Вибираємо спосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначається основний спосіб, при якому структура задається повністю користувачем.
База даних створюється в таблицях на підставі акту обстеження матеріально-побутових умов інваліда.
Наприклад:
АКТ
Обстеження матеріально-побутових умов інваліда
1. Прізвище, ім'я, по батькові інваліда Іванов Іван Іванович
2. Рік народження 1954
3. Адреса вулиця Харківська 1\1
4. Вид пенсії по інвалідності, група 1
5. Житлові умови однокімнатна приватизована квартира, зі всіма умовами
6. Має потребу в: продуктах харчування, нових речах, санітарно-курортній путівці, у відвідинах соціальним працівником 3 рази на тиждень
Директор ТЦ «Захист» підпис П. І. П.
Соціальний працівник підпис П. І. П.
На основі актів складаємо таблицю 1 «Обслуговує ТЦ Захист»
Таблиця 1
| Обслуговуються ТЦ Захист | ||||
| Код інваліда | П.І.П. | рік народження | Адреса | Номер запису |
| 1 | Іванов І.І. | 1954 | Харківська 1\1 | 1 |
| 2 | Сідорова С.С. | 1960 | Антонова 1 | 2 |
| 4 | Петров П.П. | 1983 | Антонова 74 | 3 |
| 3 | Фоменко Р.Р. | 1971 | Харківська 16\1 | 4 |
| 1 | Почкун О.О. | 1957 | Харківська 5\5 | 5 |
| 1 | Мороз М.М. | 1964 | Богуна 2 | 6 |
| 1 | Самусь С.С. | 1959 | Антонова 45 | 7 |
| 2 | Ярмоленко Я.Я. | 1955 | Богуна 15 | 8 |
| 2 | Мироненко Б.Б. | 1967 | Харківська 5\90 | 9 |
| 2 | Антонюк А.А. | 1962 | Павлова 45 | 10 |
| 3 | Сич Ю.Ю. | 1949 | Богуна 58 | 11 |
| 3 | Самсоненко Л.Л. | 1954 | Антонова 67 | 12 |
| 3 | Хрол О.О. | 1974 | Павлова 1 | 13 |
| 4 | Марусенко М.М. | 1979 | Богуна 9 | 14 |
| 4 | Тополя Ю.Ю. | 1981 | Харківська 8\90 | 15 |
| 4 | Бондаренко Т.О. | 1980 | Павлова 94 | 16 |
Код інваліда ставиться відповідно до групи інвалідності (1 – інвалід 1 групи, 2 –інвалід 2 групи, 3 – інвалід 3 групи, 4 – інвалід дитинства).
По цій таблиці ТЦ Захист може дати інформацію Управлінню праці і соціального захисту населення, скільки зареєстровано в Зарічному районі інвалідів всіх категорій або окремо по кожній групі інвалідності. Швидко вибрати інвалідів по окремому року народження, групи інвалідності, за місцям проживання (вулиці).
ТЦ «Захист» надає гуманітарні допомоги інвалідам всіх груп. Для отримання гуманітарної допомоги інваліду потрібно написати заяву про надання йому безкоштовної допомоги (продукти харчування, нові чи б\в речі, санаторно-курортну путівку). Заява підписується директором ТЦ.
Гуманітарна допомога видається на підставі накладної:
НАКЛАДНА
Видано Іванову Івану Івановичу
Ким ТЦ Захист
Підстава заява
Дата 15.01.2008 року
| № п\п | Найменування товару | Одиниці вимірювання | Кількість | Ціна | Сума |
| 1. | Рис. | кг | 2 | 2–50 | 5–00 |
| 2. | Пшоно | кг | 2 | 2–00 | 4–00 |
| 3. | Гречка | кг | 5 | 3–00 | 15–00 |
| 4. | Горох | кг | 2 | 1–00 | 2–00 |
| – | – | – | – | 26–00 |
Директор ТЦ «Захист» підпис Е.Н. Сущенко
Видав підпис О.О. Остапенко
Одержав підпис І.І. Іванов
На підставі накладних створюється таблиця 2. «Січень 2008» в яку заносимо відомості про всіх хто одержав гуманітарну допомогу в січні місяці. Аналогічно складаються таблиці по лютому, березню і т.д.
| Січень 2008 | |||||
| код інваліда | П.І.П. | Рік народження | Адреса | Гуманітарна допомога | Сума допомоги, грн |
| 1 | Іванов І.І. | 1954 | Харківська 1\1 | продукти | 25,50 |
| 2 | Сідорова С.С. | 1960 | Антонова 1 | продукти | 25,50 |
| 4 | Петров П.П. | 1983 | Антонова 74 | речі нові | 100,00 |
| 3 | Фоменко Р.Р. | 1971 | Харківська 16\1 | речі нові | 110,00 |
| 1 | Почкун О.О. | 1957 | Харківська 5\5 | речі б\у | 150,00 |
| 1 | Мороз М.М. | 1964 | Богуна 2 | путівка | 800,00 |
Ми вирішили зв'язати таблиці через поле П. І. П. і коду інваліда.
Конструювання форм здійснюється засобами відповідно до вимог до форми, визначеними користувачем в процесі підготовчої роботи. При цьому указується, з якої таблиці потрібно відобразити дані, які саме поля повинні бути представлені у формі, чи потрібні обчислюванні поля, які графічні елементи, що служать для її оформлення, використовуватимуться – лінії, текст пояснення, малюнки.
Структура форми відображається в режимі конструктора форм. У цьому режимі може вироблятися настройка областей і елементів форми користувачем. Як форма в цілому, так і кожний з її елементів володіє властивостями, які можна переглядати і коректувати. Властивості елементу дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місцеположення у формі, режим введення \ виводу, прив'язати до елементу вираз, макрос або програму. Властивості виражаються в діалоговому вікні, де для кожної властивості і його значення відводиться рядок.
Приклад форми для таблиці Обслуговується ТЦ Захист.
| Обслуговуються ТЦ Захист | ||||
| Код інваліда | ПІП | рік народження | Адреса | Номер запису |
| 1 | Іванов І.І. | 1954 | Харківська 1\1 | 1 |
Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозв'язаних таблиць, виробити обчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна виробляти оновлення даних в таблицях, додавання і видалення записів. Запит виробляється на основі однієї або декількох таблиць бази даних.
Засобами запиту можна:
– вибрати записи, що задовольняють умову відбору;
– включити в результуючу таблицю запиту потрібне поле;
– виробити обчислення в кожному з одержаних записів;
– згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декільком полях і виконати над ними групові функції:
– виробити оновлення полів у вибраній підмножині полів;
– створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;
– видалити вибрану підмножину записів з таблиці бази даних;
– додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.
Зробимо запит та підставі таблиці «Обслуговує ТЦ Захист» – виберемо дітей-інвалідів. Одержимо:
| діти інвалиіди | |||
| Код інваліда | ПІП | рік народження | Адреса |
| 4 | Петров П.П. | 1983 | Антонова 74 |
| 4 | Марусенко М.М. | 1979 | Богуна 9 |
| 4 | Тополя Ю.Ю. | 1981 | Харківська 8\90 |
| 4 | Бондаренко Т.О. | 1980 | Павлова 94 |
Засоби Ассеss по розробці звітів призначені для створення звіту, по якому може бути здійснений висновок даних таблиць у вигляді вихідного друкарського документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, забезпечуючи висновок взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. Перед початком конструювання звіту користувач повинен виробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.
В процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому значень, що виводяться, з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення зачислюваних реквізитів.
Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть вироблятися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожному угрупуванню. При формуванні звіту можуть вироблятися різноманітні обчислення.
2.4 Проблеми якості вхідної інформації, пропозиції
СУБД Access – це:
– відсутність дублювання даних в різних об'єктах моделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування;
– несуперечність даних;
– цілісність БД;
– можливість многоаспектового доступу;
– всілякі вибірки даних і їх використовування різними задачами і додатками користувача;
– захист і відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилках користувача,
– захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів,
– забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяють зберегти програми при модифікації структури бази даних.
СУБД Ассеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати і легко освоїти. У ТЦ «Захист» Зарічного виконкому в наявності немає комп'ютерів. Вся облікова робота ведеться в ручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожної особистої справи інваліда, в якій дуже часто зустрічаються помилки оскільки її заповнюють різні співробітники. Дуже багато часу йде на підготовку статистичної інформації Управлінню праці і соціального захисту населення кожного тижня та місяця необхідно надати інформацію: