівник має повний контроль за всіма етапами обробки документів, і як наслідок – за діяльністю конкретної людини [2].
Останнім часом спостерігається тенденція зближення і перетинання функціональних можливостей вищеописаних систем. Так, у системах, що класифікуються як Groupware, можуть використовуватися технології повнотекстових баз даних, систем керування документами й автоматизації ділових процедур. Тому в сучасних системах автоматизації документообігу вищевказані технології можуть застосовуватися як окремі, так і інтегровані компоненти [6].
Концепція електронного офісу включає в себе такі характерні риси як наявність цифрового зв’язку між окремими АРМ та централізованих повнотекстових документальних баз даних. Сукупність цих елементів створює умови для функціювання високопродуктивної системи документальних комунікацій. Яка забезпечує синхронізацію етапів колективної обробки документації, автоматизацію процесів формування компільованих документів (“звітів”), удосконалення процесів індексації, архівування та пошуку документальної інформації.
Доступ віддалених повнотекстових баз даних здійснюється засобами АРМ працівника офісу. Таким чином, долається просторовий інформаційний бар’єр, в наслідок чого, зменьшуються часові та інформаційні затрати.
Найпоширенішою технологією організації повнотекстових баз даних є гіпертекст. Сучасні гіпертекстові технології та системи, реалізовані на їх основі (наприклад, сервіс World Wide Web) стали традиційним елементом електронного офісу.
Розглянемо гіпертекст як найбільш поширений варіант вирішення проблеми організації повнотекстової бази даних, за допомогою якої можна створювати підсумкові, компіляційні документи з кількох різнорідних.
Гіпертекст (нелінійний текст) – це організація текстової інформації, при якій текст являє собою безліч фрагментів з явними асоціативними зв'язками між цими фрагментами [11].
Основна ідея гіпертекстових технологій полягає у тому, що пошук документальної інформації відбувається з урахуванням безлічі взаємозв'язків, що існують між документами. Такий пошук здійснюється ефективніше, ніж традиційними методами.
Формально гіпертекст можна представити у вигляді мережі або графа, де вузлами є фрагменти тексту, а дуги відображають відносини, що зв'язують ці фрагменти. Доступ до інформації здійснюється не шляхом послідовного перегляду тексту, як у звичайних інформаційно-пошукових системах, а шляхом руху від одного фрагмента до іншого.
У найбільш загальному вигляді користування гіпертекстовою системою полягає в тому, що користувач читає на екрані комп'ютера певний текст і має можливість виконувати визначені в системі дії залежно від того, які в нього виникають асоціації при читанні тексту на екрані.
Вважають, що першим ідею гіпертексту, не використовуючи самого терміна «гіпертекст», висунув у 1945 р. Венневер Буш, радник президента Рузвельта з питань науки. Він запропонував проект технічної системи (технічного середовища) нового типу, який назвав «Метех». Основна перевага цієї системи полягає в можливості з'єднання і спільного перегляду окремо існуючих, але асоціативно зв'язаних одиниць інформації (статей, текстових документів, фотографій, креслень). Система «Метех» являла собою своєрідну бібліотеку з простим доступом до будь-якого документа і можливістю переходити від певного документа до суміжного, зв'язаного з ним за змістом. Користувач повинний був мати можливість самостійно встановлювати потрібні йому зв'язки між документами, створювати власні документи, зв'язувати їх з існуючим змістом бібліотеки. Таким чином, основна ідея запропонованого проекту полягала в можливості фіксації суттєвих зв'язків між елементами інформації і доступу до цієї інформації із системи зв'язків, тобто принципи системи «Метех» цілком відповідають сучасним уявленням про сутність гіпертексту.
Першу комп'ютерну систему, що реалізує ідею гіпертексту, було створено в 1968 р. Вона носила суто науково-дослідний характер і забезпечувала можливість користувачам відповідно до власних уявлень формулювати і нарощувати систему зв'язків між елементами інформації та переглядати інформацію як систему зв'язків.
Термін «гіпертекст» увів Т. Нельсон. Він визначив гіпертекст як «з'єднання тексту природньою мовою зі створюваною комп'ютером можливістю інтерактивного формування всередині нього нових розгалужень, або як динамічну організацію нелінійного тексту, який вже не може бути надрукований звичайним чином на звичайній сторінці».
М. Нельсон був розробником гіпертекстової системи, що використовувалася для ведення документації по проекту космічного корабля «Аполлон».
У 1987 р. фірма Аррlе випустила першу гіпертекстову систему для персональних машин - пакет Нуреrcard для комп'ютерів Масintosh. З цього часу гіпертекстова технологія здобуває масовий комерційний характер.
Гіпертекст можна розглядати як своєрідну базу даних, що організується у вигляді відкритої, вільно нарощуваної, гнучкої мережі, вузли якої (лінійні тексти) з'єднуються користувачем. Від звичайної бази даних гіпертекст відрізняється насамперед тим, що в ньому відсутні апріорно задані обмеження на характер зв'язків (як, наприклад, в ієрархічних структурах).
Елементи гіпертексту (текстові фрагменти) називаються вузлами. Вузли, між якими можливий перехід, вважаються суміжними, а сама можливість переходу називається «зв'язок». Сукупність суміжних вузлів створює «область» даного вузла.
Послідовно з'єднані зв'язками вузли складають «ланцюг». Відстань між вузлами, що відповідає «близькості» чи «неблизькості» їхнього змісту, дорівнює мінімальній кількості проміжних вузлів.
У загальному випадку, як вузол можуть виступати: слово; словосполучення; пропозиція; абзац; параграф; документ; сукупність документів, що відносяться до однієї теми; окремі повідомлення і т.п.
Характер зв'язків між вузлами може бути різним. Перехід може здійснюватися між: текстом і коментарем до нього, між різними редакціями тексту, між текстом і його можливими продовженнями, між текстами що відповідають чи заперечують один одному, між текстами, що перетинаються по змісту, і т.д.
Створення гіпертексту полягає насамперед у формуванні системи переходів від вузла до вузла (системи посилань). Залежно від типу гіпертекстової системи вона може задаватися як розробниками, так і користувачами у процесі роботи з гіпертекстом.
Рух у гіпертекстовій мережі, що здійснюється у процесі читання гіпертексту, називається «навігацією».
Якщо гіпермережа має складну, розгалужену структуру, виникає проблема орієнтації користувача, тобто визначення, в якім місці мережі в даний момент він знаходиться. Проблема орієнтації присутня і при роботі з традиційним лінійним текстом великого обсягу, але в цьому випадку користувач має тільки два напрямки пошуку — «вище» чи «нижче». Гіпертекст пропонує більше можливостей у виборі напрямків руху, тому в даному випадку працювати з гіпертекстом складніше. З цієї причини багато гіпертекстових систем полегшують проблему орієнтації в гіпертексті, надаючи наочне зображення структури зв'язків.
У деяких сучасних гіпертекстових системах існує можливість запам'ятовування напрямків пошуку користувача в процесі навігації. Таку інформацію можна розглядати як альтернативу обробці інформації за правилами логічного висновку (експертні системи). Прикладом використання такого підходу можуть служити системи, що базуються на технології СВR (Саse Ваsed Reasoning - висновок, заснований на прецедентах).
Гіпертекстова технологія реалізується в конкретній гіпертекстовій системі, що складається з двох частин: гіпертексту (бази даних) і гіпертекстової оболонки.
Гіпертекстова оболонка здійснює наступні основні функції:
· підтримка посилальних зв'язків;
· створення, редагування і нарощування гіпертексту;
· прямий доступ;
· перегляд (browsing - броузинг);
· виділення віртуальних структур.
Підтримка посилальних зв'язків дозволяє підтримувати раніше зафіксовані зв'язки між вузлами мережі.
Функція створення, редагування і нарощування гіпертексту принципово відрізняє технологію гіпертексту від технології баз даних, у яких концептуальна схема даних заздалегідь задана. Вона дозволяє вводити нові вузли, редагувати зміст вузлів, установлювати зв'язку між вузлами.
Прямий доступ дозволяє здійснювати прямий доступ до вузлів мережі за їх іменами. Перегляд (browsing — броузинг) — операція, яка характерна тільки для гіпертексту. Вона означає пошук інформації за допомогою перегляду гіпертекстової мережі. При цьому можливе запам'ятовування шляху проходження, щоб при наступному аналогічному запиті пошук відбувався по зафіксованому шляху проходження.