Российский рынок экономических информационных систем. "ХАКЕРС ДИЗАЙН": сетевая система "Финансы без проблем" (стр. 4 из 10)

Таким образом, использование календаря позволяет гибко управлять границами отчетного периода. Отметим, что при необходимости можно получать отчеты за период от одного дня до целого года и даже часа!

Установите отчетным периодом целый год.

Теперь попробуем провести анализ введенной информации. "Финансы без проблем" предоставляют пользователю возможность в любой момент получить сальдо и обороты счетов, задействованных в учете. Основным режимом работы с выходной информацией является работа с оборотным балансом. Для вызова данного режима можно нажать клавиатурную комбинацию Alt-F3 или щелкнуть мышью на второй слева пиктограмме.

После непродолжительного "раздумья" компьютера на экране появится программное представление оборотного баланса. Полистаем его клавишами PageUp, PageDown. Если Вы вводили операции в соответствии с изложением книги, то откроется следующая картина:

Не удивляйтесь, что представление оборотного баланса несколько отличается от того, к которому Вы привыкли. Здесь вместо традиционных шести числовых колонок (входящее сальдо: дебет, кредит; обороты: дебет, кредит; исходящее сальдо: дебет, кредит) отображены лишь четыре. Входящее и исходящее сальдо (Н.остаток и К.остаток от слов "Начальный" и "Конечный") представлены в "свернутом" виде, то есть кредитовые сальдо показаны со знаком минус. Это, конечно, не означает, что программа "вуалирует" дебиторскую/кредиторскую задолженность - там где надо (например в балансе) состояние расчетов показывается "развернуто". Здесь же, для экономии места на экране приведен свернутый вариант сальдо.

Как работать с оборотным балансом. Для перемещения по нему полностью пригодны рекомендации данные при описании работы с реестром операций - здесь "работают" те же клавиши, так же можно использовать Alt-переход к нужному счету, очень удобно взаимодействие с лифтом (кстати, самое время поупражняться в его использовании).

Оборотный баланс является стартовой позицией анализа данных в "Финансах без проблем". В этом одно из значительных отличий компьютерного учета от ручного, при котором выход на оборотный баланс является результатом, целью выполнения учетных процедур. Отличие объясняется тем, что при компьютерном учете вычисления выполняются быстро - компьютеру все равно когда и сколько проводок "перемалывать". Поэтому пользователю "Финансов без проблем" сразу предлагается "ознакомиться" с конечными хозяйственными результатами, полной картиной финансового состояния на текущий момент.

В то же время, для понимания почему именно сложился такой результат, программа предоставляет возможность получить самые разнообразные расшифровки конкретных позиций оборотного баланса, а именно сальдо и оборотов синтетических счетов. Основными элементами анализа здесь являются:

1. анализ истории счета;

2. анализ корреспонденций счета;

3. анализ параметров счета.

Обсуждение понятия "параметров счета" и соответствующего раздела анализа мы оставим до "лучших времен" и вернемся к нему тогда, когда освоим азы настройки программы на специфику учетных операций предприятия. Сейчас же сосредоточимся на первых двух способах анализа.

Сначала проведем анализ истории счета. Подведем селектор записи оборотного баланса к счету 46 "Реализация" и нажмем на Enter или щелкнем мышью на кнопке Анализ расположенной в левом нижнем углу экрана. На дисплее отобразится следующая форма:

В первой колонке формы отображается номер операции по порядку, выбранный из реестра операций. Вторая колонка содержит дату операции. Третья - счет, с которым корреспондировал основной счет (в данном случае - 46-ой). Четвертая показывает наименование корреспондирующего счета (субсчета), указанное в плане счетов. Пятая и шестая колонки показывают величину оборота основного счета, а седьмая - динамику сальдо основного счета. Как мы уже знаем, кредитовое сальдо отображается со знаком минус.

Вернемся в оборотный баланс, нажав клавишу Esc или щелкнув мышью на "кнопке" закрытия окна, и проанализируем счет 68. Нам откроется следующая картина:

Если нас заинтересовала конкретная операция поставим на нее селектор списка и нажмем Enter. На экране появится окно, содержащее запись о данной операции. Если еще раз нажать Enter, то мы попадем в реестр операций. Если оказалось, что данная операция ошибочна - можно тут же ее скорректировать. После выхода из реестра операций оборотный баланс будет пересчитан и мы увидим изменившиеся величины сальдо и оборотов счетов. Попробуйте проделать корректировку суммы второй операции (начисление зарплаты Чистомытову) заменив значение 400000 на 500000. Вернувшись в оборотный баланс Вы увидите, что сальдо и обороты 68, 69, 70, 80 счетов изменились. Также изменились обороты 20 счета.

Таким образом, при анализе истории счета мы можем видеть как "исторически" формировалось сальдо счета при выполнении операций. Здесь полностью видна "динамика" развития событий, однако нет сведений подобных тем, которые мы привыкли видеть в главной книге, а именно данных о суммарном движении средств между разными счетами. Посмотрим как решается эта задача.

Проведем анализ корреспонденций счета 80. Для этого, спозиционируем на нем селектор списка оборотного баланса и нажмем клавишу F9 или щелкнем мышью на кнопке Корреспонденции. В появившемся на экране окне будет представлена следующая информация:

Как видно, это некоторым образом трансформированное представление главной книги. Отдельно показано сальдо выбранного счета, а обороты по дебету и кредиту приведены с разбивкой по счетам, корреспондирующим с главным. Для получения более компактного представления можно нажать клавишу F6. В этом случае вся информация по субсчетам будет "свернута" до итоговой корреспонденции с синтетическим счетом.

Обращаем Ваше внимание на то, что любую из "расшифровок", а также оборотный баланс можно распечатать на принтере или вывести в текстовый файл. Это можно сделать аналогично тому, как мы это делали при распечатке списка операций.

При проведении анализа часто требуется информация только о конкретном наборе счетов. Так например, множество счетов из стандартной поставки никак не были задействованы в проведенных нами операциях и их отображение на экране нам не нужно. "Финансы без проблем" предоставляют пользователю удобную возможность "фильтрации" отображаемой итоговой информации. Для того, чтобы оставить на экране только интересующие Вас счета оборотного баланса необходимо пометить их клавишей "пробел", а потом нажать клавишу F6. На экране останутся только помеченные счета. Повторное нажатие F6 "снимет" фильтр. Снятие пометки счета вызывается повторным нажатием пробела. Отфильтруйте счета 20, 46, 50, 68, 69, 70, 80. Очень удобно - вся нужная информация оказалась на одном экране.

Продолжим знакомство с разделами программы. В меню "Документы" выберем пункт "Баланс". После непродолжительного "раздумья" программа отобразит на экране информацию о сальдо счетов с учетом их статуса. Обратите внимание - это не форма N 1. Здесь представлено то, что является балансом на самом деле - сальдо счетов на начало и конец периода, разнесенные в актив или пассив в соответствии со своим статусом.

Не расстраивайтесь, если Вам что-то не нравится в этой форме. В дальнейшем мы увидим как настроить ее таким образом, чтобы она соответствовала Вашим требованиям. В особенности это касается тех, у кого числа в пассиве отображены со знаком минус - в одном из вариантов поставки программы есть легко устранимая ошибка в настройке формы. "Встроенный" баланс на самом деле не является встроенным - это обычная выходная форма, правила построения которой описаны на специальном языке генератора отчетов "Финансов без проблем" который мы освоим в последующих главах. То, что "Баланс" занимает место в главном меню, а не в составе файлов форм - исторический анахронизм унаследованный от прошлых версий программы.

Перейдем теперь к рассмотрению файлов форм. Файлы форм - это перечень отчетов, определений первичных документов и так называемых файлов-коэффициентов описанных на языке "Финансов без проблем". В дальнейшем изложении мы подробно рассмотрим как пользоваться этим языком для описания правил построения первичных документов, отчетов и расчетных алгоритмов отражающих различные учетные схемы. Сейчас же наше рассмотрение будет строго утилитарным. Мы попробуем построить какие-либо отчеты.

Если "полистать" перечень файлов форм, то можно увидеть, что они разбиты на несколько групп:

1. Отчетные формы;

2. Файлы-коэффициенты;

3. Формы первичных документов;

4. Истории;

5. Общие определения.

Сейчас нас интересуют только отчетные формы и истории. Список файлов форм представлен в виде меню. Найдем в нем строку "FORM1 * Баланс пpедпpиятия (фоpма 1)" спозиционируем на нее курсор и нажмем Enter. Очень скоро мы увидим перед собой знакомую форму N 1. Полистаем ее. Как ни странно баланс сходится. Ничего удивительного - во введенных нами операциях не было таких, которые оставили бы сальдо на счетах не входящих в те или иные строки баланса. Вспомните, что проводки введенных нами операций программа составила таким образом, чтобы счет 46 был закрыт.